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财务共享服务中心运作流程及管理手册

前言

本手册旨在规范财务共享服务中心（以下简称“共享中心”）的日常运作，明确各岗位职责与业务流程，确保财务服务的高效、准确、合规，提升整体财务管理水平与价值创造能力。本手册适用于共享中心全体人员及与共享中心业务相关的各部门员工。全体相关人员应认真学习、严格遵守，并将其作为日常工作的指导依据。

第一章组织架构与职责分工

1.1共享中心组织架构

共享中心根据业务模块与管理需求，设置相应的职能部门，各部门在中心负责人的统一领导下开展工作。典型的部门设置包括：运营管理部、应付账款部、应收账款部、总账与报表部、费用报销部等。（具体架构图可根据企业实际情况另行绘制并作为附件）

1.2核心岗位职责

*中心负责人：全面负责共享中心的战略规划、运营管理、团队建设、预算控制及对外协调，确保共享中心目标的实现。

*运营管理岗：负责共享中心日常运营的协调与监控，包括流程优化、服务水平协议（SLA）管理、绩效管理、系统运维支持等。

*应付账款岗：处理供应商发票的接收、校验、审核、付款申请及账务处理等相关业务。

*应收账款岗：负责客户账单的开具、收款跟踪、对账、坏账风险预警及相关账务处理。

*总账与报表岗：负责总账科目的核算、期末结账、财务报表的编制与报送，以及跨部门账务协调。

*费用报销岗：处理员工日常费用的报销单据审核、账务处理及付款。

*质量控制岗：负责对共享中心各项业务处理的准确性、合规性进行抽查与监督，收集反馈并推动改进。

第二章核心运作流程

2.1应付账款管理流程

2.1.1发票接收与登记

接收来自供应商的纸质或电子发票，核对发票基本信息（如发票抬头、税号、金额、日期等）的完整性，进行初步登记后扫描存档（针对纸质发票）。

2.1.2发票校验与匹配

将发票信息与采购订单、收货单（或合同）进行“三单匹配”，验证发票金额、数量、规格等是否与约定一致。对于存在差异的发票，及时与采购部门或供应商沟通核实。

2.1.3审核与审批

经过校验无误的发票，按照预设的审批权限和流程提交审核。审核内容包括合规性、准确性及合理性。

2.1.4付款处理

审核通过的发票，由应付账款岗根据付款条件（如账期、预付款等）生成付款申请，提交资金管理部门安排付款。付款方式包括电汇、汇票、支票等。

2.1.5账务处理与对账

付款完成后，及时进行账务处理，更新应付账款明细账。定期与供应商进行账务核对，确保双方往来账目一致。

2.2应收账款管理流程

2.2.1销售数据接收与账单生成

根据销售部门提供的发货信息或服务完成确认单，结合销售合同条款，准确、及时地生成客户账单。

2.2.2账单审核与发送

账单生成后进行内部审核，确保金额、税率、付款条件等无误。审核通过后，及时将账单发送给客户，并保留发送记录。

2.2.3收款跟踪与提醒

定期监控客户应收账款的到期情况，对即将到期或已逾期的款项，通过电话、邮件等方式进行友好提醒和催收。

2.2.4收款确认与账务处理

收到客户付款后，及时与银行到账信息进行核对，确认收款金额与对应账单。完成账务处理，更新应收账款明细账。

2.2.5对账与坏账管理

定期与客户进行应收账款对账，解决对账差异。对长期未收回的款项，评估坏账风险，按规定计提坏账准备，并配合相关部门采取进一步措施。

2.3费用报销管理流程

2.3.1报销单据提交

员工发生费用后，按照公司规定的时限和要求，填写报销单并附上合法有效的原始凭证（如发票、行程单等），通过线上系统提交报销申请。

2.3.2单据审核

费用报销岗对提交的报销单据进行初审，审核内容包括：票据的真实性、合规性，报销金额的准确性，报销标准的符合度，审批流程的完整性等。对不符合要求的单据，退回给员工并说明原因。

2.3.3审批与付款

初审通过的单据，按照公司费用报销审批权限逐级上报审批。审批完成后，由费用报销岗安排付款，通常支付至员工个人账户。

2.3.4账务处理

付款完成后，及时进行账务处理，归集至相应的成本费用科目。

2.4总账与报表管理流程

2.4.1日常账务处理

对共享中心各业务模块传递的记账凭证进行复核，确保账务处理的准确性。处理跨模块、跨部门的账务协调事项。

2.4.2期末结账

在会计期末，按照会计准则和公司会计政策，进行各项收入、成本、费用的结转，计提各项资产减值准备、折旧与摊销等。确保账证相符、账账相符、账实相符。

2.4.3财务报表编制

根据总账数据及相关明细账，编制资产负债表、利润表、现金流量表等法定财务报表及内部管理报表。确保报表数据准确、完整，披露信息合规。

2.4.4报表审核与报送

财务报表编制完成后，经过多级审核，确保无误后按规定时限报送管理层及相关外部机构。

第三章运营管