采购流程管理与供应商评估工具.docVIP

通用采购流程管理与供应商评估工具模板

一、适用场景与行业覆盖

本工具模板适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业、建筑业等）的采购管理工作，尤其适用于以下场景：

新项目启动采购：企业新产品研发、生产线扩建等项目中的物料或服务采购需求；

现有供应商优化：对长期合作供应商进行系统性评估，筛选优质供应商，淘汰低绩效供应商；

紧急采购管理：应对生产突发断供、客户临时加单等紧急采购场景，保证流程合规与效率；

集中采购管控：集团型企业对多分公司、多部门的同类采购需求进行统一管理与供应商统筹评估。

二、操作流程分步指南

（一）需求确认与采购计划制定

目标：明确采购需求，制定可执行的采购计划，避免盲目采购。

步骤1：提交采购需求申请

责任主体：需求部门（如生产部、项目部、行政部）

操作内容：

需求部门填写《采购需求申请表》（详见“配套工具表格模板”），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、期望交付时间、预算金额及用途；

需求部门负责人*对申请内容的真实性、必要性进行审核签字。

步骤2：采购部门需求复核

责任主体：采购部经理*

操作内容：

核查采购需求的合理性（如数量是否匹配产能、预算是否在可控范围）；

对需技术评审的需求，组织质量部、技术部共同确认技术参数，避免需求描述模糊导致后期争议。

步骤3：制定采购计划

责任主体：采购专员*

操作内容：

根据复核后的需求，结合库存情况（如有），制定《采购计划表》，明确采购品类、供应商寻源方式（公开招标、邀请招标、询价等）、采购时间节点及责任人；

采购计划报分管领导*审批后执行。

（二）供应商寻源与初步筛选

目标：通过多渠道收集供应商信息，筛选出符合基本资质的候选供应商。

步骤1：建立供应商池

责任主体：采购专员*

操作内容：

通过行业展会、专业平台（如中国制造网、巴巴企业采购）、供应商自荐、同行推荐等渠道收集供应商信息；

对收集到的供应商进行初步登记，填写《供应商信息收集表》（详见“配套工具表格模板”），记录供应商基本信息、主营产品、产能、联系方式等。

步骤2：供应商资质初审

责任主体：采购部、质量部

操作内容：

核查供应商营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、3C认证等）、生产/经营许可证等文件是否齐全且在有效期内；

排除被列入“经营异常名录”“严重违法失信名单”的供应商（通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核实）。

步骤3：发送询价邀请

责任主体：采购专员*

操作内容：

对通过初审的3-5家供应商，发送《询价函》（包含采购需求明细、报价要求、交付时间、付款方式等）；

要求供应商在规定时间内提供书面报价（需加盖公章），并附产品规格书、样品（如需）。

（三）供应商现场评估与资料审核

目标：通过实地考察和资料审查，全面评估供应商的综合能力，保证其具备稳定供货条件。

步骤1：供应商资料深度审核

责任主体：采购部、质量部、财务部*

操作内容：

财务状况审核：财务部*通过供应商提供的财务报表（如资产负债表、利润表）或银行资信证明，评估其资金实力与抗风险能力；

生产能力审核：核查供应商的生产设备清单、产能数据、工艺流程图，确认其是否能满足订单数量与交期要求；

质量体系审核：质量部*审查供应商的质量管理制度（如IQC来料检验、过程质量控制、不合格品处理流程）、检测设备报告及过往客户质量反馈。

步骤2：现场实地考察

责任主体：评估小组（由采购部、质量部、技术部*组成）

操作内容：

制定《供应商现场评估checklist》，考察内容涵盖：生产车间环境整洁度、设备维护状况、员工操作规范性、原材料存储条件、安全生产管理等；

与供应商负责人沟通，知晓其企业文化、合作意愿及售后服务承诺，并填写《供应商现场评估表》（详见“配套工具表格模板”）。

步骤3：综合评分与供应商分级

责任主体：评估小组

操作内容：

根据资料审核（占40%）、现场考察（占30%）、价格报价（占20%）、过往合作案例（占10%）等维度，对供应商进行量化打分（详见《供应商评估打分表》）；

按得分将供应商分为三级：

A级（优选供应商）：得分≥90分，可优先合作；

B级（合格供应商）：得分70-89分，可正常合作，需持续关注；

C级（淘汰供应商）：得分＜70分，不予合作或限期整改后复评。

（四）采购谈判与合同签订

目标：明确双方权责，通过谈判争取最优采购条件，降低采购成本。

步骤1：谈判准备

责任主体：采购经理、法务专员（如需）

操作内容：

收集供应商报价、市场同类产品价格信息、行业标杆企业采购条款等资料；

设定谈判目标（如目标价格、付款账期、违约责任等），明确谈判底线。

步骤2：执行谈判

责任主体：谈判小组（采购经理为主，需求部门、财务部*配合）

操作内容：

与供应商就价格、交付周期、质量标准、付款方式、售后服务等条