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[XX项目/公司]报销管理制度

一、总则

（一）目的

为规范[XX项目/公司]（如建筑工程企业/工程管理公司）费用报销流程，确保费用支出真实、合理、合规，强化成本控制与资金管理，防范财务风险，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》及公司相关财务制度，结合项目管理实际，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于[XX项目/公司]全体正式员工、试用期员工及劳务派遣人员（以下统称“员工”）因公务产生的各类费用报销，包括但不限于差旅费、办公费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费、会议费等。个人消费或与公司业务无关的费用一律不予报销。

二、报销基本原则

1.真实性：报销费用必须基于真实发生的公务活动，严禁虚构业务、伪造单据（如虚假发票、虚增金额）。

2.合理性：费用支出需符合公司业务需求及行业常规标准（如差旅住宿标准、业务招待人均限额），避免铺张浪费。

3.合规性：所有报销需符合国家财经法规（如发票管理、税法要求）及公司内部制度（如审批流程、预算控制）。

4.及时性：费用发生后需在规定时间内报销（原则上当月费用当月报销，最迟不超过次月[15日]），逾期未报的原则上不予受理（特殊情况需书面说明）。

三、报销类型与标准

（一）常见报销类型及核心要求

报销类型

定义与范围

核心要求

标准（参考）

差旅费

因公务出差（如项目现场考察、客户拜访、异地会议）产生的交通、住宿、餐饮等费用。

需提供出差审批单、行程证明（如车票/机票）、住宿发票等。

-交通：按职级选择交通工具（如高管可坐飞机经济舱，员工优先高铁二等座）；-住宿：按地区标准（如一线城市≤400元/晚，二线城市≤300元/晚）；-餐饮：按出差天数补贴（如100元/天，无需发票）。

办公费

日常办公消耗品（如打印纸、文具）、办公设备耗材（如墨盒）、邮寄费等。

需提供发票及采购清单（注明用途），单次采购超[500元]需附审批单。

无明确上限，但需符合“必要且合理”原则（如非必需奢侈品文具不予报销）。

业务招待费

因业务需要接待客户、合作伙伴产生的餐饮、礼品等费用。

需提供发票、接待清单（注明人数、事由、参与人员），严禁超标准接待。

-餐饮：人均≤[150元/餐]（根据地区调整），单次招待总额≤[1000元]（一般客户）；-礼品：需提前审批，单次≤[500元/人]。

交通费

市内因公产生的打车费、公共交通费（如地铁、公交）、公司车辆使用费（如油费、过路费）。

需提供发票（打车需附行程起止地点说明），公司车辆需登记《用车记录表》。

市内打车原则上选择经济车型，单次超[50元]需说明事由。

通讯费

因工作需要产生的手机话费、网络费用（如宽带费）。

需提供发票，实名制登记（手机号/宽带账户需为公司指定人员）。

按岗位核定标准（如项目经理≤[200元/月]，普通员工≤[100元/月]）。

培训费

参加与岗位相关的专业培训（如BIM软件培训、安全规范培训）产生的学费、资料费。

需提供培训通知、发票、培训协议（约定服务期），经部门及人力资源部审批。

按实际支出报销，但需与公司业务直接相关（如非岗位需求的兴趣培训不予报销）。

会议费

组织或参与项目会议、内部研讨会产生的场地费、资料费、餐饮费等。

需提供会议通知、参会人员签到表、发票（场地费需附合同），餐饮费按人均≤[100元]。

会议规模需与业务需求匹配（如小型内部会议优先选择公司会议室）。

（二）特殊费用说明

1.差旅补贴：员工出差期间，公司提供餐补（[100元/天]）及市内交通补贴（[50元/天]），无需提供发票，但需附出差审批单及行程记录（如车票）。

2.紧急采购：因紧急公务（如项目抢工需临时采购材料）无法提前审批的，可先电话请示直属上级，事后[3个工作日内]补交《紧急采购说明》及审批单。

3.电子发票：需为税务机关官网可查验的真票（报销时附查验截图），重复打印的电子发票需标注“仅报销一次”。

四、报销流程与审批权限

（一）报销流程

1.费用发生：员工因公务产生费用后，需及时取得合法票据（发票需为税务机关监制章的正规发票，注明公司全称、税号；收据、白条一律无效）。

2.整理单据：按费用类型分类粘贴原始凭证（如差旅费：车票、住宿发票、出差审批单；办公费：发票+采购清单），填写《费用报销单》（附件1），详细注明费用事由、金额、日期、关联项目（如“XX项目客户接待”）。

3.直属上级初审：提交至直接上级（如部门经理/项目经理），审核费用真实性与必要性（如“该差旅是否为项目必需？”“招待客户是否与业务相关？”），签署意见。

4.部门负责人复审：部门负责人核查费用是否符合部门预算及业务目标（如“该培训是否在年度培训计划内？”），签署审批意见。

5.财务部审核：财务人员重点审核票据合规性（如发票真伪、金额与审批单一致）、预算