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行政办公自动化流程标准范文

一、引言

随着信息技术的飞速发展与组织管理精细化要求的不断提升，行政办公自动化已成为提升工作效率、规范管理流程、降低运营成本的核心手段。为确保本单位行政办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的高效、有序、安全运行，明确各环节职责，优化业务流转，特制定本行政办公自动化流程标准。本标准旨在为各项行政事务的线上处理提供统一规范和操作指引，适用于单位内部所有通过OA系统进行的行政办公活动。

二、适用范围

本标准适用于单位所有部门及全体员工在OA系统中发起、处理、流转、归档的各类行政办公业务，包括但不限于公文处理、会议管理、信息报送、审批事项、资产管理、办公用品申领等。凡涉及上述业务的操作，均须遵循本标准的规定。

三、基本原则

1.高效便捷原则：流程设计应最大限度减少不必要的环节，简化操作步骤，确保信息传递迅速、处理及时，提升整体办公效率。

2.规范有序原则：严格遵循既定流程节点和权限设置，确保各项事务处理有章可循、有据可查，保证行政工作的规范性和严肃性。

3.安全保密原则：严格遵守国家及单位信息安全管理规定，对不同密级的文件和信息采取相应的保密措施，确保数据在产生、流转、存储过程中的安全。

4.权责清晰原则：明确各流程节点的责任部门、责任人及其具体职责，确保事事有人管、件件有着落，便于追溯和考核。

5.协同共享原则：充分发挥OA系统的协同功能，促进跨部门、跨岗位信息共享与业务协作，打破信息壁垒。

6.持续优化原则：本标准并非一成不变，应根据单位发展、业务变化及技术进步，定期对流程进行评估与优化，以适应实际工作需求。

四、核心流程规范

（一）收文管理流程

1.文件接收与登记

*外部来文由行政部指定人员统一接收，核对文件信息（发文单位、文号、标题、份数、附件等），确认无误后，在OA系统中创建收文登记单，准确录入相关信息，并扫描上传文件电子版。

*内部重要流转文件，发起人需按规定在OA系统中发起，并确保信息完整。

2.拟办与批办

*行政部收文人员根据文件内容和性质，提出初步拟办意见，包括建议分送部门、承办部门或阅知人员，并提交至行政部负责人审核。

*行政部负责人审核拟办意见，如需调整则修改后，按文件重要程度及单位领导分工，提交至相应领导进行批办。

3.分办与传阅

*依据领导批办意见，行政部将文件分送至相关承办部门或阅知人员。

*承办部门负责人接收文件后，应及时安排具体承办人处理；阅知人员应在规定时限内查阅文件，并可根据需要添加阅后意见。

4.承办与反馈

*承办人对文件内容进行处理，如需协同办理，可在OA系统内进行会办操作。

*承办工作完成后，承办人需在OA系统中填写办理结果，经部门负责人审核后，反馈至批办领导或行政部。

5.督办与催办

*对于有明确办理时限的文件，行政部或相关领导可设置督办提醒。系统应具备超时预警功能。

*对未按时限办理的文件，行政部可进行催办。

6.归档

*文件办理完毕或传阅结束后，由行政部负责将电子文件及相关办理记录在OA系统中进行归档，确保归档材料的完整性和规范性。纸质文件按档案管理规定另行归档。

（二）会议管理流程

1.会议申请

*会议发起人需提前在OA系统中提交“会议申请单”，详细填写会议主题、会议目的、建议会议时间、地点、参会人员（部门/姓名）、预计时长、会议议程、所需设备及材料等信息。

*如涉及外部人员参会，需注明身份及联系方式。

2.会议审批

*会议申请单按审批权限逐级提交。部门内部会议通常由部门负责人审批；跨部门会议或重要会议需报请分管领导或主要领导审批。

*审批人根据工作安排及会议必要性进行审批，对不同意的申请应注明原因退回。

3.会议筹备

*会议申请获批后，如需要行政部协助安排会议室、设备、茶水、资料打印等，行政部应根据申请单内容进行筹备。

*会议发起人或行政部通过OA系统向参会人员发送会议通知，明确会议各项信息。参会人员收到通知后应及时反馈参会状态（出席/请假/迟到）。

4.会议召开

*参会人员按时参加会议。会议主持人负责控制会议进程，确保会议效率。

*会议记录人负责做好会议记录，可在OA系统中使用会议记录模板。

5.会议纪要与分发

*会议结束后，会议记录人应在规定时限内整理形成会议纪要，经会议主持人审核确认后，通过OA系统分发至相关参会人员及需要知晓会议结果的部门或人员。

*会议纪要应包含会议时间、地点、参会人员、缺席人员、会议主要内容、形成的决议、待办事项及责任部门/人、完成时限等。

6.决议督办与归档

*待办事项的责任部门或责任人应按会议决议执行，并在OA系统中更新进