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管理科学微型计算机总第950期

数字化背景下计算机档案管理研究

邢涛

（河北省儿童医院，河北石家庄 050031）

摘 要：伴随科学与技术的持续进步以及社会经济的不断发展，如今已逐步进入数字化的新纪元。在这个

时代里，数字化和计算机的应用领域日益拓展，已经渐渐地被视为现代生活、工作和学习旅程中不可或缺的环

节。在数字化的大背景下，档案管理面临显著的挑战，而计算机档案管理方式已逐步替代之前的传统方式。为了推

动档案走向系统化、专业化和数字化的趋势，高效的计算机档案管理显得尤其关键。针对这种数字化环境下的档

案维护方式，笔者进行深入的分析与讨论。

关键词：数字化；计算机；档案管理

在近些年数字化急剧崛起的背景之下，各种社会烦琐又繁复，用户在获取所需信息时需要经过多个步

企业、事业单位和各种组织都在努力寻求一条转型和骤，这大大限制他们操作的速度和效能。在档案管理

升级的道路。档案管理不仅是该单位发展历程的见领域内，引入计算机技术代表将档案进行自动辨识并

证，还是其在决策过程中能够提供有价值参考的重要按照既定的规范进行排列。这种方式不仅让员工能够

资源，具有巨大的实用价值。然而，传统的文件管理手按照特定的批次处理流程自动整合管理所有复杂文件

段已难以应对当前数字化环境中信息资源增加的需类型，还为员工自动化地建立计算机上的自定义程序

求，因此迫切需要推进档案管理的数字化进程。目录，大幅度地缩短用户在准备和编译目录时所花费

一、数字化背景下在档案管理中引入计算机的时间，并极大地简化目录的创建过程。借助信息技术

技术的目标生成的索引和文件分类能够更为高效地服务用户，同

（一）降低工作压力，提升工作效率时也能让用户体验更为便捷的文档检索和借阅功能。

采用计算机技术进行档案管理，可以帮助现有的在这个操作流程中，工作人员利用关键字迅速地处理

档案管理人员缓解他们的沉重压力。在档案管理实践和查找大量的文件资料，确保文件的准确位置，同时对

中可以见到，这个领域的专业技术水平并没有明显的文件的操作方法有所改善，这一系列步骤是提升文件

障碍。尽管档案管理的内容未对员工的技术和技能设管理效能的核心所在。

定过高的标准，但是相关的工作常常显得复杂重复，这（三）共享档案资源，提升资源利用率

使在处理相同的任务时经常需要投入大量的时间和精提升档案资源的使用效益是档案管理的关键所

力。如果员工缺乏正确的态度和足够的耐心，他们很难在，而文件的共享功能则作为衡量这种效率的核心指

高效地完成档案管理任务。然而，员工在工作表现上针，对实际的档案管理工作具有决定性的影响力。在

具有某种程度的不稳定性，这种不稳定性会导致他们启动档案管理前，员工常常能在有限的工作时间里汇

工作的波动性，从而为工作过程中遇到的事情埋下相总和融合共同的档案资料，并决定采用纸质存储和传

对应的问题和风险。通过加大计算机技术在现实中的输手段，这样做是为了确保档案资源的互用与共享。

应用和推广不仅有助于改进员工工作环境，在目前的不过，存在文档遗失或破坏的可能性极高，这可能会对

基础上，更能促进员工更加全面的工作适应和发展。传统档案管理中信息的传播和交换过程带来不利的影

（二）精简工作流程，提升工作质量响。鉴于此，应该更为强调计算机技术的实用价值，支

在过去执行档案管理任务时，工作人员需要首先持员工将传统的纸质文档内容转为数字化格式，并确

处理大量的档案数据，经过筛选后再进行分类整理和保他们将其下载至专门的电子平台存储。档案信息和

提炼，从中筛选有意义的档案进行再次提炼。其中需资源共享一旦实现，将能够在较短时间内通过本地网

要明确这些档案所在的具体地点，并组织成一个有序络进行高效而迅速地电子信息传输。该做法不仅确保

的目录，详细记录每一个档案的存放地点。一旦完成档案信息资源能够实时与高效共享，还有