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2025年会展活动策划服务协议

甲方（委托方）：[委托方公司全称]

法定代表人/授权代表：[姓名]

地址：[公司注册地址]

联系电话：[公司电话]

电子邮箱：[公司邮箱]

乙方（策划方）：[策划公司全称]

法定代表人/授权代表：[姓名]

地址：[公司注册地址]

联系电话：[公司电话]

电子邮箱：[公司邮箱]

鉴于甲方有意委托乙方策划并执行2025年度的“[具体会展活动名称]”（以下简称“活动”），乙方同意接受甲方的委托，双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，就活动策划服务事宜协商一致，达成如下协议：

第一条服务范围与内容

1.1乙方根据甲方的要求和本协议约定，为活动提供策划、组织及执行相关的服务，具体包括但不限于：

(1)进行市场调研、需求分析，了解活动背景、目标、预算、目标受众及预期效果；

(2)在甲方确认的框架内，制定详细的活动策划方案，方案内容应至少涵盖活动主题、时间、地点、核心目标、目标人群细化分析、整体活动流程规划、展览区域或会议议程设置、关键环节（如开幕式、重要演讲、互动体验）策划、宣传推广策略（含渠道选择、内容创意、时间表）、预算明细及成本控制建议、场地及设施需求、主要供应商推荐、人员配备建议、风险管理及应急预案等；

(3)提交策划方案供甲方审阅，根据甲方的合理反馈进行修改完善，直至双方书面确认方案最终版本；

(4)基于确认的策划方案，进一步细化活动执行的各项具体工作，包括但不限于制定详细的项目执行时间表、细化场地布局图及布置方案、编制物料清单（如宣传品、指示牌、礼品等）及设计要求、协助或负责主要供应商（包括但不限于活动场地、舞台搭建、灯光音响设备、视频制作、摄影摄像、会议服务、餐饮安排、礼仪模特、专业设备租赁等）的选择、谈判及合同管理、制定详细的活动流程表及现场执行手册、组建项目团队并进行管理、准备活动所需的各种申请材料（如公安、消防等）并协助办理；

(5)活动筹备期间，负责项目进度监控、内外部沟通协调，定期向甲方汇报项目进展；

(6)活动期间，负责现场的整体指挥、协调与控制，确保活动按照既定流程和时间节点顺利进行，包括但不限于签到接待管理、嘉宾引导、会场秩序维护、流程监督、物料现场管理、设备调试与保障、应急情况处理等；

(7)活动结束后，负责协调场地清理、剩余物料回收处理、指导或协助甲方进行费用结算的初步核对等工作。

1.2甲方应按照本协议约定，向乙方提供活动策划与执行所需的相关资料、信息和支持，包括但不限于提供活动主题方向、预算范围、目标参会/观众群体信息、往届活动资料（如有）、指定或备选的活动场地信息、需要邀请的重要嘉宾名单、活动需达到的具体指标（如参展商数量、观众人数、媒体曝光量等）以及其他乙方合理要求的必要信息。甲方应指定一名项目联系人，负责与乙方的日常沟通协调。

第二条服务费用与支付方式

2.1本协议项下的服务费用总额为人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]整）。该费用[包含/不包含]税费，具体以双方确认的预算方案为准。

(1)策划服务费：人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]整）。

(2)差旅费：因执行本协议服务而发生的乙方人员往返活动举办地与公司之间的合理交通费、住宿费等，按照实际发生额据实结算，具体标准事先双方书面约定。该费用由甲方承担/乙方承担/双方按比例承担[选择一项]。

(3)其他费用：因甲方特殊要求而产生的额外设计费、采购费等，由甲方承担，具体费用事先书面确认。

2.2支付方式：

(1)本协议生效后[具体天数]日内，甲方应向乙方支付服务费用总额的[百分比]%，即人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]整），作为预付款。乙方在收到款项后应开具等额发票给甲方。

(2)活动策划方案经甲方最终书面确认后[具体天数]日内，甲方应向乙方支付服务费用总额的[百分比]%，即人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]整），作为进度款。乙方在收到款项后应开具等额发票给甲方。

(3)活动正式举办完毕且所有主要服务完成[具体天数]日内，甲方应向乙方支付服务费用总额的[百分比]%，即人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]整），作为尾款。乙方在收到款项后应开具等额发票给甲方。

2.3甲方应将款项支付至乙方指定的以下银行账户：

账户名称：[乙方公司全称]

开户银行：[乙方开户行全称]

银行账号：[乙方银行账号]

2.4乙方应在收到甲方款项后[具体天数]日内，向甲方提供等额且符合国家税务规定的增值税[普通/专用]发票。

第三条双方责任

3.1乙方的责任：

(1)乙方应严格按照本协