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文档撰写与排版标准化规范

一、适用范围与核心价值

本规范适用于企业内部各类正式文档的撰写与排版，包括但不限于项目报告、会议纪要、合同协议、工作计划、产品说明书等。通过统一文档风格与格式，可显著提升信息传递效率，降低沟通成本，保证内容逻辑清晰、专业规范，同时便于文档归档与后续查阅。核心价值体现在：统一企业对外形象、减少格式调整重复劳动、避免因表述歧义导致的理解偏差、强化文档的权威性与可执行性。

二、标准化操作流程

（一）需求分析与文档定位

明确核心要素：根据文档用途，确定文档类型（如汇报型、记录型、协议型）、目标受众（内部团队/外部客户/管理层）、核心目的（汇报进度/记录决策/明确权责等）。

输出需求确认：填写《文档需求确认表》（模板见下表），与需求方确认无误后启动撰写。

文档名称

文档类型

目标受众

核心目的

提交时间

负责人

《项目Q3进度报告》

汇报型

公司管理层

反映项目进展及风险

2024年7月5日

*主管

（二）模板选择与适配

基础模板匹配：根据文档类型，调用公司标准化模板库（如“项目进度报告模板”“会议纪要模板”），保证模板框架符合需求。

特殊需求处理：若模板无法满足特定场景（如新增审批节点、特殊数据字段），需向行政部提交《模板定制申请表》，说明需求差异及调整理由，经审批后由文档管理部适配更新。

（三）内容结构撰写

层级逻辑清晰：严格遵循“一级标题→二级标题→三级标题”的层级结构，标题需简洁明确，概括内容核心。

示例：一级标题“一、项目背景”，二级标题“（一）立项依据”，三级标题“1.市场需求分析”。

内容规范要求：

数据准确：关键数据需标注来源（如“数据来源：*部门2023年Q3销售报表”），避免模糊表述（如“大概”“可能”）。

语言简洁：采用书面语，避免口语化、冗余描述，每段聚焦一个核心观点，段落长度控制在5行以内。

图表辅助：复杂数据或流程需搭配图表（柱状图、流程图等），图表标题置于图表上方，注明“图1-1”“表2-1”等编号（编号规则：章节号-序号）。

（四）排版格式规范

基础格式设置：

字体：采用“宋体/微软雅黑”，标题采用“黑体”，英文/数字采用“TimesNewRoman”。

字号：一级标题（三号，加粗）、二级标题（四号，加粗）、三级标题（小四，加粗）、（五号）。

行距：1.5倍行距，标题段前段后间距0.5行，段落首行缩进2字符。

页面布局：

页边距：上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2cm。

页眉页脚：页眉居中显示“公司名称+文档类型”（如“公司-项目进度报告”），页脚居中显示页码（格式“第X页共Y页”）。

特殊元素处理：

附件：若有附件，需在末尾注明“附件1：《数据明细》”，附件单独排版，页码重新编号。

签批页：重要文档（如合同、方案）需增加签批页，包含“审核人”“批准人”“日期”等栏位，签字栏手写签名。

（五）审核与修订流程

三级审核机制：

内容审核：初稿完成后，提交至部门负责人（如*经理），重点检查数据准确性、逻辑完整性、目标达成度。

格式审核：内容通过后，由行政部专员（如*专员）检查排版是否符合规范（字体、行距、编号等），标注修改意见。

终审发布：格式调整后，提交至文档管理部主管（如*主管）终审，确认无误后定稿发布（正式文档需加盖部门电子章/纸质章）。

修订记录管理：文档若有修订，需填写《文档修订记录表》，记录修订人、修订时间、修订内容、审核人等信息，保证版本可追溯。

三、常用框架

（一）项目进度报告模板框架

标题层级

内容要求

示例（简化版）

文档标题

项目名称+报告类型+周期

《系统开发项目-2024年Q1进度报告》

一、项目概述

项目目标、范围、当前阶段

目标：完成用户管理模块开发；当前阶段：需求分析与设计

（一）核心目标

列出3-5个可量化目标

1.实现用户注册/登录功能；2.权限管理流程通过测试

二、进度完成情况

按模块/阶段说明进度（百分比）

1.需求分析：100%完成；2.界面设计：80%完成

（一）已完成工作

具体描述成果（可配截图/表格）

输出《用户角色权限表》V1.0，完成原型图3版评审

三、存在问题与风险

问题描述+原因分析+应对措施

问题：开发资源不足；风险：进度延迟2周；应对：申请增派1名开发人员

四、下一步计划

下阶段任务+时间节点+负责人

6月1日-6月10日：前端页面开发（*负责）

（二）会议纪要模板框架

标题层级

内容要求

示例（简化版）

文档标题

部门名称+会议类型+日期

《市场部-周例会纪要-2024年5月20日》

一、会议基本信息

时间、地点、参会人、主持人

时间：14:00-15:30；地点：301会议室；参会人：经理、主管等

（一）会议主题

明确核心议题（不超过3个）

讨论Q3营销方案初稿及资源分配

二、会议议题与决议

记录讨