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员工服务流程简化规定

**一、总则**

为提升员工服务效率，优化内部管理流程，特制定本规定。通过简化服务流程，减少不必要的环节，提高员工满意度和工作积极性。本规定适用于公司全体员工，旨在实现服务流程的标准化、高效化和便捷化。

**二、服务流程简化目标**

（一）减少审批环节

（二）缩短办理时间

（三）提高服务透明度

（四）降低操作复杂度

**三、具体简化措施**

（一）简化请假流程

1.员工可通过在线系统提交请假申请，无需逐级签字。

2.每月累计请假不超过10天可直接提交，超过部分需部门主管审批。

3.请假申请提交后，系统自动生成审批记录，员工可实时查询进度。

（二）优化报销流程

1.员工通过移动端APP提交报销申请，附上发票照片及简要说明。

2.财务部门在2个工作日内完成审核，无需纸质材料。

3.报销金额在500元及以下的申请，系统自动审批，超过部分由财务主管复核。

（三）统一采购流程

1.员工通过内部采购平台提交需求，系统根据权限自动匹配供应商。

2.采购流程分为“申请-审批-下单”三个步骤，全程线上完成。

3.采购完成后，系统自动生成验收清单，员工需在3日内确认收货。

（四）简化入职/离职流程

1.新员工入职时，通过电子合同签署系统完成合同签订，无需线下签字。

2.离职员工通过系统提交离职申请，部门及人力资源部在线确认。

3.所有离职手续在员工离职前5个工作日内完成，确保无缝衔接。

**四、实施与监督**

（一）各部门需在规定时间内完成流程调整，确保与本规定同步。

（二）人力资源部定期组织培训，帮助员工熟悉新流程。

（三）设立反馈渠道，员工可随时提出优化建议。

（四）每月对流程执行情况进行评估，及时调整不合理环节。

**五、附则**

本规定自发布之日起生效，如有未尽事宜，由人力资源部负责解释。

**三、具体简化措施**

（一）简化请假流程

1.员工可通过在线系统提交请假申请，无需逐级签字。

(1)员工登录公司内部OA系统或指定移动APP，选择“请假申请”模块。

(2)填写请假类型（如事假、病假）、起止时间、请假原因，并上传必要的证明材料（如病假需提供医院证明）。

(3)系统自动将申请推送给直接上级，上级在1个工作小时内完成审批（紧急情况可立即审批）。

(4)审批通过后，系统自动通知人力资源部备案，并生成考勤扣减记录。

2.每月累计请假不超过10天可直接提交，无需部门主管签字。

(1)系统自动统计员工当月已请假天数，超过10天时强制要求部门主管审批。

(2)部门主管可通过系统查看团队请假情况，避免超额审批。

3.请假申请提交后，系统自动生成审批记录，员工可实时查询进度。

(1)员工可在“我的请假”页面查看申请状态（待审批、已通过、已驳回）。

(2)如需补充材料，系统会弹出提示，员工可直接在界面内上传。

（二）优化报销流程

1.员工通过移动端APP提交报销申请，附上发票照片及简要说明。

(1)员工在APP内选择“报销申请”，填写报销项目（如交通费、办公用品费）、金额、发生时间。

(2)上传发票照片，系统自动识别发票关键信息（如日期、金额），员工核对无误后提交。

(3)APP内可绑定银行卡，审批通过后金额自动到账，无需等待现金报销。

2.财务部门在2个工作日内完成审核，无需纸质材料。

(1)财务人员通过系统批量查看待审核报销单，按金额排序处理。

(2)系统自动校验报销是否符合公司政策（如单张发票金额上限、报销比例），异常单自动标记。

3.报销金额在500元及以下的申请，系统自动审批，超过部分由财务主管复核。

(1)500元以下申请经系统风控模型校验通过后，自动进入支付流程。

(2)超过500元的申请需财务主管在系统中点击确认，支持批量审批以提高效率。

（三）统一采购流程

1.员工通过内部采购平台提交需求，系统根据权限自动匹配供应商。

(1)员工在平台选择所需商品类别（如办公设备、文印用品），系统显示符合要求的供应商及价格。

(2)员工可查看供应商评分、运费、配送时间等，选择最优供应商下单。

2.采购流程分为“申请-审批-下单”三个步骤，全程线上完成。

(1)申请阶段：员工填写采购申请单，系统自动推送给直接上级审批。

(2)审批阶段：上级在系统内确认金额及必要性，支持一键同意或驳回并附理由。

(3)下单阶段：审批通过后，系统自动生成订单，供应商接单后确认发货。

3.采购完成后，系统自动生成验收清单，员工需在3日内确认收货。

(1)供应商发货后，系统发送通知给员工，附上物流单号及预计到货时间。

(2)员工签收后，在系统中勾选“已验收”，系统自动完成采购闭环。

（四）简化入职/离职流程

1.新员工入职时，通过电子合同签署系统完成合同签订，无需线下