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城市建设档案馆档案整理方案

城市建设档案作为城市规划、建设和管理活动中形成的历史记录，是城市发展轨迹的真实写照，是国家档案资源的重要组成部分。科学、系统、规范地开展档案整理工作，对于提升城市建设档案馆（以下简称“城建档案馆”）的管理水平、确保档案的完整与安全、提高档案利用效率、服务城市规划建设和社会公众具有至关重要的意义。本方案旨在为城建档案馆的档案整理工作提供一套专业、严谨且具有实操性的指导框架。

一、整理工作的背景与意义

随着我国城市化进程的快速推进，城市建设活动日益频繁，产生的城建档案数量庞大、种类繁多、价值重大。这些档案涵盖了从城市总体规划到具体工程项目的勘察、设计、施工、监理、验收等各个环节，涉及房屋建筑、市政基础设施、公用事业、交通运输、园林绿化等多个领域。然而，部分档案在形成和移交过程中可能存在收集不齐全、整理不规范、保管条件不佳等问题，影响了档案的系统性、安全性和可利用性。因此，对现有及新增档案进行全面、系统的整理，是当前城建档案馆面临的一项紧迫而重要的任务。通过整理，可以摸清档案家底，规范档案管理，激活档案信息资源，更好地为城市建设和发展服务。

二、指导思想与基本原则

（一）指导思想

以《中华人民共和国档案法》及其实施条例、《城市建设档案管理规定》等法律法规为依据，坚持“为党管档、为国守史、为民服务”的根本方向，以提升城建档案管理规范化、科学化、信息化水平为目标，全面梳理馆藏档案资源，优化档案管理流程，夯实档案基础业务，最大限度地发挥城建档案在城市规划、建设、管理及历史研究中的凭证、参考和教育作用。

（二）基本原则

1.真实性与完整性原则：确保整理过程中档案的原始记录性不受破坏，档案材料的内容真实可靠，各项要素齐全完整，保持档案之间的有机联系。

2.系统性与关联性原则：按照档案形成的自然规律和内在联系，对档案进行科学分类、系统排列，维护档案的成套性和系统性，便于理解档案的来龙去脉。

3.规范性与标准化原则：严格遵循国家及行业关于档案整理的标准规范，统一整理方法、著录规则、编目格式和保管要求，确保整理质量。

4.安全性与保密性原则：在整理全过程中，严格执行档案安全保密制度，防止档案遗失、损毁和泄密，确保档案实体安全和信息安全。

5.便于利用与服务原则：整理工作应以满足利用需求为出发点和落脚点，力求整理后的档案检索便捷、调阅高效，为社会各界提供优质的档案服务。

三、整理工作内容与方法

（一）档案接收与核查

1.接收范围确认：依据国家及地方关于城建档案接收范围的规定，明确应接收的档案门类、载体形式和项目类型。

2.交接手续核查：严格核对移交清单与实物，检查档案交接手续是否完备，责任是否明确。

3.档案质量初步检验：对接收的档案材料进行初步检查，查看其完整性（如立项、规划、勘察、设计、施工、监理、验收等各环节文件是否齐全）、规范性（如文件格式、签署、盖章是否符合要求）和耐久性（如书写材料、纸张质量是否符合档案保存要求）。对不符合要求的，应及时与移交单位沟通，督促其补充、完善或整改。

（二）档案分类与编号

1.分类体系构建：根据城建档案的特点和规律，结合《城建档案分类大纲》及本馆实际，建立科学合理的分类体系。通常可按专业（如城市勘测、城市规划、城市建设管理、市政工程、公用设施、交通运输工程、工业与民用建筑工程等）、年度、项目等维度进行层级分类。

2.编号规则制定：在分类基础上，制定统一的档案编号规则。编号应能反映档案的分类属性、形成时间或项目特征，具有唯一性和可扩展性。常用的编号方法有年度-专业-项目-案卷（件）号等。

（三）著录与标引

1.著录项确定：依据《档案著录规则》，结合城建档案特点，确定核心著录项（如档号、项目名称、形成单位、形成时间、保管期限、密级、主题词、摘要等）和辅助著录项。

2.著录信息采集：从档案材料中准确、完整地采集著录信息，确保信息的真实性和客观性。对于缺损或模糊的信息，应进行考证或标注。

3.主题标引：对档案内容进行主题分析，选择恰当的主题词或关键词进行标引，以提高档案检索的查全率和查准率。可参考《中国档案主题词表》及城建专业主题词表。

（四）文件材料的排列与编目

1.案卷（件）内文件排列：按照文件材料形成的自然规律和逻辑关系，对案卷（或件）内文件进行系统排列。通常可按时间顺序、工作程序或文件重要程度排列。图纸材料一般按图号顺序排列。

2.编写页码：对装订成册的案卷，在有文字的页面右下角（或左下角）编写页码，页码应连续且清晰。复印件、印刷件的页码若清晰可辨且连续，可沿用。

3.填写卷内文件目录/备考表：卷内文件目录应包含序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项。备考表应注明案卷内文件材料的完整性、缺损情况、补充说明