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采购合同管理规定

一、总则

采购合同管理规定旨在规范企业采购合同的签订、履行、变更、终止等全过程管理，确保采购活动合法合规、高效有序，降低采购风险，提升采购效益。本规定适用于企业所有涉及物资、服务、技术的采购合同管理。

二、采购合同签订管理

（一）合同签订依据

1.采购需求部门提交的采购申请单，需经部门负责人及财务部门审核批准。

2.供应商资质审核通过，包括营业执照、生产许可证、质量管理体系认证等。

3.采购价格及付款条件符合公司采购政策。

（二）合同签订流程

1.**起草合同**：采购部门根据采购需求及市场情况起草合同文本，明确双方权利义务。

2.**审核合同**：合同需经法务部门及财务部门审核，确保条款合法合规，风险可控。

3.**审批合同**：合同按权限逐级审批，重大采购合同需报管理层审批。

4.**签订合同**：审批通过后，由双方授权代表签字盖章，合同生效。

三、采购合同履行管理

（一）合同履行监督

1.采购部门定期跟踪合同执行进度，确保供应商按合同约定交付货物或服务。

2.质量管理部门对到货物资进行检验，合格后方可入库或使用。

3.采购部门协调相关部门验收，并记录验收结果。

（二）变更与违约管理

1.**合同变更**：如需变更合同内容，双方需另行签订补充协议，并按原流程审批。

2.**违约处理**：

(1)供应商延迟交货，需支付违约金，违约金上限为合同总价的5%。

(2)供应商交付货物不合格，采购部门有权要求退货或换货，并要求赔偿损失。

四、采购合同终止管理

（一）合同终止条件

1.采购任务完成，双方权利义务履行完毕。

2.合同约定终止条款触发（如期限届满、一方破产等）。

3.双方协商一致终止合同。

（二）终止流程

1.**通知对方**：提出终止的一方需提前30日书面通知对方，说明终止原因。

2.**资产处理**：未完成交付的货物由供应商退回或折价补偿。

3.**结算款项**：采购部门完成最终款项支付，财务部门核对无异议后，合同归档。

五、合同归档管理

（一）归档范围

1.合同正本及所有附件（如报价单、技术参数表等）。

2.合同审批记录、变更记录、履行记录等。

（二）归档要求

1.合同纸质版及电子版同步存档，电子版需加密存储。

2.重要合同需指定专人保管，存档期限不少于5年。

3.每年对合同档案进行盘点，确保完整无缺失。

六、附则

本规定由采购部门负责解释，自发布之日起施行。如与公司其他制度冲突，以本规定为准。

**一、总则**

采购合同管理规定旨在规范企业内部采购活动的各个环节，特别是围绕采购合同的签订、履行、变更、终止及归档等全过程进行管理。其核心目标是确保所有采购行为都在既定的框架内进行，做到流程清晰、职责明确、风险可控，最终目的是提升采购效率，保障采购质量，并有效控制采购成本，从而为企业整体运营的稳定性和经济性提供支持。

**二、采购合同签订管理**

**（一）合同签订依据**

1.**采购需求来源与验证**：采购需求的产生应源于公司内部正常的运营或发展需要。需求部门需提交详细的采购申请单，其中应包含所需物资或服务的具体描述、数量、预期用途、期望到货时间等信息。该申请单不仅是后续采购活动的起点，也是合同内容的重要基础。申请单需经过需求部门负责人签字确认，以证明需求的真实性和必要性。此外，财务部门需要对申请单进行审核，主要评估采购的预算符合性及必要性，确保采购活动不超出财务规划范围。

2.**供应商资质与评估**：在选择供应商时，必须对潜在供应商进行严格的资质审查。审查内容通常包括但不限于供应商是否具备合法的市场主体资格（如有效的营业执照等），是否具备与所提供产品或服务相匹配的生产能力、技术实力或服务能力（可通过查看相关许可证、认证证书等来验证），以及其过往的履约记录和行业信誉等。评估的目的在于选择风险较低、能力可靠的合作伙伴，从源头上保障采购活动顺利进行。

3.**采购条件谈判与确定**：在明确采购需求和选定供应商后，采购部门应就合同的主要条款，如产品或服务的规格型号、数量、质量标准、交货时间与地点、验收方式、价格、付款条件、双方的权利与义务、违约责任以及争议解决方式等进行谈判。谈判过程应旨在达成一个公平、合理、符合公司利益的合同条件。最终确定的条款应清晰、具体、无歧义，为合同的顺利履行奠定基础。

**（二）合同签订流程**

1.**合同文本起草**：基于采购申请、供应商评估结果和谈判达成的共识，采购人员负责起草正式的采购合同文本。合同内容应全面覆盖双方协商一致的各项条款，结构清晰，逻辑严谨。起草时应特别注意将关键细节，如技术参数、性能要求、交付批次、时间节点、包装运输要求、质量保证期、验收标准和方法、付款进度与比例、知识产权归属（如适用）、保