会议记录及行动计划制定模板决策支持版.docVIP

会议记录及行动计划制定模板决策支持版

适用工作情境

月度/季度经营分析会：梳理业绩达成情况，制定策略调整计划；

跨部门项目推进会：协调资源、解决卡点，明确阶段性目标；

问题复盘与改进会：分析根因，制定预防措施与责任分工；

专项任务决策会：明确新项目/新业务的启动方案与执行路径。

通过结构化记录会议内容与行动规划，为后续决策执行、进度跟踪及效果评估提供标准化支撑。

模板使用流程

第一步：会前准备——明确目标与分工

定义会议核心目标：组织者需提前明确本次会议需达成的决策点（如“是否启动项目”“如何解决流程瓶颈”），并通知参会人员。

收集背景资料：整理与会议议题相关的数据、报告（如季度销售数据、项目进度表），提前发送给参会人员，保证各方有充分信息输入。

分配会议角色：指定主持人（把控节奏、引导讨论）、记录人（使用模板实时记录关键信息）、材料准备人（负责PPT、数据资料展示）。

第二步：会中记录——结构化捕捉关键信息

填写会议基础信息：在模板“会议基本信息表”中录入会议名称、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、会议目标等基础要素。

逐议题记录讨论与决策：针对每个议题，记录“讨论内容”（关键观点、分歧意见）、“决策结论”（明确最终结果，避免模糊表述）、“决策依据”（数据支撑、法规要求或战略导向）、“风险提示”（潜在问题及应对建议）。

示例：议题“Q3销售目标未达成原因分析”，讨论内容可记录“工认为竞品价格下降是主因，经理提出渠道覆盖不足需重点解决”，决策结论为“优先拓展3个新渠道，下月启动试点”。

同步记录行动项：在“行动计划跟踪表”中初步明确行动项，包括任务名称、初步负责人、建议时间节点（具体起止时间可在会后细化）。

第三步：会后整理——核对信息并输出结论

完善会议记录：会后2小时内，记录人根据会议录音（如有）及笔记，补充遗漏信息，保证“讨论内容”“决策结论”客观准确，避免主观臆断。

确认行动项细节：与行动项负责人沟通，明确“任务描述（具体动作）”“起止时间”“交付成果（可量化标准）”“所需资源（人力、预算、支持部门）”等要素，更新至“行动计划跟踪表”。

分发会议纪要与行动计划：整理完成后，将会议记录（含决策结论、行动项）发送给所有参会人员及相关方，要求1个工作日内确认反馈，保证信息同步一致。

第四步：执行跟踪——动态监控与调整

定期更新进度：行动项负责人需按计划更新“当前状态”（如“进行中”“已完成”“延期”），并填写“备注”（说明进展、遇到的问题及支持需求）。

召开跟踪会议：根据行动项周期，每周/每月召开简短跟踪会，重点关注延期任务，协调资源解决问题，必要时调整计划（如变更时间、负责人或目标）。

闭环管理：行动项完成后，负责人提交交付成果（如报告、原型、数据报表），由会议主持人或指定人验收，确认后在“行动计划跟踪表”中标注“已完成”，并归档相关资料。

核心工具表单

表单1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：2024年Q3销售目标未达成问题分析会

会议时间

例：2024年7月15日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号*）

参会人员

主持人：经理；记录人：助理；参会：工（销售部）、主管（市场部）等

会议目标

1.分析Q3销售目标未达成原因；2.制定Q4改进措施及责任分工

附件材料

Q3销售数据报表、竞品价格对比分析报告、渠道覆盖现状PPT

表单2：议题讨论与决策记录表

序号

议题名称

讨论内容（关键观点/分歧）

决策结论

决策依据

风险提示

1

Q3销售目标未达成原因分析

工：竞品降价导致30%客户流失；经理：华东区域渠道覆盖率不足（仅60%）；*主管：促销活动频次低

优先拓展华东区域3个新渠道，8月底前完成试点

Q3数据：华东区域销售额占比45%，渠道覆盖率低于均值10%

新渠道拓展周期可能延长，需同步培训销售人员

2

Q4促销活动方案

工建议加大折扣力度，经理主张增加赠品品类，*主管提议联合线上平台搞直播带货

确定“折扣+赠品+直播”组合方案，预算增加15万

参考行业案例：组合促销方案ROI提升20%

直播主播资源紧张，需提前2周对接

表单3：行动计划跟踪表

序号

任务描述

负责人

起止时间

交付成果

所需资源

当前状态

备注（进展/问题）

1

制定华东区域新渠道拓展方案

*工

2024.7.16-7.30

《新渠道评估报告及试点计划》

销售部数据支持、预算2万

进行中

已初步筛选5个渠道，需法务审核合同

2

确定Q4促销赠品清单

*主管

2024.7.16-7.25

赠品清单及采购预算表

市场部预算5万

未开始

等待供应商报价，需优先选择高性价比产品

3

对接直播平台及主播资源

*助理

2024.7.18-8.10

直播合作方案及排期表

运营部支持、平台佣金

进行中

主