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工具管理制度

引言

在任何组织的日常运营与生产活动中，工具都扮演着不可或缺的角色。它们是员工高效完成工作的物质基础，也是组织资产的重要组成部分。为确保工具的合理配置、规范使用、妥善保管与及时维护，杜绝浪费、遗失与滥用现象，保障工作的顺利进行，延长工具使用寿命，降低运营成本，特制定本制度。本制度旨在为工具管理提供一套清晰、可操作的行为准则，适用于组织内所有部门及员工。

一、总则

（一）管理目的

本制度旨在规范工具的申购、采购、入库、登记、领用、借用、使用、维护、保养、损坏、丢失及报废等各个环节的管理，确保工具处于良好状态，满足工作需求，提高工作效率，保护组织财产安全。

（二）适用范围

本制度适用于组织内部所有用于生产、办公、维修、研发等各类活动的工具、量具、仪器仪表、设备附件及其他低值易耗品（以下统称“工具”）。无论是组织自有、租赁或借用的工具，均需遵照本制度执行。

（三）基本原则

1.统一管理原则：工具管理应在指定部门（如行政部、设备部或资产管理部）的统一协调下进行，确保管理的系统性和一致性。

2.按需配置原则：工具的申购与配备应基于实际工作需求，避免盲目采购和资源闲置。

3.谁使用谁负责原则：工具领用或借用后，使用人即为该工具的直接责任人，负责其在使用期间的妥善保管、正确使用与日常维护。

4.规范操作原则：所有员工必须按照操作规程和安全规范使用工具，严禁违规操作。

5.定期盘点原则：定期对工具进行清查盘点，确保账物相符，及时发现并处理问题。

二、工具的申购与采购

（一）申购流程

各部门因工作需要新增或补充工具时，应由使用人或部门负责人填写《工具申购单》，详细注明工具名称、规格型号、数量、预估单价、用途及建议供应商等信息，经部门负责人审核后，按组织审批权限逐级报批。对于专业性较强或价值较高的工具，申购时应附详细的技术参数或可行性说明。

（二）采购实施

经批准的《工具申购单》交由指定采购部门（或人员）统一采购。采购部门应遵循质优价廉、性价比高的原则，通过比价、询价等方式选择合格的供应商。对于长期合作或大额采购，应优先考虑签订采购合同，明确质量标准、交付周期、售后服务等条款。

（三）验收入库

工具采购到货后，由采购部门会同申购部门及仓库管理员共同对工具的数量、规格、外观、质量证明文件等进行查验。验收合格后，方可办理入库手续，仓库管理员填写《工具入库单》，登记工具管理台账。对于需要安装调试的工具，应在安装调试合格后方可视为验收通过。

三、工具的入库、登记与标识

（一）台账建立

仓库管理员应为每一件入库工具建立详细的管理台账，内容至少包括：工具编号、名称、规格型号、生产厂家、采购日期、采购价格、数量、存放位置、领用记录、维修记录、报废记录等信息。台账应做到清晰、准确、及时更新。

（二）分类存放

工具应根据其性质、用途、规格等进行分类存放，做到定置管理。存放环境应保持干燥、通风、整洁，防止工具锈蚀、损坏或遗失。对于精密量具、仪器仪表等，应采取适当的防护措施，如存放于专用盒、柜内，并避免震动、高温、潮湿等不利因素。

（三）标识管理

所有入库工具均应粘贴或悬挂统一的标识标签，注明工具编号、名称、规格型号及责任人（入库时责任人可为仓库管理员）。对于有使用寿命或校准要求的工具，还应标注下次校准日期或有效期限。

四、工具的领用、借用与归还

（一）领用规定

员工因长期（如一个月以上）固定工作需要使用工具，可办理领用手续。领用者需填写《工具领用单》，经部门负责人批准后，到仓库领取。仓库管理员凭单发放工具，并在台账中记录领用信息，变更工具责任人。领用工具时，领用人应检查工具的完好性，确认无误后方可签字领取。

（二）借用规定

员工因临时工作需要借用工具，需填写《工具借用单》，注明借用工具名称、规格、数量、借用期限及用途，经部门负责人批准后，向仓库或工具管理部门办理借用。借用期限一般不超过规定时限，如有特殊情况需延长，应提前办理续借手续。

（三）归还与交接

领用或借用的工具，在使用完毕或达到借用期限时，应及时归还。归还时，仓库管理员或工具管理员应对工具的完好状况进行检查，确认无损坏、无缺失后，在《工具领用单》或《工具借用单》上签字确认，并在台账中更新归还信息。员工离职、调动或岗位变动时，必须办理所领用工具的交接或归还手续，否则不予办理相关人事手续。

五、工具的使用与维护保养

（一）正确使用

使用人必须熟悉工具的性能、操作规程和安全注意事项，严禁超负荷、超范围或野蛮使用工具。对于精密、复杂或危险性较大的工具，使用前应由相关负责人或有经验的人员进行指导和培训，合格后方可独立操作。

（二）日常保养

使用人应负责所领用或借用工具的日常清洁、润滑、防锈等保养工作，确保工具处于良好待用状态。工具使用完毕后，应及时清理干净，按规定方式存放。

（三）定