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2025年档案及合同管理制度(推荐)

一、总则

为加强公司档案及合同管理，有效保护和利用档案与合同资源，维护公司合法权益，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及下属单位的档案与合同管理工作。档案及合同管理工作应遵循集中统一、科学规范、安全保密、方便利用的原则，确保档案与合同的完整、准确、系统和安全。

二、档案管理

（一）档案定义与分类

档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案分为行政档案、财务档案、人事档案、业务档案等几大类。行政档案包括公司文件、会议记录、规章制度等；财务档案涵盖会计凭证、账簿、报表等；人事档案包含员工个人信息、履历、考核材料等；业务档案涉及公司业务活动中的各类文件、合同、项目资料等。

（二）档案收集

1.收集范围：公司各部门应负责收集本部门在工作活动中形成的各类档案资料，确保应归档的文件材料齐全完整。具体包括上级机关颁发的与公司有关的文件、公司内部产生的各类文件、业务活动中的来往函件、合同协议、项目成果等。

2.收集要求：档案收集应遵循及时、完整、准确的原则。各部门应指定专人负责档案收集工作，在文件材料形成后的一个月内完成收集整理工作，并移交至档案管理部门。收集的档案材料应保持其原始性和完整性，不得随意涂改、损毁。

（三）档案整理

1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

2.整理方法：行政档案按照年度-组织机构-保管期限进行整理；财务档案按照会计年度-类别进行整理；人事档案按照员工个人进行整理；业务档案按照项目-时间-保管期限进行整理。档案整理过程中，应编制档案目录，对档案进行编号、装订、装盒等操作。

（四）档案保管

1.保管设施：公司应设立专门的档案库房，配备必要的保管设施，如档案柜、密集架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持整洁、干燥、通风，温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间。

2.保管期限：档案保管期限分为永久、长期（16-50年）和短期（15年以下）三种。各类档案的保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。

3.档案盘点：档案管理部门应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保档案数量准确、存放位置正确。

（五）档案利用

1.利用权限：公司内部员工因工作需要可以查阅、借阅档案。查阅、借阅档案应按照规定办理审批手续，经相关部门负责人批准后方可进行。涉及公司机密的档案，查阅、借阅权限应严格控制，必须经公司领导批准。

2.利用流程：员工查阅档案应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。借阅档案应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过15天，如需延长借阅期限，应办理续借手续。

3.利用要求：查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损毁、丢失档案。查阅、借阅完毕后，应及时归还档案。

（六）档案鉴定与销毁

1.鉴定组织：公司应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关业务部门和公司领导组成，负责对到期档案进行鉴定。

2.鉴定方法：档案鉴定工作小组应按照国家有关规定和公司实际情况，对到期档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。

3.销毁程序：经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，经公司领导批准后，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。销毁档案时，应采用安全可靠的方式进行，确保档案信息不泄露。

三、合同管理

（一）合同定义与分类

合同是指公司与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同分为买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同等几大类。

（二）合同签订

1.合同调研：在签订合同前，业务部门应对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查了解，确保合同对方具备签订和履行合同的能力。

2.合同起草：业务部门应根据合同调研情况和公司实际需求，起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等条款。合同起草过程中，应征求公司法务部门和相关业务部门的意见。

3.合同审核：合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交至法务部门进行审核。法务部门应从法律角度对合同进行审查，提出审核意见。业务部门应根据法务部门的审核意见对合同进行修改完善。合同审核还应包括财务部门对合同价款、支付方式等条款的审核，以及其他相关部门对合同涉及的专业内容的审核。

4.合同签订：经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授