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采购合同审核与审批流程清单

一、适用范围与核心价值

本流程清单适用于各类企业（含国企、民企、外企）的采购合同签订前审核与审批环节，旨在通过标准化流程规范合同管理，控制法律风险、财务风险及运营风险。核心价值体现在：明确各环节职责边界，保证合同条款合规合理；优化审批效率，避免因流程混乱导致的合同延误；留存完整审核记录，为合同履约、纠纷处理提供依据。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与资料准备

责任主体：采购经办人*

操作内容：

根据采购需求（如物资采购、服务采购、工程采购等），与供应商协商拟定合同文本，保证涵盖合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心要素。

整理配套资料，保证完整性与准确性：

《采购申请单》（需经需求部门负责人*签字确认，明确采购必要性、规格型号、预算金额等）；

供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、法定代表人身份证明、授权委托书（若签约人非法人）等）；

采购过程文件（如招标/比价/询价记录、中标通知书、谈判纪要等，证明采购程序合规）；

其他特殊资料（如进口报关单、检疫证明等，针对特定采购类型）。

将合同草案及上述资料提交至采购部负责人*进行初审。

（二）采购部门初审

责任主体：采购部负责人*

审核重点：

需求匹配性：合同标的、数量、质量标准是否与《采购申请单》一致，是否满足业务部门实际需求。

供应商合规性：供应商资质文件是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购项目，是否存在失信记录（可通过“信用中国”等平台初步核查，禁止记录截图留存）。

价格合理性：合同价款是否与采购过程文件（如中标价、谈判价）一致，是否超预算（若超预算，需附《预算调整申请表》并说明原因）。

条款完整性：是否明确交货期、验收标准、付款方式、售后服务等核心条款，避免模糊表述（如“尽快”“大概”等）。

输出成果：

初审通过：在《合同审核跟踪表》（见模板1）中签署“同意，提交法务审核”意见，连同资料转交法务部；

初审不通过：列明修改意见（如“需补充供应商资质”“价格需重新谈判”），退回采购经办人*修订后重新提交。

（三）法务部门审核

责任主体：法务专员*（或外聘律师）

审核重点：

主体资格：合同双方主体是否合法有效，供应商是否具备履约能力（如生产许可证、经营资质等）。

条款合规性：

法律法规：是否符合《民法典》《招标投标法》等强制性规定（如禁止性条款、格式条款是否公平）；

公司制度：是否与公司《合同管理办法》《采购管理制度》冲突（如合同审批权限、履约保证金比例等）。

风险防控：

违约责任：是否明确违约情形、责任承担方式及赔偿范围，避免“违约方承担全部责任”等模糊表述；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构是否明确且有利；

知识产权：涉及技术或服务的合同，是否明确知识产权归属及侵权责任；

保密条款：是否约定保密范围、期限及违约责任（针对敏感采购项目）。

输出成果：

审核通过：在《合同审核跟踪表》中签署“法律审核通过”意见，转交财务部；

审核不通过：出具《法律审核意见书》，列明具体法律风险点及修改建议（如“需删除‘不可抗力导致延迟履行可不承担责任’条款”“争议解决建议约定由公司所在地法院管辖”），采购经办人*根据意见修订后重新提交法务审核。

（四）财务部门审核

责任主体：财务经理*

审核重点：

财务合规性：

付款方式：是否符合公司财务制度（如预付款比例≤30%，尾款需凭验收发票支付）；

发票要求：是否明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间（如交货前开具）及税率；

履约保证金：是否约定保证金额度、支付方式及退还条件（如“验收合格后15个工作日内无息退还”）。

成本与预算：合同总价是否在采购预算范围内，成本构成（如运输费、税费等）是否合理，是否存在隐性成本风险。

资金风险：大额合同（如超过万元，具体金额由公司自行设定）是否需评估对方资金状况，避免因供应商破产导致预付款损失。

输出成果：

审核通过：在《合同审核跟踪表》中签署“财务审核通过”意见，提交管理层审批；

审核不通过：标注财务风险点（如“预付款比例过高，需调整为20%”“未约定发票类型，需明确为增值税专用发票”），退回采购部门修订。

（五）管理层审批

责任主体：根据合同金额及重要性分级审批（示例）：

金额≤10万元：采购总监*审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总*审批；

金额＞50万元：总经理*（或总经理办公会）审批。

审批重点：

战略匹配度：采购项目是否符合公司年度战略规划或业务发展需求；

整体风险：综合法律、财务、运营风险，评估合同签订的必要性及可行性；

成本效益：采购成本是否合理，预期收益是否大于风险投入。

输出成果：

审批通过：在《合同审核跟踪表》中签署“同意签订”意见，转交采购部进入用印环节；

审批不通过：注明审批意见（如“暂缓签订