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合同档案管理办法（2025）

合同档案管理办法（2025）

一、总则

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。

本办法适用于公司及所属各部门、分支机构在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。

合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等。

二、管理职责

公司档案管理部门是合同档案管理的主管部门，负责制定和完善合同档案管理制度，指导、监督和检查各部门合同档案管理工作，接收、整理、保管和提供利用合同档案。

各业务部门是合同的承办部门，负责本部门合同档案的收集、整理和初步审核，并按规定时间向档案管理部门移交合同档案。

法务部门负责对合同的合法性进行审查，并对合同履行过程中的法律问题提供咨询和支持。同时，协助档案管理部门对涉及法律纠纷的合同档案进行管理。

财务部门负责对合同的资金收付情况进行记录和核算，并将相关财务凭证及时提供给业务部门，作为合同档案的组成部分。

三、合同档案的收集

业务部门在合同签订前，应指定专人负责合同档案的收集工作。收集的范围包括合同起草过程中的相关文件、资料，如项目建议书、可行性研究报告、招标书、投标书等。

合同签订后，业务部门应及时收集合同文本及附件，确保合同内容完整、准确。合同文本应包括合同双方的名称、地址、联系方式、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。

在合同履行过程中，业务部门应及时收集与合同履行相关的各种文件、资料，如往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证、质量检验报告等。对于重要的文件、资料，应要求对方加盖公章或签字确认。

业务部门应建立合同档案收集清单，对收集的文件、资料进行详细记录，包括文件名称、文号、日期、来源、份数等信息，确保档案收集的完整性和准确性。

四、合同档案的整理

业务部门在收集完合同档案后，应按照合同的类别、时间顺序等进行初步整理。合同类别可分为买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同等。

对于每份合同档案，应按照合同签订、履行的先后顺序，将相关文件、资料进行排列，并编写页码。同时，应在每份文件的右上角注明该文件在合同档案中的序号。

业务部门应填写合同档案卷内目录，包括文件序号、文件名称、日期、页号等信息。卷内目录应与合同档案中的文件、资料一一对应，确保档案整理的规范性和系统性。

业务部门在完成合同档案的初步整理后，应将合同档案装订成册，并在档案封面注明合同名称、合同编号、签订日期、承办部门等信息。装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。

五、合同档案的审核与移交

业务部门在完成合同档案的整理后，应将合同档案提交给法务部门进行审核。法务部门应重点审核合同的合法性、有效性，以及合同档案的完整性和准确性。

法务部门在审核过程中，如发现合同存在法律问题或合同档案不完整、不准确的，应及时通知业务部门进行修改和补充。业务部门应在规定的时间内完成修改和补充工作，并重新提交审核。

经法务部门审核通过后，业务部门应在合同履行完毕后[X]个工作日内，将合同档案移交至档案管理部门。移交时，业务部门应填写合同档案移交清单，注明合同名称、合同编号、签订日期、承办部门、档案数量等信息，并由业务部门负责人和档案管理部门负责人签字确认。

档案管理部门在接收合同档案时，应按照合同档案移交清单进行认真核对，确保档案数量、内容与清单一致。如发现档案数量不符或内容不完整的，应及时与业务部门沟通解决。

六、合同档案的保管

档案管理部门应设立专门的合同档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防潮设备、防火设备、防虫设备等，确保合同档案的安全保管。

合同档案应按照类别、时间顺序等进行分类存放，并建立档案索引。档案索引应包括合同名称、合同编号、签订日期、承办部门、存放位置等信息，便于快速查找和利用合同档案。

档案管理部门应定期对合同档案进行检查和维护，如发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修复和防护措施。同时，应定期对档案库房的环境进行监测和调控，确保档案库房的温度、湿度等环境条件符合档案保管的要求。

对于涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，档案管理部门应采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息的安全。未经公司授权，任何人不得擅自查阅、复制、泄露此类合同档案。

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和保存价值分为永久、长期和短期三种。永久保管的合同档案主要包括涉及公司重大权益、具有重要历史价值的合同；长期保管的合同档案保管期限为16-50年；短期保管的合同档案保管期限为