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文档归档及档案管理系统模板

一、适用范围与行业场景

二、标准化操作流程

（一）文件收集：保证资料完整性

明确收集范围：根据组织职能及档案管理制度，确定需归档的文件类型（如红头文件、项目合同、技术图纸等）及产生部门（行政部、项目部、财务部等）。

指定责任人：各部门设兼职档案联络员*，负责本部门文件的初步收集与整理，定期向档案管理部门移交。

收集时限要求：

日常文件：每月最后一个工作日汇总当月文件；

专项文件（如项目结束、年度总结）：完成后3个工作日内完成收集；

突发事件文件：事件处理完毕后2个工作日内收集。

（二）文件分类：建立逻辑清晰的体系

制定分类标准：采用“年度-部门-问题”三级分类法，结合组织实际调整层级（如“年度-文件类型-子类型”）。示例：

2024年-行政部-会议管理；

2024年-项目部-项目-施工阶段。

分类标识规范：用拼音首字母+数字编码（如“XZ-2024-001”表示“行政部-2024年-第1号文件”），编码需唯一且便于检索。

（三）文件整理：规范归档前处理

文件审核：由部门负责人*审核文件内容完整性（如签字、盖章是否齐全），剔除重复件、草稿件（需保留的草稿需标注“最终稿”）。

排序与装订：按时间顺序或文件逻辑排序，左侧装订（特殊文件如图纸需采用胶装或盒装），避免使用金属装订件（防止锈蚀）。

编制页码：在每页右上角用铅笔编写页码（单页文件可），页码需连续且清晰。

（四）档案归档：实现有序移交与存储

填写移交清单：整理好的档案需填写《档案移交接收登记表》（详见模板），注明档案名称、数量、日期、分类编码等信息，移交人（部门联络员）与接收人（档案管理员）共同签字确认。

实体档案存储：

档案柜按分类编码顺序排列，柜体标注类别及编码（如“XZ-2024行政部2024年文件”）；

特殊档案（如涉密、珍贵资料）存放于带锁铁皮柜或专用档案室，设置温湿度控制（温度14-24℃，湿度45-60%）。

电子档案归档：

扫描纸质文件为PDF格式（分辨率不低于300DPI），与纸质档案同步命名（如“XZ-2024-001.pdf”）；

存储至指定服务器或云端，定期备份（每月1次），并记录备份日志。

（五）档案保管：保证安全与可用性

定期检查：档案管理员*每季度检查一次档案存储环境（温湿度、防火防虫设施），每半年核对一次档案数量与登记信息，保证账实相符。

安全防护：档案室配备消防器材（灭火器、自动报警系统）、监控设备（全覆盖存储区域），无关人员禁止入内，借阅需登记审批。

（六）档案利用：规范查询与借阅流程

借阅申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅人信息、档案名称、借阅原因、借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人审批后提交档案管理员。

借阅与归还：档案管理员*核对申请表与档案，当面交接，借阅人不得涂改、拆散、复制档案（需复制的须经审批），归还时检查档案完整性，确认无误后登记归还日期。

（七）档案鉴定与销毁：合规处置到期档案

鉴定流程：档案管理员每年对到期档案（保管期限届满）进行鉴定，由鉴定小组（由档案管理员、法务专员、部门负责人组成）确认是否具有继续保存价值。

销毁执行：无保存价值的档案需填写《档案销毁审批表》，经分管领导审批后，由2人以上（含档案管理员、监销人*）共同监销，采用粉碎或焚烧方式处理，并记录销毁档案名称、数量、日期、监销人等信息。

三、核心管理表格模板

（一）档案分类目录表（示例）

类别代码

类别名称

包含文件类型

保管期限（年）

备注

XZ

行政管理

通知、会议纪要、制度规范

10

含红头文件复印件

XM

项目管理

立项报告、合同、验收材料

项目结束后+15

按项目编号细分

RS

人力资源管理

入职表、劳动合同、考核记录

员工离职后+30

涉密档案单独存放

CW

财务管理

凭证、报表、审计报告

30

电子档案双备份

（二）档案移交接收登记表

移交部门

移交人*

接收部门

接收人*

档案名称

数量（份/页）

分类编码

移交日期

接收日期

备注

行政部

张*

档案室

李*

2024年度部门工作计划

5

XZ-2024-003

2024-01-30

2024-01-30

含电子版

项目部

王*

档案室

李*

项目施工合同

3

XM-2024-012

2024-02-15

2024-02-15

正本1份

（三）档案借阅申请表

借阅人*

所在部门

借阅日期

档案名称

分类编码

借阅原因

借阅期限

部门负责人*审批

档案管理员*签字

归还日期

备注

赵*

市场部

2024-03-10

2023年度市场分析报告

SC-2023-008

制定2024年营销方案

3个工作日

刘*

李*

2024-03-13

已归还

（四）档案销毁审批表

档案名称

数量（份/页）

分类编码

保管期限

销毁原因

鉴定小