销售合同签订及审核工具.docVIP

销售合同签订及审核工具模板

一、工具适用：哪些场景下需要这份合同工具？

本工具适用于企业销售业务中各类合同的签订与审核流程，具体场景包括但不限于：

新客户首次合作：与未合作过的客户签订销售合同，需明确双方权利义务，降低合作风险；

老客户续签订单：针对长期合作客户的常规订单续签，需核对历史合作条款一致性；

定制化产品/服务销售：涉及非标产品、定制服务或特殊交付要求的合同，需细化技术参数与验收标准；

跨区域/跨境合作：不同地区或国家间的销售业务，需考虑法律合规性（如税务、运输条款）；

大额/长期订单：金额较大或履行周期超过1年的合同，需重点审核付款节点、违约责任等核心条款。

二、操作流程：从沟通到签署的六步走

第一步：需求梳理与信息核对（销售代表主导）

操作内容：

与客户沟通确认合同核心要素，包括：

双方主体信息（客户公司全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人；销售方对应信息）；

标的物详情（产品名称、规格型号、数量、质量标准，或服务内容、服务周期）；

商务条款（单价、总价、币种、折扣政策）；

交付要求（交付时间、地点、方式、运输费用承担方）；

付款方式（预付款比例、到款时间、账户信息、发票类型）；

特殊约定（如定制化需求、保密条款、知识产权归属等）。

核对客户提供的资质文件（如营业执照、法人授权委托书），保证签约主体合法有效。

输出物：《合同信息核对清单》（含上述要素勾选及备注栏）。

第二步：合同初稿起草（销售代表+法务专员协作）

操作内容：

销售代表根据《合同信息核对清单》，填写本工具提供的《销售合同模板》，填充双方基础信息、标的物详情、商务条款等核心内容；

对涉及定制化技术参数、特殊交付要求的内容，需附《技术附件》（如产品规格书、服务方案），并在合同中注明“附件与具有同等法律效力”；

法务专员审核初稿的合规性，重点检查：

条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规；

违约责任是否明确、对等（如逾期付款违约金比例、交付延迟的赔偿标准）；

争议解决方式是否约定清晰（如仲裁或诉讼，管辖地是否为签约方所在地）；

免责条款是否合理（如不可抗力范围及处理流程）。

输出物：《销售合同（初稿）》《法务审核意见表》（含修改建议及确认栏）。

第三步：内部审核与修订（部门经理+法务专员确认）

操作内容：

销售部门经理审核合同商务条款的合理性，包括：

价格是否符合公司定价政策，是否存在低于成本价销售风险；

交付周期是否与生产/供应链能力匹配，避免无法履约；

付款节点是否有利于公司现金流（如预付款比例、到账时间）。

法务专员根据部门经理意见及合规要求，修订合同条款，形成《销售合同（修订稿）》；

涉及跨部门协作（如技术、财务）的条款，需同步征求相关部门意见并记录修订依据。

输出物：《销售合同（修订稿）》《内部审核记录表》（含各部门审核意见及签字确认）。

第四步：客户反馈与确认（销售代表对接）

操作内容：

销售代表将《销售合同（修订稿）》发送给客户，并附《合同条款说明》（重点解释定制化条款、违约责任等易争议内容）；

接收客户反馈意见，若客户提出修改需求，需同步至内部法务及部门评估：

对非核心条款（如交付时间微调、补充说明），可直接修订并反馈客户；

对核心条款（如价格、付款方式）的重大修改，需报部门经理审批后与客户协商。

双方就所有条款达成一致后，形成《销售合同（最终稿）》，由客户方授权代表签字确认（需提供《法人授权委托书》原件）。

输出物：《客户反馈记录表》《销售合同（最终稿）》（客户签字版）。

第五步：正式签署与盖章（行政+财务协作）

操作内容：

行政部门核对合同签署完整性：双方是否加盖合同专用章（或公章），签字人是否为法定代表人或授权代表（附授权委托书）；

财务部门核对合同中的付款账户信息是否与公司对公账户一致，避免收款风险；

公司留存合同原件至少2份（1份归档，1份交客户），同时扫描存档电子版（命名规则：合同编号-客户名称-签订日期）。

输出物：签署完成的《销售合同》原件、《合同签署登记表》（含签署日期、份数、归档编号）。

第六步：合同归档与执行（销售+财务协作）

操作内容：

销售部门将合同原件、附件、审核记录、客户资质文件等整理归档，按“客户名称+合同编号”分类存放，电子版同步至公司合同管理系统；

财务部门根据合同约定跟踪付款进度，预付款到账后通知生产/发货部门启动履约流程；

销售部门定期跟进合同履行情况（如交付验收、售后反馈），若出现违约情形，及时收集证据并启动法律程序。

输出物：《合同归档目录》《合同履行跟踪表》。

三、合同模板：标准化条款与填写指引

销售合同模板

合同编号：[年份]销字第X号

甲方（采购方）：

公司名称：________________________

统一社会信用代码：________________

地址：_