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企业信息档案分类及编码规范系统实施标准

一、引言

为规范企业信息档案的管理流程，提升档案检索效率与数据一致性，降低信息孤岛风险，特制定本实施标准。本标准基于《企业信息档案管理办法》（国档发〔2020〕号）及行业最佳实践，结合企业信息化建设需求，明确档案分类与编码系统的设计原则、实施步骤、操作规范及质量控制要求，为企业档案管理数字化转型提供可落地的技术支撑。

二、应用背景与适用范围

（一）应用背景

企业规模扩大与业务多元化，信息档案数量呈指数级增长，传统“人工分类+手动编码”模式存在以下痛点：

分类标准不统一：各部门档案分类依据差异大，跨部门检索困难；

编码规则混乱：档案编号重复、无规律，导致信息关联性差；

管理效率低下：人工检索耗时、易出错，难以支撑实时业务决策；

合规风险隐患：档案分类不符合行业监管要求，存在审计风险。

通过实施标准化分类及编码系统，可实现档案“集中存储、分类清晰、编码唯一、高效检索”的目标，为企业数字化转型奠定数据基础。

（二）适用范围

本标准适用于各类大中型企业（含集团化企业、制造业、服务业等）的信息档案管理，涵盖以下档案类型：

行政管理类（如公文、会议纪要、制度文件等）；

人力资源管理类（如员工档案、劳动合同、培训记录等）；

财务管理类（如凭证、账簿、报表、审计报告等）；

业务管理类（如合同、客户资料、项目档案等）；

科技研发类（如专利、图纸、技术文档、研发报告等）；

其他具有保存价值的纸质或电子档案。

三、实施流程与操作步骤

（一）阶段一：前期准备（1-2周）

目标：明确项目目标与职责分工，完成现状调研与资源规划。

1.成立项目组

组长：企业分管档案管理的高管（如*副总经理），负责项目统筹与决策；

副组长：档案管理部门负责人（如*主任），负责方案制定与进度管控；

成员：IT部门（系统支持）、各业务部门代表（如经理、主管）、档案管理员（*专员），参与需求分析与测试验证。

2.现状调研

调研内容：

（1）现有档案类型、数量、存储方式（纸质/电子）；

（2）各部门分类习惯与编码规则（如合同编号规则、项目编号规则）；

（3）业务场景对档案检索的需求（如法务部门需快速调取历史合同）；

（4）现有档案管理系统功能与局限性（如是否支持自定义分类、编码规则配置）。

调研方法：访谈法（访谈各部门档案管理员及业务骨干）、问卷法（发放调研问卷覆盖100%业务部门）、分析法（梳理近3年档案台账数据）。

3.制定实施计划

明确项目里程碑、时间节点、责任人与交付成果，示例：

阶段

时间节点

责任人

交付成果

前期准备

第1-2周

*主任

现状调研报告、实施计划

分类体系设计

第3-4周

各业务部门代表

档案分类体系表（初稿）

编码规则制定

第5-6周

IT部门+*专员

编码规则说明书（初稿）

系统配置与测试

第7-8周

IT部门

档案管理系统配置方案、测试报告

推广应用

第9-10周

各部门

培训记录、试点运行报告

验收与优化

第11-12周

项目组

实施验收报告、优化方案

（二）阶段二：分类体系设计（2-3周）

目标：构建科学、层级清晰、可扩展的档案分类体系，保证分类逻辑覆盖所有档案类型。

1.确定分类原则

科学性：以档案形成规律与内在联系为依据，避免主观随意性；

系统性：采用层级结构，大类→中类→小类→子类，逐级细分（建议不超过4级）；

可扩展性：预留类目空间，适应企业新增业务类型；

实用性：结合业务部门实际需求，简化冗余层级，便于操作。

2.设计分类层级结构

示例（以制造业企业为例）：

一级类目（大类）：按职能划分，如“行政管理类”“人力资源管理类”“财务管理类”“业务管理类”“科技研发类”；

二级类目（中类）：按业务流程划分，如“业务管理类”下分“合同管理”“客户管理”“项目管理”；

三级类目（小类）：按文件类型划分，如“合同管理”下分“采购合同”“销售合同”“服务合同”；

四级类目（子类）：按具体属性划分，如“采购合同”下分“原材料采购”“设备采购”。

3.编制《档案分类体系表》

明确各级类目名称、代码、说明及适用范围，格式详见“四、标准化模板与示例”中表1。分类体系表需经各部门负责人会签确认，保证覆盖全部档案类型。

（三）阶段三：编码规则制定（2周）

目标：设计唯一、简洁、易识别的编码规则，支持档案快速检索与关联。

1.确定编码原则

唯一性：每份档案对应唯一编码，避免重复；

可识别性：编码包含分类信息、时间、部门等关键要素，便于“见码知意”；

稳定性：编码规则一旦确定，长期适用，避免频繁修改；

兼容性：支持与现有业务系统（如ERP、OA）的编码对接。

2.设计编码结构

建议采用“分类码+时间码+流水码”组合结构，示例：

档案编码=一级类目代码（2位）+二级类目代码（2位）+年份（4位）+部门代码（2位