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采购物品质量控制标准流程模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门，用于规范采购物品从需求提出到入库验收的全流程质量控制，尤其适用于以下场景：

原材料/零部件采购：生产型企业对关键原材料、核心零部件的质量把控；

设备/工具采购：企业固定资产（如生产设备、办公设备）或工具类物品的质量验收；

办公用品/服务采购：非生产类物品（如文具、耗材）或外包服务（如物流、保洁）的质量标准设定；

新供应商引入：首次合作供应商的物品质量评估与准入审核；

批量采购复检：长期合作供应商的定期质量抽检与稳定性监控。

二、采购质量控制全流程操作指南

（一）采购需求确认与质量标准明确

操作内容：

采购部门接到（需求部门，如生产部/行政部）的《采购需求申请表》后，需与需求部门沟通，明确物品的核心质量参数（如规格、型号、材质、功能指标、环保认证等），避免模糊描述（如“质量好”“耐用”等）。

对于技术复杂的物品（如精密设备、特殊原材料），需组织（质量工程师/技术专家）制定《采购物品质量技术标准》，作为后续供应商筛选和验收的依据。

标准需明确验收依据（如国标GB、行标HB、企业标准Q/X，或双方约定的技术协议），并标注“关键质量特性”（如安全指标、核心功能参数）。

负责人：采购专员、需求部门负责人、质量工程师*

输入文件：《采购需求申请表》《技术规格书》（如有）

输出文件：《采购需求质量确认表》（含质量标准清单）

（二）供应商筛选与质量能力评估

操作内容：

采购部门通过供应商库、公开招标、行业推荐等方式筛选候选供应商，重点审核其质量资质（如ISO9001认证、行业准入许可、产品检测报告等）。

对候选供应商开展现场评估（或要求提供《供应商质量保证能力说明》），内容包括：

质量管理体系是否完善（如是否有专职质检人员、检验设备是否校准、不合格品处理流程等）；

过往供货质量记录（如客户投诉率、退货率、质量处理情况）；

样品测试：要求供应商提供样品，由（质量部/需求部门）按《采购物品质量技术标准》进行测试，出具《样品检验报告》。

综合评估后，选择2-3家优质供应商进入《合格供应商名录》，并签订《供应商质量协议》，明确质量责任、违约处理条款（如“关键特性不合格，整批拒收”“连续3批合格，可抽检”等）。

负责人：采购经理、质量工程师

输入文件：《采购需求质量确认表》《候选供应商资质清单》

输出文件：《供应商质量评估表》《合格供应商名录》《供应商质量协议》

（三）采购合同签订与质量条款嵌入

操作内容：

采购部门与选定供应商签订采购合同时需将《采购需求质量确认表》和《供应商质量协议》作为附件，明确以下质量条款：

交付质量要求：物品需符合约定的质量标准，提供出厂检验报告、合格证等证明文件；

验收流程：明确“到货后X个工作日内完成检验”，检验方式（全检/抽检，抽检标准按GB/T2828.1执行）；

异议处理：若检验不合格，供应商需在X个工作内响应（退货/换货/返工），并承担相关费用；

质量追溯：要求供应商提供批次追溯信息（如生产日期、原材料批次、操作人员记录）。

负责人：采购经理、法务专员（如有）

输入文件：《采购需求质量确认表》《供应商质量协议》

输出文件：《采购合同》（含质量条款附件）

（四）物料进厂检验与质量确认

操作内容：

物料到货后，仓库管理员核对送货单与采购合同信息（品名、规格、数量、批次号），无误后通知（质量检验员）进行检验。

检验员依据《采购物品质量技术标准》和《进厂检验作业指导书》，开展以下检验：

外观检验：检查物品包装是否完好、标识是否清晰（含生产日期、保质期、合格证），有无破损、变形、污染等；

尺寸/功能检验：使用卡尺、万用表等工具测量关键尺寸（如长度、直径）或测试功能（如抗压强度、电压稳定性）；

安全/环保检验：对涉及安全（如电器产品的绝缘电阻）或环保（如RoHS认证）的物品，需查验第三方检测报告或现场测试。

检验结果分为“合格”“让步接收”（仅适用于不影响使用的小瑕疵）、“不合格”三类，填写《进厂检验记录表》，并同步更新《采购物品质量台账》。

负责人：仓库管理员、质量检验员

输入文件：《采购合同》《进厂检验作业指导书》

输出文件：《进厂检验记录表》《采购物品质量台账》

（五）不合格品处理与供应商反馈

操作内容：

若检验不合格，质量检验员需在2小时内通知采购专员和需求部门，同步填写《不合格品处理报告》，明确不合格项（如“尺寸超标2mm”“功能失效”）、数量、严重程度（致命/严重/轻微）。

根据不合格品处理流程：

致命/严重不合格：整批拒收，供应商需在3个工作日内办理退货，并提交《质量问题整改报告》（含根本原因分析、纠正预防措施）；

轻微不合格：经需求部门确认“不影响使用”后，可办理“让步接收”，但需记录在案，后续