行政用品采购清单及管理规范模板.docVIP

行政日常用品采购清单及管理规范模板

一、模板应用场景

二、采购管理全流程操作说明

（一）需求提报与审批

需求发起

各部门根据实际工作需要，由指定负责人（或行政对接人）填写《行政用品需求申请表》，明确物品名称、规格型号、单位、预估数量、用途、期望到货日期等信息，经部门负责人签字确认后，提交至行政部。

示例：行政部收到市场部申请，需采购A4打印纸（80g，500张/包）10包、签字笔（黑色，0.5mm）20支，用于日常办公及客户会议。

需求审核

行政部收到申请后，1个工作日内完成审核：

核查需求合理性（如是否为必需品、数量是否与实际工作量匹配）；

查询库存台账，确认是否存在可调配物资（如库存A4纸尚余5包，可减少采购量）；

审核通过后，按审批权限逐级报批（如部门负责人→行政总监→分管领导），审批通过后进入采购环节；审核不通过的，反馈需求部门说明原因。

（二）采购执行与供应商对接

采购方式确定

常规物品（如纸张、笔、文件夹等）：从《合格供应商名录》中选择合作供应商，优先选择性价比高、配送效率优的供应商；

定制化或大额物品（如办公设备、家具等）：需进行至少3家供应商比价，形成《比价表》，附供应商资质文件（如营业执照复印件），报领导审批后确定供应商。

订单下达与合同签订

行政部根据审批结果，向供应商下达《采购订单》，明确物品名称、规格、数量、单价、总价、交付时间、付款方式、质量标准等条款；

单次采购金额超过[具体金额，如5000元]的，需签订正式采购合同，双方签字盖章后存档。

交付与验收

供应商按约定时间送达物品，行政部组织验收：

核对物品名称、规格、数量是否与订单一致；

检查物品质量（如打印纸无受潮、签字笔书写流畅）；

验收合格后，填写《物品入库验收单》，供应商、验收人签字确认；验收不合格的，当场拒收并联系供应商退换货。

（三）入库与库存管理

信息登记

行政部将验收合格的物品信息录入《行政用品库存台账》，登记内容包括：物品编码、名称、规格型号、单位、入库数量、单价、总金额、入库日期、供应商、存放位置、保管人等，保证账实一致。

物品分类存放：按“办公用品”“清洁用品”“设备耗材”等类别分区存放，贴明标签（如“文件柜-第一层-A4纸”），方便查找。

库存动态更新

每日更新库存数量（领用出库时核减，补充入库时增加）；

每月25日进行一次小盘点，核对台账与实际库存，差异率超过5%的，需查明原因并调整台账；每季度末进行一次全面盘点，形成《库存盘点报告》，报行政负责人审阅。

（四）领用与归还管理

领用流程

员工领用物品时，填写《行政用品领用登记表》，注明领用人、部门、物品名称、规格、数量、领用日期、用途；

常规物品（如笔、纸张）由部门负责人审批后直接领用；贵重物品（如办公设备、打印机墨盒）需经行政总监审批；

领用后，保管人发放物品并同步更新库存台账。

特殊物品管理

可重复使用物品（如U盘、计算器、会议设备）：领用时登记《贵重物品借用台账》，明确归还日期；归还时检查完好情况，损坏或丢失需按相关规定赔偿；

危险物品（如清洁剂、消毒液）：单独存放，领用时注明用途，使用后回收包装物（避免随意丢弃）。

三、行政用品采购清单模板

（一）行政用品需求申请表

需求部门

申请日期

申请人

联系方式

序号

物品名称

规格型号

单位

1

2

3

部门负责人签字

行政部审核意见

审批人签字

审批日期

（二）行政用品库存台账

物品编码

物品名称

规格型号

单位

期初数量

本期入库

本期出库

结余数量

单价（元）

总金额（元）

存放位置

保管人

最近盘点日期

（三）行政用品领用登记表

领用日期

领用人

部门

物品名称

规格型号

单位

领用数量

用途

审批人

保管人签字

四、执行关键注意事项

（一）需求管理原则

严格控制非必需品采购，优先使用库存物资，避免重复采购造成浪费；

新增物品采购需提前3个工作日提报，紧急物品（如会议临时急需）需在申请中标注“紧急”，经行政负责人特批后优先处理，事后补全审批流程。

（二）采购过程规范

供应商选择需遵循“公平、公正、公开”原则，禁止指定单一供应商（长期合作除外），定期评估供应商履约情况（每半年一次），不合格的及时从名录中剔除；

采购过程中不得收受供应商回扣或礼品，所有采购凭证（订单、合同、验收单）需完整保存，保存期限不少于2年。

（三）库存管理要求

保持库存环境干燥、通风，避免物品受潮、变质（如纸张需离地存放，清洁剂避免阳光直射）；

对易损耗物品（如墨盒、硒鼓）设置安全库存量（如最低保有2个月的用量），低于安全库存时自动触发采购提醒；

长期闲置（超过6个月未领用）或损坏无法使用的物品，及时填写《物品报废申请表》，经审批后按规定处置（如回收、销毁），并更新台账。

（四）领用责任界定

员领用物品需妥善保管，因个人原因损坏或丢失的，按物品折旧价