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企业行政管理规范化流程指南

一、引言

为规范企业内部行政管理行为，明确各环节职责分工，提高行政工作效率与服务质量，保障企业日常运营有序开展，特制定本规范化流程指南。本指南涵盖办公管理、会议组织、资产管控、档案归档、印章使用及差旅安排六大核心模块，适用于企业各部门及全体员工的行政事务处理，旨在通过标准化操作减少流程冗余，降低管理成本，支撑企业战略目标落地。

二、办公管理规范化流程

（一）适用范围与对象

本模块适用于企业日常办公用品采购、领用、库存管理及办公环境维护等行政事务，涉及行政部门、各业务部门及全体员工。

（二）标准化操作流程

1.办公用品需求提报

需求发起：每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品需求申请表》（含物品名称、规格型号、预估数量、用途说明），经部门负责人*审核后提交至行政部门。

紧急需求处理：若遇突发紧急需求（如办公用品短缺影响日常工作），部门可直接通过OA系统提交紧急申请，注明“紧急”字样，行政部门需在2小时内响应。

2.采购与库存管理

采购审批：行政部门汇总各部门需求，编制《月度办公用品采购计划》，经行政部门经理审核、总经理审批后，由采购专员执行采购（优先选择定点供应商，保证性价比）。

入库登记：物品到货后，行政部门需对照采购清单核对数量、质量，确认无误后在《办公用品库存台账》中登记（入库日期、物品名称、规格、数量、单价、供应商、经手人）。

库存管控：行政部门每月28日进行库存盘点，保证账实相符；当库存量低于安全库存（如常用笔芯、A4纸等可维持1个月用量）时，及时启动补货流程。

3.领用与发放

领用流程：员工填写《办公用品领用登记表》，经部门负责人签字后至行政部门领取；贵重物品（如笔记本电脑、打印机）需额外填写《贵重物品领用单》，经行政部门经理及总经理*审批。

发放原则：按需领用，杜绝浪费；领用需登记完整信息（领用人、领用日期、物品名称、数量），便于追溯。

（三）配套工具表单

表1：办公用品需求申请表

部门

需求日期

物品名称

规格型号

预估数量

用途说明

部门负责人签字

销售部

2023-10-25

A4纸

70g

5包

日常办公

*

市场部

2023-10-25

签字笔

0.5mm

10支

客户会议

*

表2：办公用品库存台账

入库日期

物品名称

规格型号

数量

单价（元）

供应商

经手人

领用记录（日期+数量）

2023-10-01

A4纸

70g

10包

25.00

文具

*

2023-10-05:2包

2023-10-10

签字笔

0.5mm

20支

2.50

超市

*

2023-10-15:5支

（四）执行关键提示

严禁超需求申领或虚假申领，行政部门需定期核查领用记录，对异常领用行为（如单次领用数量远超常规）进行核实。

办公用品采购需严格执行企业采购制度，禁止违规采购或收取供应商回扣，违者将按企业奖惩制度处理。

办公环境维护需明确各部门责任区域，行政部门每周组织一次环境检查，保证办公区域整洁有序。

三、会议组织规范化流程

（一）适用范围与对象

本模块适用于企业各类会议（如例会、专题会、评审会、股东大会）的组织、召开及会后跟进，涉及会议发起部门、行政部门、参会人员及记录人员。

（二）标准化操作流程

1.会议发起与审批

发起申请：会议发起部门需提前3个工作日填写《会议申请表》，注明会议名称、目的、时间、地点、参会人员、议程、所需物料（如投影仪、麦克风）及预计时长，经部门负责人*审核。

审批与协调：行政部门收到申请后，需核查会议室availability（避免时间冲突），若需跨部门协调参会人员，由行政部门统一对接；重大会议（如股东大会）需经总经理*审批。

2.会前准备

通知发布：行政部门提前1-2天通过OA系统或邮件发送会议通知，包含会议全部信息及“请准时参会，提前10分钟签到”的提示。

物料准备：行政部门根据需求准备会议物料（调试设备、摆放席卡、打印材料等），会议发起部门需提前半天提交会议材料至行政部门，保证材料准确无误。

场地布置：按照会议性质布置场地（如例会采用圆桌式，评审会采用课桌式），保证灯光、空调、网络等设施正常。

3.会中服务与记录

签到管理：参会人员签到时需填写《会议签到表》，记录姓名、部门、联系方式；迟到人员需在会后向会议发起部门说明原因。

会议记录：指定记录人员（一般为行政部门或发起部门专员）全程记录会议内容，重点记录决议事项、责任人、完成时限及需协调资源，形成《会议纪要（初稿）》。

纪律维护：会议期间，提醒参会人员将手机调至静音或震动，禁止随意走动或交头接耳，保证会议高效进行。

4.会后跟进

纪要分发：会议结束后24小时内，记录人员完成《会议纪要》审核（经会议发起部门负责人及行政部门经理签字确认），通过OA系统分发至参会人员及相关部门。

决议跟踪：行政部门