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投标邀请回执函

一、函件正文的核心构成

回执函的核心在于清晰、准确地传达受邀方的决定。其正文部分应包含以下关键要素：

1.称谓：准确无误地写明招标方的全称或规范化简称，例如“XX有限公司招标部”或“XX项目招标委员会”。

2.引言：明确提及收到招标邀请的具体情况。通常包括收到邀请的日期、邀请文件的名称或编号（若有），以及对应项目的名称。例如：“贵司于X年X月X日发出的《XX项目投标邀请书》（编号：XXX，若有）已收悉。”

3.主体回应：这是回执函的核心内容，需明确表达受邀方的态度：

*接受邀请：清晰表明我方接受贵司的投标邀请，并承诺将按照邀请书中规定的要求和时限，积极准备并按时提交符合要求的投标文件。

*婉拒邀请：若因故无法参与，也应礼貌说明。无需过多阐述细节，但应表达感谢。例如：“经我司内部审慎研究，此次决定暂不参与该项目的投标工作，对此我们深表遗憾。感谢贵司的信任与邀请。”

4.结尾：通常以礼貌性的祝颂语结束，如“顺祝商祺！”或“特此函复，感谢贵司的信任与支持。”

5.落款：包括受邀方的法定全称、加盖公章、法定代表人或授权代表签字（视情况而定），以及签发日期。

二、标准参考模板

以下提供一个通用的投标邀请回执函参考模板，受邀方可根据实际情况进行调整：

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投标邀请回执函

致：[招标方全称/规范化简称]

贵司于[XXXX年XX月XX日]发出的关于“[项目具体名称]”的《投标邀请书》已收悉，收悉日期为[XXXX年XX月XX日]。

经我司认真研究和内部讨论，现就邀请事宜回复如下：

（请根据实际情况选择以下一种表述，并删除其他不适用表述）

*[选择一：接受邀请]我司欣然接受贵司的投标邀请，并承诺将严格按照邀请书的要求，积极准备投标文件，确保在规定的投标截止时间前提交所有相关材料，参与此次投标活动。

*[选择二：婉拒邀请]感谢贵司的盛情邀请。经综合考量，我司此次决定不参与“[项目具体名称]”的投标工作，对此我们深表歉意。感谢贵司对我司的信任与认可。

特此函复。

顺祝商祺！

[受邀方公司法定全称]（加盖公章）

[法定代表人或授权代表签字，可选]

[XXXX年XX月XX日]

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三、撰写要点与注意事项

1.信息准确核对：务必仔细核对招标方名称、项目名称、邀请书日期等关键信息，确保与收到的邀请文件完全一致，避免因信息误差造成误解。

2.及时响应：收到投标邀请后，应尽快研究并给予回复，以便招标方及时掌握投标意向人数，合理安排后续工作。通常建议在邀请书指定的回复期限内完成。

3.态度明确坚定：对于是否参与投标的决定，必须清晰、不含糊地表达，避免使用模棱两可的措辞。

4.语言简洁专业：回执函属于商务公函，语言应力求简洁、规范、专业，避免冗余和口语化表达。

5.格式规范：遵循公函的一般格式要求，包括标题、称谓、正文、结尾、落款等要素完整。

6.公章与签署：正式发出的回执函应加盖公司公章，如有必要，可由法定代表人或其授权代表签字，以增强其法律效力和严肃性。

7.留存副本：发出前应自行留存一份副本或扫描件，以备后续查阅。

四、使用建议

在实际操作中，回执函通常以书面形式（打印并加盖公章）发出。可以通过扫描件电子版先行发送，随后邮寄原件，或根据招标方要求的方式提交。确保送达的及时性和有效性，是确保参与投标资格或妥善处理不参与事宜的关键一步。

通过上述指南，希望能帮助您规范、高效地完成投标邀请回执函的撰写工作，为商务合作的顺利开展奠定良好基础。