设备采购审批与招投标管理流程模板.docVIP

设备采购审批与招投标管理流程模板

一、适用范围与背景

本模板适用于各类企业、事业单位及部门的设备采购管理，涵盖从需求提出到履约验收的全流程，重点规范需通过招投标方式实施的设备采购项目（如大型生产设备、精密仪器、办公自动化设备等）。通过标准化流程，保证采购合规性、效率性及经济性，防范采购风险，保障采购质量。

二、详细操作流程步骤

（一）需求提出与初步审批

需求部门发起申请

设备使用部门根据业务发展或设备更新需求，填写《设备采购需求申请表》（详见模板表格1），明确设备名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、技术参数、用途、使用部门及期望交付时间等信息。

需求部门负责人对申请的必要性及合理性进行审核，签字确认后提交至采购管理部门。

采购管理部门初审

采购管理部门对需求部门提交的申请进行初审，重点核查：

需求是否符合部门年度采购计划；

预算金额是否在部门预算范围内（超预算需提交预算调整申请）；

技术参数是否明确、是否存在倾向性或排他性条款。

初审通过后，组织技术部门（如设备部、研发部）对技术参数的可行性进行评审，形成《技术参数评审意见表》。

（二）采购方式确定与招标文件编制

采购方式审批

根据采购金额、项目性质及政策要求，确定采购方式：

公开招标：适用于预算金额达到公开招标限额标准（如单项或批量采购金额50万元以上）的项目；

邀请招标：适用于符合《招标投标法》规定条件（如只能从有限范围供应商处采购、采用公开招标费用过高）的项目，需邀请3家及以上合格供应商；

竞争性谈判/询价：适用于紧急采购、金额较小或技术规格简单的项目（如20万元以下）。

采购管理部门填写《采购方式审批表》，附技术参数评审意见，报采购分管领导及总经理（或单位负责人）审批。

招标文件编制与审核

审批通过后，采购管理部门牵头编制招标文件，内容包括：

商务部分：投标人资格要求、投标保证金缴纳方式、合同主要条款、付款方式、违约责任等；

技术部分：设备详细技术参数、功能要求、验收标准、售后服务承诺等；

评标办法：明确评标标准（如价格权重、技术评分细则、商务评分细则）及评标流程。

招标文件需经法务部门（或合规部门）审核合规性，技术部门确认技术参数准确性，最终由采购管理部门负责人签字确认。

（三）招标公告发布与供应商报名

发布招标公告

公开招标项目需在指定媒介（如采购网、企业采购平台）发布招标公告，公告期不少于5个工作日，内容包括：项目名称、采购需求、投标人资格要求、获取招标文件时间及方式、投标截止时间、联系方式等。

邀请招标项目需向3家及以上合格供应商发出投标邀请书，明确上述信息。

供应商报名与资格预审（如需）

供应商按公告要求提交报名材料（如营业执照、相关资质证书、法定代表人身份证明等），采购管理部门对供应商资格进行初步审查。

对复杂项目可组织资格预审，从供应商的专业能力、业绩、财务状况、信誉等方面进行综合评审，确定合格投标人名单并通知其参与投标。

（四）投标文件接收与开标评标

投标文件接收

采购管理部门在投标截止时间前接收投标文件，投标文件需密封完好，标注项目名称及投标人名称，并由投标人代表签字确认。

超过截止时间的投标文件不予接收，由采购管理部门出具《投标文件接收情况说明》。

开标会议

在投标截止时间后，组织开标会议，由采购管理部门、需求部门、技术部门、审计部门（或监督人员）及投标人代表共同参与。

按程序公开宣读投标人名称、投标报价、投标有效期等主要内容，投标人代表对开标结果无异议后签字确认，形成《开标记录表》。

评标会议

组建评标委员会：评标委员会由采购人代表及技术、经济专家组成，成员人数为5人以上单数，其中专家人数不得少于总人数的2/3，专家从评标专家库中随机抽取。

评标过程：

初步评审：检查投标文件是否实质性响应招标要求（如资格、技术参数、投标保证金等），剔除无效投标；

详细评审：评标委员会根据评标办法对有效投标文件进行打分（如技术评分、商务评分、价格评分），并撰写《评标报告》，明确推荐中标候选人（1-3名）及排序理由。

（五）中标公示与合同签订

中标公示

采购管理部门在评标结束后2个工作日内，将评标结果在企业内部公告栏或指定媒介进行公示，公示期不少于3个工作日，公示内容包括中标候选人名称、投标报价、评审得分等。

公示期间如收到异议，采购管理部门需在3个工作日内组织复核并将结果书面告知异议人。

合同审批与签订

公示无异议后，采购管理部门根据评标报告确定中标人，向其发出《中标通知书》。

采购管理部门与中标人根据招标文件及投标文件内容草拟《采购合同》，合同条款需明确设备规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、质保期、违约责任等。

合同需经法务部门审核、采购分管领导及总经理审批后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正本一式多份（采购人、中标人、财务部门、档案