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企业人事档案管理统一化标准工具模板
一、适用场景与业务范围
本标准适用于企业内部全体员工的人事档案管理全流程，覆盖员工从入职到离职的档案生命周期，具体包括：新员工入职档案建立、在职期间信息变更与补充、档案查阅与调用、离职档案移交与保管等关键环节。通过统一化管理，保证人事档案信息的完整性、准确性和安全性，为企业人力资源规划、员工发展、合规审计等提供可靠依据。
二、标准化操作流程
（一）员工入职档案建立
信息收集：人力资源部在新员工入职当日，通过《新员工入职信息登记表》收集基础信息，包括个人身份信息、学历背景、工作履历、紧急联系人等，要求员工提供证件号码复印件、学历学位证书复印件、离职证明（若有）等原始材料。
分类整理：将收集到的信息按“基础信息类”“资质证书类”“劳动关系类”三大类别分类，纸质材料用档案袋封装，标注员工姓名及工号；电子信息同步录入企业人事管理系统，建立对应电子档案目录。
审核归档：人力资源部专员核对纸质材料与登记表信息一致性，确认无误后签字归档，档案袋内附《档案材料清单》，注明材料名称及份数；电子档案设置“入职档案”专属标签，保证可追溯。
（二）在职期间档案信息更新
变更触发：当员工发生职务调动、薪资调整、培训记录、奖惩情况等信息变更时，由所在部门或人力资源部在3个工作日内发起信息更新流程。
信息核实：人力资源部专员与员工本人及部门负责人确认变更内容，保证信息真实有效，必要时要求员工提供补充证明材料（如晋升通知、培训结业证书等）。
系统与档案同步更新：变更信息经确认后，及时在人事管理系统中更新电子档案，同时将新增材料归入对应类别纸质档案，在《档案变更记录表》中注明变更日期、内容及操作人。
（三）档案查阅与调用
申请审批：因工作需要查阅档案的，需填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅人、查阅事由、档案内容及用途，经部门负责人签字后，报人力资源部负责人审批。
查阅登记：查阅人携带有效证件至人力资源部，由档案管理员陪同查阅，查阅过程中不得擅自复制、涂改或抽取材料；确需复制的，经审批后由档案管理员负责复印，并加盖“档案专用章”。
归还与记录：查阅结束后，档案管理员核对档案完整性，在《档案查阅登记表》中记录查阅时间、内容及查阅人签字；电子档案查阅日志自动记录查阅人、时间及操作痕迹。
（四）离职档案管理
离职交接：员工离职时，人力资源部整理其在职期间所有档案材料，核对《档案材料清单》与实物一致性，与员工或其指定代理人共同确认，双方在《离职档案交接清单》上签字。
档案封存：确认无误后，纸质档案装入统一规格的离职档案盒，标注“离职-员工姓名-离职日期”字样，移交至档案室保管；电子档案在系统中标记为“离职状态”，限制编辑权限，仅保留查阅功能。
长期保管：离职档案自离职之日起保管期限不少于5年，保管期满后，经人力资源部负责人审批，按规定程序销毁，销毁时需有两名监督人在场并签字确认，销毁记录永久保存。
三、核心工具模板示例
表1：员工基本信息表（入职档案用）
员工工号
姓名
性别
出生日期
证件号码号
学历学位
毕业院校
所学专业
入职日期
部门
职务
紧急联系人
联系方式
2024001
*某
男
1990-05
3301…
本科
大学
人力资源管理
2024-01-15
人力资源部
专员
*某
…
表2：档案变更记录表
员工工号
姓名
变更日期
变更类别（如：职务/薪资/培训）
变更前内容
变更后内容
证明材料
操作人
审批人
2024001
*某
2024-06-20
职务调整
专员
主管
晋升通知（HR-2024-065）
表3：档案查阅申请表
查阅人
部门
查阅日期
查阅事由
查阅档案内容（如：入职时间/培训记录）
申请人签字
部门负责人签字
人力资源部审批签字
财务部
2024-07-10
绩效核算
*某2024年培训记录
赵六
周七
表4：离职档案交接清单
员工工号
姓名
离职日期
档案类别
材料名称（如：劳动合同、离职证明、考核记录）
份数
状态（完整/缺失）
员工签字
交接人签字
2024002
*某
2024-07-15
基础信息类
入职登记表
1
完整
*某
钱八
2024002
*某
2024-07-15
资质证书类
培训结业证书
1
完整
*某
钱八
四、执行规范与风险提示
信息准确性保障：档案材料必须经员工本人确认及部门负责人审核，严禁未经核实的信息录入；员工基本信息变更后，需在1个工作日内完成档案更新，避免信息滞后。
保密与安全管控：人事档案属于企业内部敏感信息，档案管理员需签订《保密协议》，查阅权限仅限人力资源部及相关业务部门负责人；纸质档案存放于带锁档案柜，电子档案设置访问密码及操作日志，严防信息泄露。
完整性维护：档案材料不得随意涂改、抽取，确需修改的，应在材料上注明修改原因、修改人及修改日期，并由相
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