采购需求与预算申请模板.docVIP

采购需求与预算申请模板使用指南

一、适用情境与发起时机

新项目启动需采购专用设备、材料或技术服务；

日常办公物资（如文具、耗材）补充或更换；

现有资产维修、升级或报废后新增配置；

活动策划、市场推广等临时服务采购；

其他经管理层认可的采购需求。

当上述场景涉及资金支出时，需求部门需通过本模板提报申请，保证采购行为合规、预算可控。

二、标准化操作流程

第一步：需求发起与部门初审

填写需求信息：需求部门负责人指定专人（如采购专员或项目经办人*），根据实际需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望到货时间等核心信息，并附必要的技术参数或需求说明（如项目方案、设备配置清单等）。

部门内部审核：需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，重点核查是否符合部门年度工作计划、是否与现有资源重复，确认无误后在“部门意见”栏签字并加盖部门公章（或电子签章）。

第二步：预算编制与明细填报

测算预算金额：经办人*根据市场调研结果（至少比价2家供应商报价）、历史采购数据或行业标准，填写《预算明细表》，逐项列明物品/服务的单价、数量、总价，并注明预算测算依据（如“参考供应商2023年报价”“行业均价”等）。

复核预算合理性：需求部门负责人对预算金额的准确性、合规性进行复核，保证无虚高报价、重复计费等情况，确认后提交至财务部门。

第三步：财务审核与预算匹配

财务部门审查：财务专员*接收申请后，重点审核：

预算金额是否符合公司财务制度（如是否超年度预算、是否需调整预算科目）；

测算依据是否充分，有无市场比价记录或第三方报价单；

采购内容是否涉及税务合规（如是否需专用发票、税率是否符合规定）。

反馈审核意见：财务部门在3个工作日内完成审核，若通过则在“财务意见”栏签字；若需调整，注明修改意见并退回需求部门重新申报。

第四步：跨部门会签与审批

相关部门会签：根据采购类型，需以下部门会签（根据公司实际情况调整）：

行政部：涉及办公设备、后勤物资时，审核配置标准是否符合公司资产管理办法；

法务部：涉及服务采购、合同时审核条款合规性；

项目管理办公室（若有）：涉及项目采购时，审核是否与项目计划匹配。

最终审批：完成会签后，按审批权限报请管理层审批（如部门总监、分管副总、总经理等），审批人在《采购需求与预算审批表》中签署意见及日期。

第五步：采购执行与结果反馈

启动采购流程：审批通过后，采购部门（或需求部门）根据公司采购制度选择采购方式（如公开招标、询价、直接采购等），实施采购。

反馈结果：采购完成后，经办人*将采购合同、发票、验收单等资料复印件提交至财务部备案，并在原申请表中补充“采购结果”栏（实际采购金额、供应商名称、到货日期等）。

第六步：资料归档

所有审批通过的申请表、预算明细表、审批意见、采购合同、验收单等资料由行政部或档案管理部门统一归档，保存期限不少于3年，便于后续审计或查询。

三、核心表单模板

表1：采购需求申请表

申请部门

申请日期

年月日

申请人

联系方式

采购事项名称

需求用途

（简述采购目的及使用场景，如“为项目采购测试设备1台，用于项目研发阶段功能测试”）

采购明细

物品/服务名称

规格型号

部门初审意见

负责人签字：部门公章：年月日

财务审核意见

经办人签字：负责人签字：年月日

审批意见

会签部门（如行政/法务）：签字：年月日

最终审批人：签字：年月日

采购结果

实际采购金额：供应商：到货日期：年月日

验收意见

需求部门签字：日期：年月日

表2：预算明细表

部门名称

预算期间

年月日

采购项目

预算总金额

大写：小写：￥

预算测算明细

序号

物品/服务名称

1

2

财务审核意见

经办人：主管：年月日

备注

（如是否包含运费、税费等，或需单独说明的特殊费用）

表3：采购需求与预算审批流程表

审批环节

审核人/部门

审核意见

审批时间

签字确认

需求部门初审

部门负责人

年月日

财务审核

财务专员

年月日

财务负责人

财务经理

年月日

跨部门会签

行政部

年月日

法务部

年月日

最终审批

分管副总

年月日

总经理

年月日

四、关键使用提示

信息真实完整：申请表中所有信息需真实、准确，不得虚构需求或虚报预算，规格型号、技术参数等需清晰明确，避免后续采购争议。

预算编制合理：预算金额应基于市场调研或历史数据，必要时提供供应商报价单作为支撑，保证预算与实际采购成本偏差不超过±10%（特殊高价物品除外）。

审批流程规范：严格按照公司审批权限执行，不得越级审批或简化流程；若遇紧急采购，需在申请表中注明“紧急”原因，并由分管副总加批“特批”意见后优先处理。

采购合规性：采购执行需遵守公司《采购管理制度》，达到公开招标金额标准的