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外贸订单跟单操作规范

在国际贸易的复杂链条中，订单跟单工作扮演着至关重要的角色，它是连接客户需求、公司内部生产与外部供应链的核心纽带。一份订单从初步接洽到最终顺利收汇，每一环节都离不开跟单员的细致跟进与专业把控。为确保外贸订单的高效执行，保障客户满意度与公司利益，特制定本操作规范，旨在为跟单工作提供清晰指引与行为准则。

一、订单确认与评审阶段

订单的确认与评审是跟单工作的起点，其严谨性直接决定了后续流程的顺畅与否。

1.客户需求核实与订单接收：接到客户订单意向（无论是邮件、传真还是在线平台消息）后，首要任务是仔细核对所有细节。包括但不限于：产品型号、规格、材质、颜色、数量、单价、总价、贸易术语（如FOB、CIF等）、付款方式（T/T,L/C等）、交货期、包装要求、目的地港口以及是否有特殊条款（如检验标准、认证要求等）。对于任何模糊不清或存有疑问的地方，必须立即与客户进行书面确认，确保信息的准确性和一致性，避免后续因理解偏差造成损失。

2.内部订单评审：将核实无误的客户订单提交至公司内部相关部门进行评审。这通常涉及销售、生产、采购、财务等部门。生产部门需评估现有产能、生产周期是否能满足交货期要求；采购部门需确认原材料或外购件的供应能力及采购周期；财务部门则对付款方式的风险、成本等进行评估。跟单员需跟踪评审进度，协调解决评审中发现的问题，确保订单在公司内部获得可行的执行方案。只有通过内部评审的订单，方可正式接受。

3.合同签订与确认：在内部评审通过后，根据双方确认的条款，及时与客户签订正式的外贸合同（如PI形式发票或SalesContract）。合同条款应力求详尽、准确，明确双方的权利与义务。合同签订后，应立即将副本分发给公司内部相关执行部门，并留存归档。

二、生产与采购跟进阶段

订单正式启动后，跟单工作的重心转移至生产或采购过程的细致跟进，以确保产品按时、按质、按量产出。

1.生产计划/采购计划下达：根据合同要求及内部评审结果，生产部门制定详细的生产计划，采购部门制定采购计划。跟单员需确认这些计划的合理性，并以此为基准进行后续跟踪。

2.生产进度跟踪：若为自产产品，跟单员需定期（如每日或每周，根据生产周期灵活调整）与生产部门沟通，了解生产进度，包括原材料投入、各工序完成情况、是否存在生产瓶颈等。对于可能影响交货期的潜在问题，要及时预警并协助生产部门协调解决，例如调整生产顺序、增加人手等。

3.采购进度跟踪：若涉及原材料或成品采购，跟单员需与采购部门紧密合作，跟踪供应商的备货情况、生产进度、质量检验安排以及预计发货时间。定期向供应商进行书面询问，要求其提供生产进度报告或备货照片，确保采购物料能按时到位，避免因物料短缺影响整体生产进度。

4.过程质量监控：在生产或采购过程中，跟单员有责任协同质检部门（或自身参与，视公司流程而定）对产品质量进行过程监控。确保生产过程符合既定的质量标准，对于关键工序或客户有特殊要求的环节，应加强关注。若发现质量问题，需立即反馈给相关部门及供应商，并督促其采取纠正措施，必要时可要求重新生产或更换。

三、出货准备与质量检验阶段

产品生产或采购完成后，进入出货前的关键准备阶段，此阶段工作的细致程度直接关系到能否顺利出运及客户接收。

1.成品检验（FQC）安排：在货物备齐后，根据合同约定（或公司常规流程），安排成品检验。这可能是工厂内部质检，也可能是客户指定的第三方检验机构（如SGS,BV等）进行检验。跟单员需提前与质检方沟通检验时间、地点、标准及所需文件，并确保货物在检验前处于待检状态。

2.检验结果确认与处理：检验完成后，及时获取检验报告。如检验合格，方可安排后续出货事宜。如检验不合格，需立即组织相关部门分析原因，并根据不合格程度及客户要求，采取返工、挑选、换货等补救措施，并重新安排检验，直至检验合格。

3.包装与标识确认：严格按照客户要求或合同约定的包装方式（如纸箱、木箱、托盘等）及包装材料进行包装。同时，确保外箱标识清晰、准确，包括产品名称、型号、数量、毛净重、侧唛、正唛、唛头等信息，符合出口及客户的清关要求。跟单员需对包装及标识进行最终确认。

4.订舱与物流安排：根据交货期和运输条款，提前与货运代理（或船公司）联系，进行订舱。提供准确的货物信息（品名、件数、毛重、体积、目的港等）以便货代安排合适的船期或航班。确认订舱信息（船名航次、提单号、截关日期、开船日期等）后，及时通知相关部门备货入仓或安排拖车。

四、出运与交单阶段

货物顺利出运并非订单执行的终点，及时准确地完成交单是确保安全收汇的关键。

1.货物出运跟踪：货物按计划入仓或装柜后，跟踪货物的报关情况，确保顺利通关。货物装船/装机后，及时从货代处取得提单等运输单据。核对提单上的信息（如收发货人、