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项目材料采购与使用管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范项目材料的采购行为，加强材料在项目实施过程中的使用管理，控制项目成本，保证工程质量与进度，提高资源利用效率，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司所有工程项目的材料采购、验收、入库、领用、使用、盘点及余料处理等管理活动。凡参与项目材料相关工作的部门及人员，均须遵守本办法。

第三条基本原则

项目材料采购与使用管理遵循以下原则：

1.计划指导原则：采购与使用均应以经审批的项目计划和材料需求计划为依据。

2.质量优先原则：确保所采购材料符合项目设计及相关质量标准要求。

3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式力求降低采购成本，杜绝浪费。

4.规范高效原则：建立规范的管理流程，明确各环节职责，提高工作效率。

5.公开透明原则：采购过程应做到公开、公平、公正，重大采购事项需按规定程序报批。

第二章组织与职责

第四条组织架构

公司成立项目材料管理领导小组，由公司相关领导、项目部、采购部、财务部、质量管理部等部门负责人组成，负责统筹协调项目材料管理中的重大事项。日常管理工作由项目部牵头，各相关部门分工协作。

第五条各部门职责

1.项目部：

*负责根据项目合同、设计图纸及施工进度计划，编制详细的项目材料需求计划；

*负责材料的申购、技术参数确认及样品封样工作；

*参与重要材料的供应商考察、招标评标及材料验收；

*负责施工现场材料的接收、保管、领用、使用监督与过程控制；

*负责项目材料的现场盘点、余料回收及处置申请；

*及时反馈材料使用过程中出现的质量问题及改进建议。

2.采购部：

*负责建立和维护供应商信息库，对供应商进行评估、选择与动态管理；

*根据审批后的材料需求计划，组织实施材料采购，包括招标、询价、比价、议价等；

*负责采购合同的洽谈、签订、履行及管理；

*协调解决采购过程中出现的问题，确保材料按时供应；

*参与材料的验收工作，负责采购款项的申请与支付办理。

3.财务部：

*负责审核采购合同的付款条款；

*根据审批手续齐全的付款申请，办理材料采购款项的支付；

*负责项目材料成本的核算与控制，定期与项目部、采购部进行账目核对。

4.质量管理部：

*负责对采购材料的质量标准进行审核；

*参与重要材料的进场验收，对材料质量进行监督与抽查；

*协助处理材料质量异议及纠纷。

5.仓储管理部门（若有）：

*负责公司级仓库材料的验收、入库、保管、发放及库存盘点工作；

*确保仓库材料的安全、完好，账物相符。

第三章材料采购管理

第六条采购计划与申请

1.项目部根据项目总体进度计划和施工图纸，编制《项目材料需求总计划》，并根据月度或阶段性施工计划，编制《月度/阶段性材料需求计划》，明确材料名称、规格型号、数量、质量标准、需求时间、技术参数等。

2.《材料需求计划》经项目部负责人审核后，报公司相关领导审批。对于金额较大或重要的材料，需提交项目材料管理领导小组审议。

3.审批通过的《材料需求计划》作为采购部开展采购工作的依据。如因设计变更或施工调整导致材料需求发生变化，项目部应及时提交变更申请，按原审批程序报批后通知采购部。

第七条供应商管理

1.采购部负责建立供应商信息档案，收集供应商资质证明、生产能力、产品质量、商业信誉、价格水平、售后服务等信息。

2.供应商的选择应遵循公平、公正、竞争的原则。优先选择具有良好信誉、质量稳定、价格合理、服务优质的供应商。对于重要材料或长期合作的供应商，应进行实地考察。

3.建立供应商动态评估机制，定期对供应商的履约情况、产品质量、价格竞争力等进行评估，评估结果作为后续合作的重要依据。

第八条采购实施

1.根据材料的特性、金额及市场情况，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。具体采购方式的适用条件及审批权限按公司相关规定执行。

2.采购过程中应充分比价，确保采购价格的合理性。对于大额或关键材料的采购，应组织至少三家及以上供应商进行报价比较。

3.所有采购业务均应签订书面采购合同。合同内容应明确材料名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交付时间、交付地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经法务审核（如需）、相关领导审批后方可签订。

第九条验收与入库

1.材料运抵指定地点后，项目部（或仓储管理部门，下同）应会同采购部、质量管理部（必要时）及监理单位（如有），根据采购合同、送货单及相关质量标准进行联合验收。

2.验收内容包括