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机关单位文档管理规范与操作流程

引言

机关单位的文档管理是其日常运转和履行职能的基础性工作，直接关系到政令畅通、工作效率、决策质量以及历史资料的留存与利用。为进一步提升机关单位文档管理的规范化、科学化水平，确保文档的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合机关单位工作实际，特制定本规范与操作流程。本规范旨在为机关单位各类文档的形成、办理、流转、保管、利用和销毁等环节提供明确指引，以期形成权责清晰、流程顺畅、管理高效的文档工作格局。

一、文档管理的基本原则

机关单位文档管理工作应严格遵循以下基本原则，确保各项管理活动有序开展：

（一）依法依规原则

严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例等相关法律法规，以及上级主管部门关于文档管理的各项规章制度，确保文档管理工作的合法性和严肃性。

（二）统一领导、分级负责原则

文档管理工作实行统一领导，由单位办公室（或指定的文档管理部门）牵头负责，各内设机构和下属单位分级落实管理责任，明确专（兼）职文档管理人员，形成一级抓一级、层层抓落实的工作机制。

（三）真实准确、安全保密原则

文档的形成、办理、传递和保管必须保证其真实性、准确性和完整性。严格执行保密规定，落实保密责任，确保涉密文档和敏感信息的绝对安全，严防失泄密事件发生。

（四）科学规范、便捷高效原则

运用科学的管理方法和技术手段，优化文档处理流程，规范文档整理、著录、保管等环节，提高文档管理效率和利用便捷性，为单位各项工作提供有效支撑。

（五）全程管理、永续利用原则

对文档从产生到处置的整个生命周期进行全过程控制和管理，重视文档的积累、归档和保存，确保有价值的文档资源得以永续保存和开发利用。

二、文档的管理规范

（一）文档的界定与分类

1.文档界定：本规范所称文档，是指机关单位在公务活动中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物等。

2.文档分类：

*按来源分：可分为收文、发文和内部文件。收文指从外单位收到的各类公文；发文指本单位制发的各类公文；内部文件指本单位内部形成的会议纪要、工作计划、总结、调研报告等。

*按涉密程度分：可分为绝密级、机密级、秘密级和非涉密文件。涉密文件的确定、标识、传递、保管、销毁等，必须严格按照国家保密规定执行。

*按内容性质分：可分为政策性文件、业务性文件、事务性文件、会议文件、人事文件、财务文件等。

（二）文档的格式规范

1.公文格式：严格按照《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T9704）执行，确保公文的要素齐全、格式规范、字迹清晰、排版美观。

2.电子文档格式：电子文档应采用通用、稳定的格式，如PDF、DOCX、XLSX等，并确保其内容与纸质文档一致。重要电子文档应进行备份，并符合长期保存的技术要求。

3.其他载体文档：声像资料、实物等应标明事由、时间、地点、人物、制作人等基本信息，确保其可识别性。

（三）文档的著录与标引

1.著录：对文档的基本特征进行记录，包括文件编号、标题、作者、成文日期、页数、附件、密级、保管期限等，为文档的检索和管理提供基础数据。

2.标引：根据文档的内容和特征，赋予其分类号、主题词或关键词，以便于计算机检索和管理。标引应遵循相关的分类标引规则。

（四）文档的保管要求

1.库房要求：文档保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.装具要求：使用符合标准的文件柜、档案盒（夹）等装具存放文档。涉密文档应存放在专用的保密柜中，并采取双人双锁管理。

3.日常管理：定期对文档进行清点核对，发现问题及时处理。保持文档存放有序，便于存取。对破损、褪色的文档应及时进行修复或复制。

（五）文档的保密管理

1.保密制度：建立健全文档保密管理制度，明确涉密文档的产生、流转、使用、保管、销毁等各环节的保密责任。

2.涉密人员管理：加强对涉密人员的教育、培训和管理，签订保密承诺书，落实保密责任制。

3.涉密载体管理：严格管理涉密纸质文档、涉密电子文档载体（如U盘、移动硬盘等），禁止将涉密载体带出规定范围，禁止在非涉密计算机上处理、存储涉密信息。

4.保密检查：定期组织文档保密检查，及时发现和消除泄密隐患。

三、文档的操作流程

（一）收文处理流程

1.签收与登记：收到外来文件后，由单位收发人员或指定人员进行签收，核对文件的种类、份数、页数等是否与投递清单一致。确认无误后，在收文登记簿上进行详细登记，包括收文日期、来文单位、文号、标题、密级、份数等。

2.初审与拟办：办公室（或文书处理人员）对收到的文件进行初审，判断