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公司文档管理流程规范

一、总则

公司文档管理流程规范旨在建立系统化、标准化的文档管理机制，确保公司各类文档的创建、存储、使用、归档和销毁等环节符合规范要求，提高文档管理效率，保障文档安全，促进信息共享与利用。本规范适用于公司所有部门和员工，涉及公司运营、管理、技术等各类文档的管理。

二、文档管理职责

（一）文档管理部门职责

1.负责制定和完善公司文档管理规范及实施细则。

2.负责公司核心文档的集中存储、备份和安全管理。

3.监督和指导各部门文档管理工作，定期检查执行情况。

4.组织文档管理培训，提升员工文档管理意识。

5.负责文档的定期归档和销毁处置。

（二）部门职责

1.负责本部门文档的日常管理，包括创建、审核、使用和归档。

2.指定专人负责文档管理的具体执行工作。

3.确保部门文档的完整性和准确性，及时更新和补充。

（三）员工职责

1.遵守公司文档管理规范，按要求创建、使用和保管文档。

2.及时清理和归档个人工作文档，避免信息冗余。

3.发现文档管理问题及时向部门负责人或文档管理部门报告。

三、文档管理流程

（一）文档创建

1.文档创建人应根据工作需求，明确文档目的、适用范围和保密级别。

2.文档内容应规范、准确、完整，符合公司相关标准。

3.重要文档需经部门负责人审核批准后方可正式发布。

（二）文档存储

1.文档存储应采用公司指定的电子文档管理系统或物理存储设备。

2.电子文档需设置合理的访问权限，确保文档安全。

3.核心文档需进行多重备份，防止数据丢失。

（三）文档使用

1.文档使用者需根据授权范围访问和使用文档，不得擅自复制或传播。

2.文档使用过程中需做好版本控制，避免信息混乱。

3.涉及敏感信息的文档需严格限制访问人员。

（四）文档归档

1.文档归档需按照公司档案管理制度执行，明确归档范围和时效。

2.物理文档需分类整理，编号存档，并做好库存记录。

3.电子文档需定期导出备份，并记录归档时间和负责人。

（五）文档销毁

1.文档销毁需由部门负责人申请，经文档管理部门审批后执行。

2.物理文档需使用碎纸机销毁，确保信息不可恢复。

3.电子文档需通过专业工具彻底删除，并记录销毁时间和负责人。

四、文档管理监督

（一）定期检查

1.文档管理部门每季度对各部门文档管理情况进行检查。

2.检查内容包括文档完整性、存储规范性、使用合规性等。

3.检查结果需形成报告，并反馈至相关部门和负责人。

（二）考核机制

1.将文档管理纳入部门绩效考核指标，明确奖惩措施。

2.对文档管理优秀部门和个人给予表彰，对违规行为进行处罚。

3.定期组织文档管理培训，提升全员管理意识。

五、附则

（一）本规范由公司文档管理部门负责解释。

（二）本规范自发布之日起施行，原有相关制度同时废止。

（三）各部门需根据本规范制定具体实施细则，并报文档管理部门备案。

一、总则

公司文档管理流程规范旨在建立系统化、标准化的文档管理机制，确保公司各类文档的创建、存储、使用、归档和销毁等环节符合规范要求，提高文档管理效率，保障文档安全，促进信息共享与利用。本规范适用于公司所有部门和员工，涉及公司运营、管理、技术等各类文档的管理。

二、文档管理职责

（一）文档管理部门职责

1.负责制定和完善公司文档管理规范及实施细则，包括但不限于文档分类标准、命名规则、存储要求、保密级别划分等。每年至少进行一次全面修订，以适应公司发展需求。

2.负责公司核心文档的集中存储、备份和安全管理。建立文档管理系统，确保系统稳定运行，定期进行数据备份（建议每周至少一次完整备份，每日至少一次增量备份），并测试恢复流程的有效性。

3.监督和指导各部门文档管理工作，定期检查执行情况。每月组织一次文档管理抽查，对发现的问题及时进行通报和整改。

4.组织文档管理培训，提升员工文档管理意识。每半年至少开展一次全员文档管理培训，内容包括文档分类、存储、使用、归档等基本操作和注意事项。

5.负责文档的定期归档和销毁处置。每年年底前完成上一年度文档的归档工作，并根据公司档案管理制度进行分类存储。对于过期或无保存价值的文档，按规定进行销毁。

（二）部门职责

1.负责本部门文档的日常管理，包括创建、审核、使用和归档。各部门需指定一名文档管理员，负责本部门文档的日常监督和执行工作。

2.指定专人负责文档管理的具体执行工作。例如，新员工入职时，需由指定人员指导其文档创建和存储规范；文档更新时，需由指定人员进行版本控制和审核。

3.确保部门文档的完整性和准确性，及时更新和补充。例如，项目文档在项目进行中需定期更新，确保反映最新进展；制度文件需根据公司政策变化及时修订。

（三）员工职责

1.遵守公司文档管理规范，按要求创建、使用和保管文档。员工