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企业客户资料管理与信息归档规范
一、规范制定背景与适用范围
（一）规范制定背景
在企业客户关系管理中，客户资料的完整性、准确性和安全性直接影响业务决策效率、风险控制水平及客户服务质量。为解决客户信息分散、更新滞后、归档混乱等问题，避免因资料缺失或错误导致的合作风险（如合同纠纷、客户投诉、合规审计风险等），特制定本规范，旨在建立标准化、流程化的客户资料管理与信息归档体系。
（二）适用范围
本规范适用于企业内所有涉及客户资料收集、审核、录入、存储、使用及归档的部门与人员，包括但不限于销售部、市场部、客服部、法务部及档案管理部门。适用客户类型涵盖直接合作客户、渠户、战略合作伙伴等所有与企业存在业务关联的实体客户。
二、客户资料管理全流程操作指南
（一）前期准备：明确职责与工具配置
角色与职责划分
客户经理：为客户资料收集第一责任人，负责对接客户获取基础信息，保证信息真实、完整；
合规专员：负责审核客户资料的合规性（如资质文件有效性、信息一致性），规避法律风险；
档案管理员：负责客户资料的分类、编号、存储及借阅管理，保证档案物理/电子安全；
系统管理员：负责客户关系管理（CRM）系统的权限配置、数据维护及备份支持。
工具与系统配置
配置标准化的CRM系统（如用友、金蝶等），支持客户信息录入、更新、查询及权限控制；
准备客户资料收集清单（见本规范“三、客户资料信息归档模板”）、纸质档案存储柜（带锁）、电子档案加密存储设备（如加密U盘、服务器专用目录）。
（二）客户资料收集：全面覆盖关键信息
基础信息收集
客户名称（需与营业执照全称一致，避免简称）；
统一社会信用代码/组织机构代码；
法定代表人姓名、职务、联系方式（需核对身份证原件）；
注册地址、实际经营地址（需提供证明文件，如租赁合同、房产证复印件）；
企业性质（国企/民企/外资等）、所属行业、成立日期、注册资本。
业务关联信息收集
合作产品/服务类型、合作起始时间、合同编号（如有）；
客户对公账户信息（用于业务结算，需加盖公章的账户证明）；
客户联系人信息（主要对接人姓名、职务、电话、邮箱，建议至少留存2人）；
客户需求特征、过往合作记录（如订单金额、履约情况、投诉记录等）。
辅助材料收集
营业执照副本复印件（加盖公章）；
法定代表人身份证复印件（加盖公章）；
授权委托书（如非法定代表人签约，需提供）；
行业资质证明（如食品经营许可证、ISO认证等，根据行业特性补充）；
往来合同关键页复印件（首页、金额页、签字盖章页）。
提示：资料收集时需核对原件与复印件一致性，要求客户在复印件上注明“此复印件与原件一致”并加盖公章/签字确认。
（三）资料审核：双重校验保证合规准确
客户经理初审
检查资料是否齐全（对照收集清单逐项核对），缺失资料需3个工作日内补充；
核对信息逻辑性（如注册资本与经营范围匹配、联系方式有效等），对存疑信息（如频繁变更注册地址）与客户核实并记录说明。
合规专员复审
审核资质文件有效性（如营业执照是否在有效期内、是否被列入经营异常名录）；
检查合同条款合规性（如付款方式、违约责任是否符合企业内部规定）；
对高风险客户（如涉及敏感行业、注册地与实际经营地差异大）启动额外尽调流程，形成《客户风险评估报告》存档。
时限要求：初审需在资料收集完成后2个工作日内完成，复审需在初审通过后1个工作日内完成，审核通过后方可录入系统。
（四）系统录入：标准化存储与分类
CRM系统录入规范
按系统字段要求逐项录入信息，保证“客户名称”“统一社会信用代码”等关键字段与审核资料完全一致；
电子版资料（扫描件或高清照片），命名格式为“客户名称+资料类型+日期”（如“科技有限公司+营业执照副本）；
选择客户分类标签（如“战略客户”“渠户”“潜在客户”），关联对应合同编号及客户经理信息。
信息校验与权限设置
系统自动校验字段格式（如手机号位数、邮箱格式），错误提示需修正后提交；
系统管理员根据岗位设置访问权限：客户经理可编辑所负责客户信息，合规专员可查看全部客户审核记录，档案管理员仅可操作归档模块。
（五）归档存储：分类有序与安全可控
纸质资料归档
按客户名称建立档案袋，封面标注“客户名称+档案编号+归档日期+保管人”，档案编号规则为“年份+部门代码+客户序号”（如“2023-SALE-001”）；
资料按“基础信息-业务信息-辅助材料”顺序排列，使用长尾夹固定，避免散落；
存储于带锁档案柜中，柜门张贴档案索引表（含客户名称、档案编号、存放位置），每月由档案管理员检查一次柜锁及防潮情况。
电子资料归档
电子资料存储于企业指定服务器加密目录（路径：服务器/客户档案/年份/客户名称），禁止存储于个人电脑或非加密设备；
定期备份：每日增量备份，每周全量备份，备份数据需异地存储（如总部与分
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