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法律事务所客户档案管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本所客户档案管理工作，保障客户信息安全，提高法律服务质量与效率，防范执业风险，依据《中华人民共和国律师法》、《律师执业行为规范》及相关行业准则，结合本所实际情况，特制定本办法。

第二条定义

本办法所称客户档案（以下简称“档案”），是指本所在接受客户委托，提供法律服务过程中形成的，反映客户基本情况、委托事项、服务过程、处理结果及相关法律文书等具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条适用范围

本办法适用于本所全体执业律师、实习律师、律师助理及行政辅助人员在执业活动中形成的所有客户档案的建立、收集、整理、保管、查阅、复制、移交、销毁及保密等管理工作。

第四条管理部门

本所行政部为本所客户档案管理的职能部门，负责统筹、指导、监督和执行本所客户档案的日常管理工作，确保档案管理规范有序。

第五条基本原则

客户档案管理遵循以下原则：

（一）真实、准确、完整原则：档案内容必须真实反映法律服务的客观过程和结果，信息准确无误，材料完整无缺。

（二）规范有序原则：档案的建立、整理、归档应符合统一的规范和标准，做到条理清晰，便于查阅。

（三）安全保密原则：严格遵守保密纪律，采取有效措施确保档案信息不被泄露、丢失、篡改或损毁。

（四）便捷利用原则：在确保安全保密的前提下，为执业活动提供高效、便捷的档案查阅服务。

第二章客户档案的建立与归档

第六条档案的建立

承接业务后，承办律师应立即着手建立客户档案，并指定专人（可为承办律师本人或其助理）负责档案材料的收集、整理和保管工作。

第七条归档范围

客户档案材料应包括但不限于以下内容：

（一）客户基本信息材料：客户身份证明文件（自然人身份证复印件、法人或其他组织营业执照/登记证书复印件、法定代表人或负责人身份证明等）、联系方式、授权委托书等。

（二）委托代理材料：委托代理合同（协议）、风险告知书、收费凭证复印件等。

（三）案件/项目材料：

1.案情/项目情况介绍、客户陈述、证据材料（原件或经核对无异的复印件，证据清单）；

2.承办律师的工作记录、阅卷笔录、调查笔录、会见笔录、讨论记录、法律研究报告、代理词、辩护词、法律意见书、起诉状、上诉状、答辩状、申请书等各类法律文书草稿及定稿；

3.法院/仲裁机构/行政机关的立案通知书、应诉通知书、传票、判决书、裁定书、调解书、裁决书、决定书、通知书等各类程序性和实体性文书；

4.与对方当事人、第三方的沟通函件、谈判记录等；

5.其他与委托事项相关的重要材料。

（四）结案/项目终结材料：结案报告、客户反馈意见（如有）、案件/项目总结等。

（五）其他应当归档的重要材料。

第八条归档要求

（一）归档材料应为原件。如收集原件确有困难，可收集复印件，但复印件上应有承办律师注明“与原件核对无异”字样并签名及日期。

（二）所有材料应字迹清晰、页面整洁，破损材料应予以修补。

（三）外文材料应附有中文译本。

（四）电子文件应按规定格式存储，并与纸质材料内容一致，重要的电子文件应进行备份。

第九条归档时限

（一）诉讼、仲裁案件在收到终审判决、裁定、调解书或案件终结裁定后一个月内完成归档；

（二）非诉讼法律事务在项目完成或服务终止后一个月内完成归档；

（三）常年法律顾问单位，应在服务年度结束后一个月内对上一年度的服务档案进行整理归档，并根据服务进展情况及时补充材料。

第十条档案的整理与装订

承办律师或其指定人员应按照档案材料形成的时间顺序或逻辑关系（如诉讼程序阶段）对材料进行分类、排序、编写页码、填写卷内目录，并装订成册。装订应牢固、整齐、美观。

第三章客户档案的管理与保管

第十一条档案保管责任

在案件/项目办理期间，档案由承办律师负责保管；归档后，档案由行政部档案管理员统一集中保管。档案管理员应建立档案台账，对档案的接收、移出、借阅等情况进行详细记录。

第十二条保管条件

档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。纸质档案应存放于专用档案柜中，电子档案应存储于安全的服务器或存储设备，并定期进行备份和病毒查杀。

第十三条保管期限

客户档案的保管期限分为永久、长期和短期：

（一）具有重大影响的案件、标的额巨大的案件、涉及国家利益或社会公共利益的案件档案，以及本所认为需要永久保存的其他档案，保管期限为永久。

（二）一般诉讼案件、仲裁案件、非诉讼项目档案，保管期限为长期（具体年限根据相关规定及本所实际情况确定）。

（三）咨询类、简单非诉讼事务等档案，保管期限为短期（具体年限根据相关规定及本所实际情况确定）。

档案保管期限自案件办结或服务终止之日起计算。

第十四条档案的移交

承办律师因调动、离职或其他原因不再负责原承办案件/项目时，应将其