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项目合同管理模板与审批流程指南

一、合同管理的适用场景与核心价值

在企业运营中，项目合同管理是规范合作行为、控制法律风险、保障资源合理配置的核心环节。本模板与流程适用于以下典型场景：

外部合作场景：如与供应商签订采购合同、与客户签订服务交付合同、与合作伙伴签订联合开发协议等；

内部协作场景：如企业内部跨部门项目资源调配协议、委托研发合同等；

专项业务场景：如项目外包、技术咨询、知识产权许可等涉及权利义务约定的书面协议。

通过标准化合同管理流程，可实现“需求明确化、条款规范化、审批透明化、执行可控化”，有效避免合同纠纷、降低履约风险，保证项目各方权责清晰、合作顺畅。

二、合同管理的全流程操作步骤

（一）需求发起与合同立项

需求提出：项目组根据业务需求，填写《合同需求申请表》（详见模板一），明确合作方基本信息、合同标的、预算金额、核心交付要求、时间节点等关键内容，经部门负责人签字确认后，提交至合同管理部门（如行政部/法务部）。

立项审核：合同管理部门对需求的合规性、必要性进行初审，重点核查预算是否符合公司财务制度、合作方资质是否满足要求（如营业执照、相关资质证书等），审核通过后启动合同起草流程。

（二）合同起草与内容审核

模板选择与起草：根据合同类型（如采购合同、服务合同等），选用公司标准合同模板；无模板时，由法务部门或指定起草人依据《民法典》等法律法规及公司制度起草合同文本。合同内容需包含以下核心要素：

双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）；

合同标的（名称、规格、数量等）；

权利义务条款（交付标准、验收方式、付款条件、违约责任等）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖法院）；

合同生效条件、期限及附件清单。

注：合作方名称、金额等信息需与《合同需求申请表》一致，避免笔误。

多部门联合评审：

业务部门：审核标的物/服务内容是否符合项目需求，交付标准、时间节点是否可执行；

财务部门：审核付款方式、金额、税费承担等条款是否符合财务规范，预算是否充足；

法务部门：审核法律条款的合规性（如是否存在无效条款、违约责任是否明确、知识产权归属等）；

风控部门（如设有）：评估合同履约风险（如合作方信用、政策变动等），提出风险应对建议。

评审需形成《合同评审表》（详见模板二），明确各部门意见及修改要求，起草人根据意见修订合同文本，直至所有评审部门无异议。

（三）审批签署与用印管理

分级审批：根据合同金额及重要性，设定审批权限（示例）：

金额≤10万元：部门负责人→法务→分管副总；

10万元＜金额≤50万元：部门负责人→法务→财务→分管副总→总经理；

金额＞50万元：部门负责人→法务→财务→分管副总→总经理→董事长。

审批人需在《合同审批单》（详见模板三）中签署意见，对合同内容的真实性、合规性负责。

用印与签署：审批通过后，由合同管理部门加盖公司公章（或合同专用章），按照“先盖章后签署”或“签署时同步盖章”的原则，与合作方共同签署合同。签署过程需保证文本完整无缺页，双方签字/盖章清晰可辨，合同文本份数满足存档及执行需要（如正本2份，双方各执1份；副本若干份，分发至业务、财务、法务等部门）。

（四）合同归档与执行监控

归档管理：签署完成的合同，由合同管理部门在3个工作日内完成归档，建立《合同台账》（详见模板四），记录合同编号、名称、合作方、签署日期、金额、履行期限、归档位置等信息。电子版合同需同步至公司文档管理系统，保证存储安全、可追溯。

执行监控：

业务部门作为合同履行主体，负责跟踪合同执行进度（如交付节点、付款节点），定期向合同管理部门提交《合同执行情况跟踪表》（详见模板五）；

财务部门根据合同约定付款条件，审核付款申请，保证资金支付与履约进度匹配；

合同管理部门定期对合同履行情况进行抽查，对逾期未履行、存在履行风险的合同，及时上报并协调处理。

（五）合同变更、终止与复盘

变更管理：合同履行过程中如需变更（如标的物、金额、期限等），需由合作方共同签署《合同变更协议》，参照原合同流程完成评审、审批与签署，变更后的合同作为原合同的补充文件一并归档。

终止与解除：因不可抗力、一方违约等原因需终止合同时由责任部门提出申请，说明终止原因、善后处理方案，经审批通过后，与合作方签订《合同终止协议》，明确债权债务清算、违约责任承担等事项。

复盘归档：合同履行完毕（或终止后），业务部门需提交《合同履行复盘报告》，总结经验教训（如风险点、流程优化建议等），由合同管理部门整理存档，作为后续合同管理的改进依据。

三、合同管理常用模板表格

模板一：合同需求申请表

申请部门

项目名称

申请日期

合作方名称

合作方统一社会信用代码

联系人/电话

合同类型

□采购□服务□合作开发□其他

预算金额

合同标的

（如：设备采购、系统开发服务等）

核心需求

（明确交付物、质