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行政文件归档与保存方案

一、方案背景与适用范围

行政文件是企业日常运营的重要载体，记录了管理决策、业务流程、人事变动等关键信息。为规范行政文件的归档管理，保证文件完整性、安全性及可追溯性，特制定本方案。本方案适用于企业内部各类行政文件的归档、保存、利用及销毁工作，涵盖纸质文件与电子文件两种形式，涉及行政部、人力资源部、财务部等各部门的文件管理活动。

二、标准化归档操作流程

（一）文件收集：全面覆盖，应归尽归

收集范围

制度类：公司章程、管理制度、流程规范、红头文件等；

会议类：董事会会议纪要、部门例会记录、专项会议决议等；

人事类：员工劳动合同、入职离职手续、培训记录、考核结果等；

合同类：业务合同、合作协议、采购订单、服务协议等；

证照类：营业执照、资质证书、许可证、印章登记表等；

其他：重要通知函件、审计报告、项目资料、对外往来公文等。

收集责任

各部门指定专人（如部门助理*某某）作为文件收集责任人，每月末汇总本月的行政文件；

涉及跨部门协作的文件，由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关材料；

电子文件需同步收集原件及格式转换后的标准版本（如PDF、DOCX），保证可读性。

（二）文件分类：科学划分，逻辑清晰

一级分类（按部门）

按文件形成部门分为：行政类、人力资源类、财务类、业务类、综合类等。

二级分类（按文件类型）

每个一级分类下按文件性质细分，例如：

行政类：制度文件、会议文件、证照文件、后勤文件；

人力资源类：招聘文件、员工档案、培训文件、薪酬文件；

财务类：报销凭证、审计报告、税务文件、预算文件。

三级分类（按年度/期限）

同类型文件按形成年度或保管期限划分，例如：“2024年行政制度文件”“2023-2025年员工劳动合同”。

（三）文件整理：规范整理，便于管理

纸质文件整理

去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，用长尾夹或牛皮纸绳装订，每份文件单独成册；

检查文件完整性，缺页、破损的需及时补充修复，无法修复的注明原因；

在文件右上角标注页码（单页文件不标注），首页附“文件封面”，注明文件名称、编号、形成部门、日期、页数等。

电子文件整理

按分类层级建立文件夹结构（如“行政部→2024年→制度文件”），文件夹名称规范统一；

电子文件命名格式为“部门-年份-文件类型-流水号”（如“行政部-2024-制度-001”），避免使用特殊字符；

定期对电子文件进行杀毒处理，保证文件无病毒、无损坏。

（四）文件编号：唯一标识，可追溯

编号规则

采用“部门代码-年度-分类代码-流水号”组合形式，例如：

部门代码：行政部（XZ）、人力资源部（RL）、财务部（CW）；

分类代码：制度（ZD）、会议（HY）、合同（HT）；

流水号：三位阿拉伯数字，按归档顺序递增（如001、002）。

编号示例

纸质文件：XZ-2024-ZD-001（2024年行政部制度文件第1号）；

电子文件：RL-2023-HT-005（2023年人力资源部合同文件第5号）。

（五）文件登记：建立台账，动态管理

登记内容

所有归档文件需填写《行政文件归档登记表》（详见模板一），包含以下信息：归档日期、文件编号、文件名称、形成部门、形成日期、页数/份数、密级（公开/内部/秘密）、归档人、存放位置、备注。

登记要求

纸质文件登记一式两份，一份随档案存放，一份由行政部留存备查；

电子文件同步登记《电子档案管理台账》，记录文件存储路径、备份时间、责任人。

（六）文件入库：规范存放，保障安全

纸质文件入库

使用统一规格的档案盒（长31cm×宽21cm×厚3cm），档案盒标签标注“部门-年度-分类”（如“行政部-2024-制度”）；

档案盒按编号顺序垂直存放于档案柜中，避免挤压，每层柜体附“档案存放目录”；

档案库房需配备防潮柜、灭火器、温湿度计，保持温度18-22℃，湿度45%-60%，远离阳光直射和水源。

电子文件入库

存储于企业专用服务器或加密移动硬盘，设置访问权限（仅授权人员可查阅）；

每月进行异地备份（如云端存储+本地备份），备份数据需定期测试可恢复性。

（七）文件利用：规范借阅，全程留痕

借阅流程

借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板二），注明文件编号、借阅事由、归还期限，经部门负责人某某审批后，到档案管理员某某处办理借阅；

秘密级以上文件需经分管副总经理*某某签字批准，借阅时由档案管理员全程陪同。

借阅要求

纸质文件借阅期限不超过7天，到期需续借的需重新申请；

借阅文件不得涂改、勾画、抽页、复制，确需复制的须经审批并加盖“档案复印”章；

电子文件借阅仅限在线浏览，禁止，特殊情况的需经审批并加密存储。

（八）文件销毁：定期清理，合规处置

销毁条件

超过保管期限且无保存价值的文件（如普通通知保管期限3年，会议纪要保管期限5年）；

已失效或废止的文件，且无历史查考价值