行政办公物品采购模板.docVIP

行政日常办公物品采购通用模板

一、适用场景说明

部门常规补货：如办公用纸、文具、打印耗材等日常消耗品的定期补充采购；

新员工入职配置：为新增员工采购办公桌椅、电脑配件、文具套装等基础物品；

办公设备维护：如打印机维修配件、碎纸机更换部件等设备的易损件更换；

临时专项需求：因会议、活动、项目开展等短期需要的物品采购（如活动物料、宣传用品等）；

办公环境优化：如绿植、清洁用品、茶水间物资等提升办公环境的相关物品。

二、操作流程详解

第一步：需求发起与提报

部门员工根据实际工作需要，填写《行政日常办公物品采购申请表》（详见模板表格），明确物品名称、规格、数量、用途及预估单价等信息；

部门负责人对需求的合理性进行审核，确认是否符合部门工作计划及预算范围，签字批准后提交至行政部。

第二步：行政部需求审核

行政部收到采购申请后，核对物品的必要性、规格型号的准确性及数量是否合理，避免重复采购或过度采购；

对于常规消耗品，需结合库存台账确认是否需补货；对于专项或大额采购，可要求申请人提供详细用途说明；

审核通过后，行政部根据采购金额及公司规定，启动后续询价或审批流程（如小额采购可直接对接供应商，大额采购需提交财务部复核）。

第三步：供应商选择与询价

行政部根据物品特性，从公司合格供应商名录中选择至少3家供应商进行询价；若无合格供应商，需通过公开渠道（如电商平台、市场调研）筛选潜在供应商；

询价时需明确物品规格、数量、交付时间、质保期及售后服务要求，对比价格、质量及服务后，确定最优供应商；

询价结果需记录存档，作为采购决策依据。

第四步：下单与合同签订

行政部与选定的供应商确认采购细节，签订采购合同（如金额较小可简化为订单形式），明确双方权利义务、交付时间及验收标准；

采购订单需经行政部负责人及分管领导审批后，正式发送给供应商；

供应商确认订单后，行政部跟踪生产及发货进度，保证按时交付。

第五步：物品验收与入库

物品送达后，行政部组织验收小组（至少2人）对照采购订单进行核对，检查物品名称、规格、数量、质量是否符合要求，外包装是否完好；

验收合格后，填写《物品验收单》，验收人签字确认；如发觉数量不符或质量问题，需在24小时内联系供应商处理（拒收、换货或补发）；

验收通过的物品及时登记至《办公物品库存台账》，更新库存信息，并通知申请人领用。

第六步：付款与资料归档

行政部凭采购订单、验收单、供应商发票（或收据）等单据，提交财务部申请付款；

财务部审核单据无误后，按公司付款流程完成结算；

采购过程中所有资料（申请表、询价记录、合同、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于2年，便于后续查账或审计。

三、采购申请表示例

采购申请单

申请部门：______________申请日期：____年__月__日

申请人信息

姓名：*__*联系方式：________岗位：________

采购需求明细

序号|物品名称|规格型号|单位|数量|预估单价（元）|预估总价（元）|用途说明|

|——|———-|———-|——|——|—————-|—————-|———-|

|1|A4复印纸|80g/包|包|10|25.00|250.00|部门日常打印使用|

|2|签字笔|0.5mm黑色|支|20|1.50|30.00|会议记录及日常办公|

|3|文件盒|A4加厚款|个|15|8.00|120.00|项目资料整理|

|合计金额（大写）：人民币叁佰元整（小写）：￥300.00

|紧急程度：□普通□紧急（请注明原因：________________）

|审批意见

|部门负责人签字：________日期：____年_月日

|行政部审核意见：

|□同意采购，供应商：________□需调整（请注明：_____________）

|审核人：________日期：____年_月日

|财务部复核意见：

|□符合预算，同意付款□超出预算，需补充说明

|复核人：________日期：年_月日

|采购执行情况

|实际采购金额：￥__供应商：________交付日期：____年_月日

|验收情况：□合格□不合格（备注：_____________）

|验收人：________领用人：________日期：____年__月__日

四、使用注意事项

需求规范性：申请时需明确物品名称、规格型号及具体用途，避免使用“一批”“若干”等模糊表述，保证采购物品符合实际需求；

审批流程完整性：严格按照“部门负责人→行政部→财务部”顺序审批，不得跳级或简化流程，特殊紧急情况（如突发办公设备故障）需提前口头报备，事后补全手续；

供应商管