跨部门项目团队沟通记录表.docVIP

适用工作情境

在跨部门项目推进过程中，各部门因职责分工、信息传递、资源调配等需求，需通过正式沟通明确目标、同步进展、解决分歧。本沟通记录表适用于以下场景：

项目启动会：明确项目目标、职责分工、关键节点及协作机制；

阶段性评审会：同步各部门工作进展、识别风险、调整计划；

问题协调会：针对跨部门协作障碍（如资源冲突、流程卡点）讨论解决方案；

临时沟通会：针对突发需求或紧急问题快速达成共识并明确行动。

使用流程指引

一、沟通前准备

明确沟通目标：组织方（如项目经理部门-姓名）需提前梳理本次沟通需解决的核心问题（如“确定测试资源投入计划”“解决A模块与B模块接口对接问题”），避免讨论偏离主题。

确定参与方：根据沟通目标列出必要参与部门及人员（如研发部、市场部、运营部接口人*姓名），提前3个工作日发送会议通知，包含时间、地点（或线上会议）、议程及预沟通材料（如项目进度表、问题清单）。

指定记录人：由组织方指定专人（如项目助理*姓名）担任记录人，提前熟悉模板结构，准备记录工具（如电子文档或纸质表格）。

二、沟通中记录

填写基础信息：记录人需在沟通开始时填写表格基础字段，包括“项目名称”“沟通日期”“沟通时间”“参与部门/人员”（标注主责部门）、“沟通地点/形式”（如“会议室A/线上会议”）。

同步核心议题：按议程逐项记录讨论内容，重点突出“背景说明”（如“因客户需求变更，需调整上线时间”）、“各方观点”（如“研发部认为需延长5天测试周期，市场部建议优先保障核心功能上线”），避免主观臆断，用客观语言陈述事实。

明确行动项：针对每个议题结论，需细化“行动内容”（如“协调测试部抽调2名工程师支持A模块测试”）、“负责人”（部门+姓名，如“测试部-*姓名”）、“截止时间”（具体到日期，如“2024–”）、“交付物”（如“测试用例V1.0版本”），保证责任可追溯。

确认遗留问题：对暂时无法达成共识的事项，记录“待解决问题”及“下一步计划”（如“需法务部评估合同条款，3日内反馈结果”）。

三、沟通后跟进

整理记录：沟通结束后2个工作日内，记录人需整理沟通记录，核对行动项的完整性（负责人、时间、交付物是否明确），发送给所有参与人员确认。

分发与存档：确认无误后，将记录表同步至项目共享文件夹（如企业网盘），抄送项目相关领导（如项目总监*姓名），电子版保存期不少于项目结束后1年，纸质版（如使用）需由组织方负责人签字存档。

跟踪执行：负责人需按行动项节点推进工作，记录人每周更新行动项进展，在下次沟通中优先回顾未完成事项，保证闭环管理。

模板表格

项目名称

沟通日期

2024–

沟通时间

14:00-16:00

沟通地点/形式

会议室A/线下

参与部门/人员

研发部（姓名、姓名）、市场部（姓名）、运营部（姓名）、项目经理（*姓名）

主责部门

研发部

沟通主题

关于“产品V2.0”测试阶段资源协调及上线计划调整会议

讨论内容纪要

1.背景：因市场部反馈客户要求新增“数据导出”功能，原定上线时间需调整。2.各方观点：-研发部：新增功能开发需3天，测试周期需延长5天，建议上线时间延至7月15日；-市场部：客户希望7月10日前上线核心功能，可分阶段交付（先上线基础版，7月15日前补充数据导出功能）；-运营部：需同步更新用户手册，建议预留2天文档编写时间。3.结论：采用分阶段上线方案，7月10日上线核心功能，7月15日前完成数据导出功能及文档更新。

行动项

序号

行动内容

负责人

1

研发部完成“数据导出”功能开发

研发部-*姓名

2

测试部制定核心功能测试计划

测试部-*姓名

3

运营部更新用户手册（核心功能部分）

运营部-*姓名

待解决问题

1.数据导出功能与现有模块的兼容性需法务部评估合同条款（需*姓名3日内反馈）。

后续跟进计划

7月7日17:00前，记录人汇总行动项进展并发送至项目群；7月10日上线前召开最终确认会。

备注

无

记录人

*姓名

审核人

项目经理-*姓名

使用要点提醒

客观记录，避免主观评价：纪要需基于沟通事实，不添加个人观点（如“研发部效率低下”应改为“研发部提出开发周期需5天”）。

行动项可执行、可量化：避免模糊表述（如“尽快完成”），明确具体动作、负责人和时间节点，保证责任到人。

及时性与闭环管理：沟通记录需在24小时内初稿、48小时内定稿分发，行动项需跟踪直至完成，未完成的需说明原因及新计划。

保密与共享范围：涉及敏感信息（如客户隐私、未公开策略）的记录，需标注“内部保密”，仅限项目相关人员查阅，避免信息泄露。

模板灵活性调整：根据项目复杂度可增减字段（如增加“风险项”“决策依据”），但核心信息（行动项、负责人、时间）需保留，保证沟通成果落地。