行政接待作业流程.docVIP

附件15《VA级贵宾接待接待步骤模板》

三棵树涂料股份

贵宾接待日程安排表

X月XX日热烈欢迎XXXXXXX贵宾莅临本企业参观考察，为了充足确保接待工作有序开展，作以下安排，请相关部门配合实施。

时间要求

地点

工作安排

责任部门

注意事项

企业

确定贵宾接待日程安排

对口部门

关键关注：时间安排、企业接待、LED内容、其它考察活动、用餐、住宿及用车安排。

企业

完成各项接待准备

行政部负责

对口部门配合

1、晚宴预订（XXXX酒店）；

2、住宿房间预订，提前检验房间内各项设施，购置鲜花、水果提前半天摆放在房间，鲜花中附对口高管名片；

3、如有需要，帮助确定和设计游览路线，联络旅行社和导游等，方便贵宾游览；

4、新厂区公共区域卫生维护；

5、会议室环境维护及设备检验；

6、水果、饮品、资料准备，接待服务人员安排

XXX-

XXX

迎接

对口部门

1、确定航班时间、安排车辆，确保提前30分钟抵达机场，下车等候；

2、代表企业迎接；（机场内出口处迎接、并引领至车辆处）。

XXX

午餐

对口部门

选择当地特色餐厅，陪同贵宾用餐；

XXX

游览

对口部门

联络旅行社、导游，根据既定游览线路旅游

XXX-莆田

预订酒店等候

对口部门、行政部

1、和前往迎接人员保持联络，做好迎接准备

2、检验包厢设施，确定菜单和席位牌摆放，确定房间内鲜花、水果、名片、接待安排表（贵宾版）落实到位；

预订酒店

迎接

对口部门主管、行政部

1、代表企业表示热烈欢迎

2、让贵宾稍事休息

注意：行政部需要事先准备好房卡、房间部署和检验餐厅准备情况。

预订酒店

欢迎晚宴

对口高管、对口部门主管、行政部

1、对口高管代表企业表示热烈欢迎

2、确保宴会气氛融洽、步骤顺畅

预订酒店

早餐

对口部门主管

1、08:15分前到酒店陪同早餐（房费含早餐）

2、引领至企业参观

新厂

新厂参观

运行中心高管、行政部、技术部、生产部、物流部各安排一名副部长级以上（含）职员参与

1、行政部提前悬挂横幅。

2、注意新厂环境卫生

3、提前申请红色准入牌

4、合适提醒参观期间注意事项

5、物流部提前准备好看板。

旧厂大会议室

商务洽谈

对口高管、对口部门主管、技术部主管

1、行政部提前悬挂横幅并更改LED内容

2、注意旧厂环境卫生

3、提前落实会场部署，包含企业资料、矿泉水、水果及设备

4、确保洽谈气氛融洽

预订酒店

午餐

对口高管、对口部门主管、技术部主管

代表企业出席款待

景点

前往景点

对口部门专员陪同

1、行政部安排专车送领导至景点并陪同游览；

2、行政部提前联络景点游览门票和用车事宜；

景点

游览和餐宿

对口部门专员陪同

1、行政部提前预定景点晚餐、住宿宾馆和第二天午餐；菜肴以当地特色菜为主。

3、行政部安排车辆提前2小时之前抵达指定地点等候贵宾（下车，保持电话通畅）。

景点-XXX

前往机场

对口部门主管

1、陪同至机场

2、抵达机场前发短信问候

XXXX

欢送

对口部门主管

1、代表企业欢送

2、确定航班未晚点后再离别

企业

总结

对口部门

对活动安排、接待进行评定，对效果进行评定。

注：一、接待准备：

1.条幅、LED

1.1条幅2条（新旧厂大门各一条）；

1.2拱门两个（新旧厂门口各一个）；

1.3全部LED内容全部调整完成

1.4如上口号参考内容：

待定

2.其它行政准备内容

2.1新厂公寓住宿人员提前认真做好公寓住宿卫生

2.2餐厅认真做好各项卫生工作，要求2日举行餐厅卫生大扫除，关键关注食品、调味品、菜肴、冰柜卫生。

2.3公寓楼人很检验职员卫生、住宿激励；准备提供样板房间作参观等工作

2.4认真做好企业公共区域卫生，不得在沿途出现任何一张废纸、废袋和显著积尘和土块。

2.5新厂办公楼卫生清理

2.6会议接待处准备适量矿泉水；另外警卫队负责准备好适量雨伞至下车处。

3.办公区、绿化区卫生清理

4.安全准备工作

4.1安办全力做好各个区域安全检验，对于违纪现象需要严厉、快速跟进处理

4.2警卫队关键做好门口进出、参观沿线、车辆安全、厂区周围和物流车辆调度等关键工作安排，明确责任人。

5.工程施工准备工作

完成接待贵宾各项工程类工作；施工安全、工人调度和参观指导期间停工安排等。

6.讲解栏准备工作

7.摄影准备工作，安排2-3名专员。

8.厂区准备工作

8.1关键强调安全生产、文明生产；讲究企业形象。宣导职员若遇采访或是问询需要礼貌应对。

8.2清理全部非必需使用物品、用具等。

8.3安排专员负责本部接待准备工作。

9.其它准备工作

全司人员必需按规范着装、讲究仪容仪表；向职员强调礼节礼貌关键性，使用礼貌用语。

二、关键说明：

1．晚宴及住宿标准：餐标：XX