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常用公文写作指要：规范、范式与实践

在机关、企事业单位的日常办公中，公文扮演着上传下达、沟通协调、规范行为、记录存查的重要角色。一份高质量的公文，不仅能准确传达意图、高效解决问题，更能体现行文单位的专业素养与工作作风。然而，公文写作并非易事，其严谨的格式要求、特定的语言风格和规范的处理流程，常常让初学者望而生畏。本文旨在结合实践经验，梳理几种常见公文的写作要点与范式，为提升公文写作能力提供参考。

一、公文写作的基本原则

在具体探讨各类公文写作之前，有必要明确公文写作应遵循的通用原则，这些原则是确保公文质量的基石：

1.准确规范：这是公文的生命线。内容必须真实可靠，数据务必精确无误，用词造句需严谨恰当，避免歧义。格式要符合国家相关规定及本单位的惯用规范。

2.简明扼要：公文旨在解决实际问题，应力求言简意赅，突出核心内容，避免冗余表述和不必要的修饰。

3.庄重得体：公文的语言风格应庄重严肃，符合机关行文的语境。同时，要根据行文对象的级别、关系以及公文的性质，选择恰当的语气和表达方式。

4.逻辑清晰：公文的结构应层次分明，条理清晰，论点、论据、结论之间要有严密的逻辑关系，便于读者快速理解和把握。

二、常见公文写作要点与范式

（一）通知

通知是最常用的公文之一，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。

*特点：广泛性、周知性、执行性。

*核心结构与写作要点：

*标题：通常由“发文机关+事由+文种”构成，如“XX公司关于召开年度工作会议的通知”。有时可省略发文机关，如“关于开展安全生产大检查的通知”。

*主送机关：指通知的受理机关，应明确、具体。多项并列时注意排序规则。

*正文：一般包括发文缘由、通知事项、执行要求三部分。

*发文缘由：简要说明发布通知的背景、依据或目的。例如：“为贯彻落实XX会议精神，切实做好XX工作，现将有关事项通知如下：”

*通知事项：这是通知的核心内容，需条理清晰地列出具体要求、安排或事项。如果内容较多，可分点阐述，使用序数词（一、二、三……或（一）、（二）、（三）……）使层次更分明。

*执行要求：通常以“请遵照执行”、“请认真贯彻落实”、“请周知”等作结。有时也会在此部分提出希望或强调注意事项。

*落款：发文机关名称和成文日期。若标题中已包含发文机关，落款处的发文机关名称可省略，但成文日期不可缺。

（二）报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

*特点：陈述性、单向性（上行）、事后性（多数情况下）。

*核心结构与写作要点：

*标题：一般为“发文机关+事由+文种”，如“XX局关于XX项目进展情况的报告”。

*主送机关：只有一个，即直属上级机关。

*正文：通常包含引言、主体和结尾。

*引言：简明扼要地说明报告的目的、依据或概括报告的主要内容。例如：“根据您单位X月X日询问，现将我单位XX情况报告如下：”或“为XX，现将近期工作情况报告如下：”

*主体：这是报告的核心，需详细、具体地阐述工作进展、取得的成绩、存在的问题、采取的措施、未来的计划等。应实事求是，条理清晰，可根据内容性质分点或分层次叙述。若为答复报告，则应紧扣上级询问的问题逐一回应。

*结尾：常用“特此报告”、“以上报告，请审阅”等结束语。

*落款：发文机关名称和成文日期。

*注意：报告中不得夹带请示事项。若有需要上级批准的事项，应另行撰写“请示”。

（三）请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

*特点：祈请性、单向性（上行）、事前性。

*核心结构与写作要点：

*标题：一般为“事由+文种”，如“关于审批XX项目立项的请示”，也可加上发文机关，如“XX公司关于解决XX经费问题的请示”。

*主送机关：一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得抄送其下级机关。

*正文：通常由请示缘由、请示事项、请示结语三部分组成。

*请示缘由：这是请示的关键部分，要充分、合理地阐述提出请示的原因、背景、依据和必要性，以引起上级机关的重视和理解，为批准事项打下基础。

*请示事项：明确、具体地提出请求上级机关指示或批准的事项。事项要单一，即“一文一事”，便于上级及时批复。

*请示结语：常用“妥否，请批示”、“以上请示，请予批准”、“以上请示如无不妥，请批转XX执行”等。

*落款：发文机关名称和成文日期。

*注意：严格遵循“一文一事”原则；不得越级请示；语气应谦逊、恳切。

（四）函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。