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工程联系单

一、工程联系单的核心价值与作用

工程联系单并非简单的信息传递工具，其承载着项目管理中的多项核心功能：

1.信息传递与确认：在项目实施中，设计变更、技术洽商、施工指令、问题澄清等各类信息需要在业主、设计、监理、施工等单位之间高效流转。联系单将口头沟通或非正式的意向转化为书面形式，确保信息传递的准确性、完整性，并获得接收方的明确确认，避免因信息不对称或口头承诺引发的后续争议。

2.责任界定与追溯：通过联系单的签发、接收、回复等环节，可以清晰记录各项指令、变更或问题处理的发起方、接收方、时间节点及具体内容。在发生质量、安全或进度问题时，联系单成为追溯责任、厘清边界的重要书面证据，为问题的解决和责任的认定提供客观依据。

3.决策依据与过程记录：许多重大或细微的项目决策，尤其是那些未在合同或规范中明确约定的特殊情况处理，往往通过联系单的形式进行。这些联系单构成了项目决策过程的重要记录，反映了项目实施中的动态调整，对于项目总结、经验积累以及后续可能的审计、仲裁或诉讼均具有不可替代的参考价值。

4.合同履行的辅助：工程联系单常常作为合同文件的补充和延伸，用于处理合同未尽事宜、现场突发状况或对原合同条款的细化与调整。它能够确保合同履行过程中的灵活性，同时又通过书面形式将这些补充约定固定下来，保障合同双方的合法权益。

二、工程联系单的关键构成要素

一份规范、有效的工程联系单应包含清晰、完整的构成要素，以确保其严肃性和可追溯性。尽管不同项目或企业可能会有细微差异，但核心要素应保持一致：

1.基本信息区：

*编号：联系单应具有唯一的、连续的编号，便于归档和检索。编号规则应在项目初期即明确，通常包含项目代号、单位代号、年份、流水号等信息。

*标题：简明扼要地概括联系单的核心内容或事由，使人一目了然。

*日期：签发联系单的准确日期。

*发件单位/部门：明确的签发单位全称及具体部门，必要时注明联系人及联系方式。

*收件单位/部门：明确的接收单位全称及具体部门，确保送达对象准确。

*抄送单位/部门：根据需要抄送给相关单位或部门，以便其了解情况或配合工作。

*事由/主题：更详细地说明联系的目的和涉及的核心问题。

2.正文描述区：

*问题/事项背景：简要阐述联系事项发生的缘由、相关的工程部位、图纸编号、合同条款或现场情况等背景信息，为理解联系内容提供上下文。

*具体内容与要求：清晰、准确、具体地描述需要沟通、协调、确认或指令的内容。若涉及技术变更，应说明变更的具体做法、依据及对相关工作的影响；若为问题澄清，应明确提出需要解答的疑问点；若为工作指令，应明确工作范围、质量标准、完成时限等。语言应专业、严谨，避免模糊不清或易产生歧义的表述。

*相关附件：对于复杂的内容，应附上必要的支持性文件，如简图、计算书、照片、会议纪要摘录、相关规范条文等，并在联系单中注明附件名称及数量。

3.签署与流转区：

*发件单位签署：由发件单位负责人或授权代表签字并加盖单位公章，以确认联系单的有效性。

*收件单位签署：接收单位在收到联系单后，应由负责人或授权代表签署意见、姓名、日期，并根据需要加盖公章。签署意见应明确表示对联系单内容的态度，如“同意”、“不同意”、“部分同意并提出修改意见”、“已阅知”、“需进一步研究后回复”等。若有不同意见，应在签署栏或另附页详细说明。

*抄送单位签署（如需要）：部分情况下，抄送单位也需签收以表示知晓。

三、工程联系单的规范流转与管理

工程联系单的规范流转是确保其效用得到充分发挥的关键环节，需要建立明确的管理流程：

1.签发流程：联系单的拟稿、审核、签发应遵循内部管理程序。通常由相关业务部门起草，经技术或管理负责人审核，再由单位授权代表签发。重要联系单的签发前应进行必要的内部会商。

2.传递方式：应采用书面形式（打印纸质版）传递，并确保接收方签收。在信息化管理普及的今天，经双方认可的电子化传递与签署方式（如基于特定平台的电子签章）也逐渐被采用，但需确保其法律效力和可追溯性。无论何种方式，传递过程应有记录。

3.接收与处理：接收单位在收到联系单后，应及时登记、分发至相关部门或人员进行研究处理。对于需要回复的联系单，应在合理期限内（合同有约定的按合同执行，无约定的通常为收到后一定工作日内）予以明确回复。逾期未回复可能被视为默认或引发责任争议。

4.归档管理：工程联系单及其回复单（若有）是项目技术档案和合同管理档案的重要组成部分。各方均应建立完善的收发登记台账，并对已办结的联系单进行系统整理、编号、归档，确保其完整性和可查阅性，为后续可能的审计、结算、索赔等工作提供依据。

四、工程联系单使用中的注意事项

为确保工程联系单的严肃性