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企业会议预定与场地管理模板

一、适用场景与价值

二、全流程操作指南

（一）会议需求提出与信息收集

目的：明确会议核心需求，为后续场地预定与筹备提供依据。

操作内容：

会议发起人（一般为部门负责人或项目对接人）根据会议目标，确定以下基础信息：

会议名称（需简洁明确，如“2024年Q3市场策略研讨会”）

会议类型（内部会议/外部会议/培训活动等）

预计参会人数（含主讲人、嘉宾，需预留10%-15%的备用座位）

会议时间（具体日期、开始/结束时间，避免与公司重要日程冲突）

会议核心议题（需使用哪些设备、是否需要茶歇/餐饮支持等）

特殊需求（如保密会议需独立场地、互动会议需灵活座位布局等）

会议发起人填写《会议预定申请表》（见模板表格一），提交至行政部或场地管理部门。

责任人：会议发起人

输出成果：《会议预定申请表》初稿

（二）场地查询与资源匹配

目的：根据会议需求，筛选符合要求的场地资源。

操作内容：

行政部/场地管理部门收到《会议预定申请表》后，1个工作日内完成场地查询，优先匹配以下资源：

场地类型：根据会议规模选择（小型会议≤10人，建议选用独立会议室；中型会议11-30人，建议选用多功能厅；大型会议＞30人，建议选用大礼堂/外部合作场地）

场地设施：确认场地是否配备投影仪、音响系统、视频会议设备、白板、WiFi等，是否满足会议特殊需求（如保密场地需配备门禁系统）

场地状态：通过场地管理系统或人工台账查询预定时间是否冲突，优先选择近期有闲置记录的场地

若内部场地无法满足需求，行政部需在2个工作日内提供外部合作场地选项（如附近酒店会议厅、联合办公空间等），并附场地报价、设施清单及距离信息。

责任人：行政部/场地管理部门

输出成果：可选场地清单（含内部/外部场地信息）

（三）场地预定与审批流程

目的：锁定场地资源，保证会议时间、场地及相关资源落实到位。

操作内容：

行政部/场地管理部门根据会议发起人选择的场地，填写《场地预定确认表》（见模板表格二），明确场地使用时间、设施配置、费用预算（如外部场地租赁费、设备使用费等），提交至审批人：

部门内部会议：部门主管审批

跨部门会议：行政总监审批

外部会议/大型活动（参会＞50人）：总经理审批

审批通过后，行政部/场地管理部门在1个工作日内完成场地预定系统登记或与外部场地签订使用协议，并将《场地预定确认表》同步给会议发起人，告知场地具体位置、入场流程及注意事项。

若审批未通过，行政部需及时反馈原因，并协助会议发起人调整会议时间或场地需求。

责任人：行政部/场地管理部门、审批人

输出成果：《场地预定确认表》（审批通过版）、场地锁定通知

（四）会议筹备与资源协调

目的：保证会议当天场地、设备、物料等资源准备就绪。

操作内容：

设备与物料准备：

行政部/场地管理部门根据会议需求，提前1个工作日检查场地设备（如投影仪、麦克风、空调等），保证正常运行；

若需茶歇/餐饮支持，提前2个工作日对接行政部门或供应商，确认菜单、数量、配送时间及摆放位置；

会议发起人需提前1个工作日提交会议议程、PPT等材料至行政部，由行政部提前导入场地设备系统（如视频会议软件、投屏设备等）。

场地布置确认：

会议前1天，行政部与会议发起人共同到场确认场地布置（如座位排列、背景板摆放、指示牌设置等），是否符合会议需求；

涉及外部嘉宾的会议，需提前3天发送《会议指引》（含场地地址、交通路线、联系人及联系方式），并预留停车位。

责任人：行政部/场地管理部门、会议发起人

输出成果：设备调试完成记录、茶歇/餐饮确认单、会议最终版议程

（五）会议现场执行与突发情况处理

目的：保障会议现场秩序，及时处理突发问题。

操作内容：

场地入场管理：

会议当天，行政部安排专人提前30分钟到场，开启场地设备，检查签到用品（如签到表、名牌、笔等）；

参会人员到场后，引导至指定区域，发放会议资料；外部嘉宾需由会议发起人或指定人员全程陪同。

现场支持与监控：

会议期间，行政部人员需全程在场，监控设备运行状态（如麦克风是否有杂音、投影是否清晰等），及时处理设备故障；

若参会人数超出预定，需协调备用座位或调整场地布局；若人数不足，可临时释放部分资源（如关闭部分区域照明）。

突发情况应对：

设备故障：启用备用设备（如备用投影仪、无线麦克风），或临时调整会议形式（如改用纯线下讨论）；

人员迟到/缺席：及时调整座位安排，保证会议按议程进行；

场地冲突：若因紧急会议导致场地冲突，行政部需协调同类型空闲场地，并提前通知参会人员变更信息。

责任人：行政部现场负责人、会议发起人

输出成果：会议现场签到表、突发情况处理记录

（六）会议结束后场地复原与反馈收集

目的：恢复场地初始状态，总结会议筹备与执行经验，持续优化管理流程。

操作内容：

场地复原与资源清点：

会议结束后1小时内