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煤炭建设工程技术资料管理系统实用标准

1总则

1.1目的与意义

为规范煤炭建设工程技术资料的管理流程，提高资料管理的效率与质量，确保工程建设全过程技术资料的完整性、准确性、系统性和可追溯性，特制定本标准。本标准旨在为煤炭建设工程各参建单位提供一套统一、实用的技术资料管理系统建设与应用指南，以适应现代煤炭建设项目管理的需求，为工程质量控制、竣工验收、运营维护及后续改扩建提供可靠的技术依据。

1.2适用范围

本标准适用于各类新建、改建、扩建煤炭建设工程（包括矿井、选煤厂、配套公用工程及相关附属设施等）的技术资料管理系统的规划、建设、运行和维护。本标准所指的参建单位包括建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位以及其他相关单位。

1.3基本原则

煤炭建设工程技术资料管理系统（以下简称“管理系统”）的建设与应用应遵循以下基本原则：

1.实用性原则：系统功能应紧密结合煤炭建设工程的特点和实际管理需求，操作简便，易于上手，能够切实解决资料管理中的实际问题。

2.系统性原则：系统应覆盖工程建设全过程的技术资料管理，实现资料从形成、流转、审核、归档到查询利用的全生命周期管理。

3.标准化原则：系统应采用统一的数据格式、编码规则和分类标准，确保资料的规范性和一致性，便于信息共享和交换。

4.安全性原则：系统应具备完善的权限管理、数据备份与恢复机制，确保技术资料的存储安全和使用安全，防止信息泄露、丢失或损坏。

5.可扩展性原则：系统架构应具有良好的可扩展性，能够适应工程规模变化、管理流程优化以及新技术应用的需求，便于功能模块的升级和扩展。

2术语和定义

2.1煤炭建设工程技术资料

在煤炭建设工程项目从立项、勘察、设计、施工、监理、调试、竣工验收直至投产使用的全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

2.2技术资料管理系统

指利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及相关技术，对煤炭建设工程技术资料进行采集、整理、存储、检索、传递、利用、归档和销毁等一系列管理活动的应用系统。

2.3资料分类

根据技术资料的性质、内容、形成阶段或专业属性等，将其划分为不同类别进行管理的方法。

2.4资料编码

按照一定的规则对技术资料赋予唯一的标识符，以实现资料的快速识别、检索和管理。

2.5电子文件

以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。

3系统建设基本原则

3.1需求导向

系统建设应深入调研煤炭建设工程各参建单位在技术资料管理方面的实际需求，明确管理流程、业务节点和数据要求，确保系统功能贴合实际，满足工程管理的各项业务需要。避免盲目追求技术先进而忽视实用性。

3.2标准先行

在系统设计和开发前，应首先明确技术资料的分类标准、编码规则、著录规则、格式要求等基础性标准，确保系统内数据的规范性和一致性，为资料的共享和利用奠定基础。

3.3互联互通

系统应考虑与煤炭建设项目其他管理信息系统（如项目管理系统、招投标系统、物资管理系统等）的数据接口，实现信息的互联互通和数据共享，避免信息孤岛。

3.4安全可靠

系统应具备完善的安全防护体系，包括身份认证、权限控制、数据加密、安全审计、病毒防护等功能，确保系统运行稳定和数据安全。数据备份与恢复机制应能保障在突发情况下数据的完整性和可恢复性。

3.5易用高效

系统界面设计应简洁直观，操作流程应符合用户习惯，减少不必要的操作环节，提高资料处理效率。提供便捷的检索功能，支持多种检索条件组合，快速定位所需资料。

4系统主要功能模块

4.1资料分类与编码管理

系统应提供灵活的资料分类体系自定义功能，允许用户根据煤炭建设工程的特点（如矿井、选煤厂等不同工程类型，或勘探、设计、施工、监理等不同阶段）设置多级分类目录。同时，系统应内置常用的编码规则模板，并支持用户自定义编码规则，确保资料编码的唯一性和规范性。

4.2资料录入与著录

系统应支持多种方式的资料录入：

1.手动录入：提供便捷的表单录入界面，包含资料名称、编号、类别、编制单位、编制人、编制日期、关键词、摘要等核心著录项。

2.批量导入：支持从Excel等电子表格批量导入资料元数据信息。

3.文件上传：支持将Word、Excel、PDF、CAD图纸、图片、音频、视频等各类电子文件作为附件上传，并与资料元数据关联。对于纸质资料，应支持通过扫描形成电子文件后上传。

4.在线编辑：部分简单文档类型应支持在线编辑和版本保存。

4.3资料存储与管理

系统应采用安全高效的存储方案，对上传的电子文件进行统一管理。支持对资料进行版本控制，记录版本更新历史、更新人、更新时间及更新说明。提供资料状态管理（如草稿、待审核、已审核、已归档、作