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合同审核与签署流程操作规程

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CONTENTS

01

合同审核前的准备

02

合同审核流程

04

合同签署流程

03

合同签署前的注意事项

06

合同档案管理

05

合同执行与监督

合同审核前的准备

01

收集合同相关资料

根据业务需求明确合同种类，收集并审查相关条款，确保合同内容符合法律规定和公司政策。

确定合同类型和条款

回顾并整理双方过往的交易记录和合同执行情况，为审核合同提供参考依据。

整理历史交易记录

搜集合作方的资质证明、信用记录等信息，评估合作方的信誉和履约能力。

获取交易双方信息

01

02

03

确认合同各方信息

审查合同各方的营业执照、法人代表身份等，确保其具备合法的签约资格。

核实合同主体资格

通过信用报告、过往交易记录等途径，评估对方的信誉和履约能力。

了解对方信誉状况

核对合同签署人的授权书，确保其有权代表公司或个人签订合同。

确认授权代表

初步审查合同条款

审查合同前，首先要明确合同的类型，如销售合同、租赁合同等，以确定审查重点。

识别合同类型

01

检查合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息是否准确无误，确保合同主体合法。

核对当事人信息

02

审查合同目的是否合法、明确，确保合同内容与双方的商业意图和法律要求相符。

确认合同目的

03

合同审核流程

02

内部审核步骤

合同初审由法务部门负责，主要检查合同条款的合法性、完整性和明确性。

初审阶段

相关部门需对合同潜在风险进行评估，包括财务风险、法律风险等，并提出修改建议。

风险评估

根据初审和风险评估结果，合同需进行必要的修改，并将修改意见反馈给起草方。

修改与反馈

修改后的合同需再次进行复审，确保所有修改符合公司政策和法律法规要求。

复审确认

法务部门审核

法务部门首先对合同条款进行法律风险评估，确保合同内容合法、合规，避免潜在法律纠纷。

合同法律风险评估

在审核过程中，法务人员会提出修改建议，对合同条款进行优化，以保护公司利益。

合同条款的修改建议

法务部门需确认合同签署人的权限，确保签署人有权代表公司签订合同，避免越权行为。

合同签署权限确认

高层审批环节

在合同审核流程中，高层审批环节首先需要明确审批责任人，通常是公司高级管理人员或授权代表。

01

确定审批责任人

高层管理人员需重点审查合同中的关键条款，如价格、期限、违约责任等，确保合同符合公司利益。

02

审查合同关键条款

高层审批环节

高层审批环节包括对合同潜在风险的评估，并基于风险评估结果做出是否批准合同的决策。

风险评估与决策

01

审批责任人需在合同上签署明确的审批意见，包括批准、修改意见或拒绝签署等，以供后续参考。

签署审批意见

02

合同签署前的注意事项

03

确认签署人资格

确保签署人有权代表其公司或个人进行合同签署，避免越权行为。

核实授权范围

调查签署人的信誉和财务状况，评估合同履行的风险。

了解签署人信誉

通过身份证明文件确认签署人的真实身份，防止冒名顶替或身份伪造。

审查签署人身份

准备签署所需文件

核实合同方身份

01

确保所有合同签署方的身份证明文件真实有效，避免身份伪造或冒用的风险。

审查合同条款

02

仔细审查合同文本，确保所有条款清晰、无歧义，特别是关键条款如价格、交货期限等。

准备授权文件

03

若签署方为法人或其他组织，需准备相应的授权文件，证明签署人有权代表该组织签署合同。

确保合同内容无误

仔细审查合同的每一条款，确保所有条款明确无歧义，避免未来发生纠纷。

核对合同条款

01

02

03

04

核对合同中的金额、支付方式及时间，确保金额准确无误，支付条件清晰。

确认合同金额

确认合同双方的名称、地址、联系方式等信息无误，保证合同的法律效力。

检查双方信息

明确合同中的违约责任条款，确保违约情形和责任承担方式合理且可执行。

审查违约责任

合同签署流程

04

签署现场准备

确保所有合同文本无误，打印多份以供签署各方现场审阅和签字。

准备合同文本

签署前需核对各方代表的身份证明，确保签署人具有合法授权。

核对签署人身份

准备签字笔、印章等签署工具，确保签署时的便捷和合同的正式性。

准备签署工具

布置一个正式且私密的签署环境，确保签署过程中的安全和保密。

设置签署环境

正式签署过程

交换合同副本

核对合同条款

01

03

签署完毕后，各方交换合同副本，确保每一方都持有完整的合同文件，用于后续的执行和存档。

在签署前，双方应仔细核对合同所有条款，确保无误并符合双方先前的协商结果。

02

双方代表在合同文本上签字或盖章，正式确认合同内容，标志着合同的法律效力开始生效。

签署合同文本

签署后的文件管理

将纸质合同扫描成电子版，存储在安全的云端或服务器中，便于长期保存和快速查阅。

签署完毕的合同应按照编号顺序归档，确保文件易于检索和存取。

对合同文