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标准订单确认函模板与写作范例

写作范例

订单确认函

致：XX市创新科技有限公司

XX市XX区科技园区XX路XX号

李明亮经理

发件方：XX市诚信电子配件有限公司

XX市XX区工业区XX大道XX号

王芳

电话：0755-XXXXXXX

发函日期：2024年5月20日

主题：关于PO-____号订单的确认函

尊敬的李明亮经理：

您好！

本函旨在确认，我方已收到并确认贵司于2024年5月18日发出的订单（订单编号：PO-____）。根据该订单及双方沟通，我方将为贵司提供以下电子配件产品，具体信息如下：

一、产品详情

序号

产品名称

规格型号

单位

数量

单价（人民币元）

金额小计（人民币元）

:---

:-----------

:---------

:---

:---

:--------------

:---------------------

1

微型控制模块

MCM-001

个

50

150

7,500

2

锂电池组

LBP-12V5Ah

组

20

85

1,700

**订单总金额**

**9,200**

*（注：以上价格已包含增值税。）*

二、交付信息

*交付方式：快递送货上门

*预计交付日期：2024年5月28日前

*交付地点：XX市XX区科技园区XX路XX号XX市创新科技有限公司仓库

*收货人：张明（仓库管理员），联系电话：0755-XXXXXXX

三、付款信息

*付款条件：预付30%，余款70%在收到货物并验收合格后15日内支付

*付款方式：银行转账

*开户名：XX市诚信电子配件有限公司

*开户行：中国XX银行XX支行

*账号：XXXXXXXXXXXXXXX

*发票信息：我方将在收到全部货款后5个工作日内开具符合要求的增值税专用发票，发票抬头为：XX市创新科技有限公司。

四、其他条款

*产品质量符合我方提供的产品规格书标准，贵司在收到货物后请及时进行数量和外观检验，如有异议请在3个工作日内书面提出。

*本订单未尽事宜，双方友好协商解决。

期待与贵司的持续合作！

XX市诚信电子配件有限公司（盖章）

王芳（销售部经理）

2024年5月20日

联系方式：

王芳销售部经理

电话：0755-XXXXXXX

撰写与发送注意事项

1.信息准确无误：反复核对客户信息、产品信息、价格、数量、交付日期等关键数据，确保与双方约定完全一致。

2.语言专业、清晰、简洁：避免使用模糊、歧义或过于口语化的表达。条理清晰，让对方能够快速抓住核心信息。

3.及时发送：在收到客户订单或达成交易意向后，应尽快发出确认函，以免延误后续流程或造成误解。

4.格式规范：使用公司统一的函件格式（如有），排版整洁，易于阅读。重要信息可适当加粗或使用项目符号突出。

5.预留缓冲：在设定交付日期等时间节点时，适当预留一定的缓冲期，以应对可能出现的突发状况。

6.内部审核：重要或大额订单的确认函，在发出前最好经过相关负责人（如销售经理、财务）的审核。

7.发送方式：优先采用邮件发送，并要求对方收到后回复确认。对于非常重要的订单，可考虑邮寄纸质盖章件。

8.留存记录：发送后务必保存好发送凭证（如邮件发送成功记录、快递单号），并将确认函归档备查。

一份精心撰写的订单确认函，不仅是业务规范性的体现，更是企业专业形象的展示。通过上述模板和范例，希望能帮助您高效、准确地完成订单确认工作，为商业合作的顺利开展奠定坚实基础。在实际操作中，可根据交易的复杂程度和双方的合作模式，灵活调整确认函的内容和详略。