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采购申请审批单标准格式及审批流程参考模板

一、适用范围与应用场景

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等维持日常运营所需的物品；

项目专项采购：为特定项目采购的设备、材料或服务（如研发项目所需仪器、市场活动物料等）；

固定资产采购：单价较高、使用周期长的资产（如电脑、打印机、生产设备等）；

服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等非实物采购需求。

通过标准化审批流程，保证采购需求合理、预算可控、流程合规，同时提高采购效率与透明度。

二、采购申请全流程操作指南

步骤1：采购需求发起与填写

发起人：各部门申请人（如行政专员、项目负责人、部门负责人等）；

操作内容：

明确采购需求：根据工作需要确定采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望交付时间等核心信息；

填写《采购申请审批单》（模板见第三部分）：需完整填写申请单基本信息、物品明细、预算金额、资金来源等字段，并附必要的支撑材料（如比价记录、技术参数说明、项目立项审批表等）；

提交申请：通过企业OA系统、邮件或纸质形式提交至部门负责人审核。

步骤2：部门负责人审核

审核人：申请人所在部门负责人（如行政部经理、研发部总监等）；

审核重点：

采购需求的必要性：是否符合部门工作计划或项目目标，是否存在重复采购或可替代方案；

预算合理性：申请金额是否在部门年度/季度预算范围内，超预算需求是否提前说明；

规格参数准确性：物品/服务的规格、数量是否满足实际工作需求。

结果处理：审核通过后流转至下一环节；驳回时需注明原因并退回申请人修改。

步骤3：财务部门审核

审核人：财务部门负责人或指定财务专员；

审核重点：

预算匹配度：采购项目是否对应对应预算科目，预算余额是否充足；

资金来源合规性：预算资金是否为企业自有资金、专项拨款等合法来源；

成本合理性：参考历史采购价格或市场价格，判断申请金额是否合理。

结果处理：审核通过后流转至采购部门；若涉及预算调整，需同步启动预算变更流程。

步骤4：采购部门审核

审核人：采购部门负责人或指定采购专员；

审核重点：

采购可行性：物品/服务是否属于企业集中采购目录，供应商资源是否充足；

采购方式合规性：根据采购金额与性质，确定采用公开招标、询比价、单一来源采购等合规方式；

交付时间评估：结合供应商产能与库存，确认是否能满足期望交付时间。

结果处理：审核通过后提交至对应权限领导审批；若需调整采购方案（如更换规格、分批采购等），与申请人沟通后修改。

步骤5：领导审批

审批人：根据采购金额与重要性，由不同层级领导审批（如部门总监、分管副总、总经理等）；

审批重点：

采购事项的战略匹配度：是否符合企业整体发展规划或年度重点任务；

大额资金支出的必要性：对超过设定金额（如10万元）的采购，重点评估投入产出比；

特殊事项审批：如涉及独家采购、紧急采购等，需审批人书面说明理由。

结果处理：审批通过后，采购部门可启动采购执行；驳回时需明确意见并终止流程。

步骤6：采购执行与反馈

执行人：采购部门专员；

操作内容：

根据审批结果组织采购（如发布招标公告、联系供应商、签订采购合同等）；

跟踪采购进度，保证按时交付；

将供应商信息、合同编号、预计交付时间等反馈至申请部门。

步骤7：验收与归档

验收人：申请部门负责人、采购专员、财务专员（必要时）；

操作内容：

物品/服务送达后，申请部门对照采购单核对规格、数量、质量，填写《验收单》；

采购部门收集采购全流程资料（申请单、审批记录、合同、验收单、发票复印件等），按月度归档保存。

三、采购申请审批单模板表格

采购申请审批单

基本信息

申请单号

（系统自动或按规则填写）

申请部门

申请人

*

联系方式

（内部分机号，无需真实隐私信息）

申请日期

年月日

期望交付日期

年月日

采购物品/服务明细

规格型号

单位

数量

单价（元）

总价（元）

用途说明

合计金额

预算信息

预算科目

预算金额（元）

资金来源

□自有资金□专项拨款□其他______

是否超预算

□是□否（若超预算，需另附说明）

审批流程

审批人

审批意见

审批日期

部门负责人审核

*

年月日

财务部门审核

*

年月日

采购部门审核

*

年月日

领导审批（层级______）

*

年月日

附件清单

（如比价记录、技术参数、合同草案等）

申请人签字：

日期：

四、使用规范与要点提示

信息填写规范：

申请单号、部门、申请人等基本信息需完整准确，物品名称、规格、数量等不得涂改；

金额需同时填写大小写（如“10000元”和“壹万元整”），保证一致性；

用途说明需清晰具体，避免“办公使用”等模糊表述，例如“用于研发项目A测试耗材采购”。

流程时效要求：

各环节审批人需在收到申请后1-2个工作日内完成审核，紧急采购（如生产故障维修物资）可标注“加急”并缩短审