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采购申请审批单标准化模板采购流程规范

一、适用范围与场景说明

本规范适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，涵盖日常办公物料、生产原材料、固定资产设备、服务外包等所有采购类型。无论是常规月度采购、临时紧急采购，还是年度框架协议内的补充采购，均需遵循本流程及模板要求，保证采购行为合规、高效、可追溯。特别适用于需要跨部门协作（如需求部门、财务部、采购部、管理层）的采购场景，通过标准化流程避免权责不清、审批滞后等问题，保障采购资源的合理配置与资金使用效率。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：采购申请发起

责任主体：需求部门申请人（如部门专员/主管）

操作内容：

明确采购需求：根据部门工作计划或实际业务需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明（需具体到项目名称或使用场景）及期望交付时间。

准备附件材料：根据采购类型补充必要支持文件，例如：

办公物料/低耗品：月度采购计划表、历史领用记录；

生产原材料：BOM清单、生产排期计划；

固定资产：设备参数需求表、可行性评估报告（单价超5万元需提供）；

服务外包：服务范围说明、供应商资质要求（如适用）。

填写模板表格：登录采购管理系统或使用标准化纸质模板，准确录入《采购申请审批单》信息（详见第三部分模板），附件材料后提交至需求部门负责人审核。

关键节点：申请人需对采购需求的真实性、必要性及附件完整性负责，避免信息不全导致审批退回。

（二）第二步：需求部门审核

责任主体：需求部门负责人（如部门经理/主管）

操作内容：

审核需求合理性：对照部门预算及工作计划，核查采购需求是否必要、数量是否合理、规格是否匹配实际使用需求，避免过度采购或闲置浪费。

审核预算匹配性：通过财务系统或预算台账确认本次采购金额是否在部门年度预算额度内，超预算采购需提前提交《预算调整申请表》并附说明。

审核附件完整性：检查报价单、技术参数等附件是否齐全、清晰，关键信息（如供应商名称、规格型号）是否与申请单一致。

审核结果处理：

审核通过：在审批单“部门负责人”栏签字确认，流转至财务部；

审核不通过：注明退回原因（如“需求不明确”“超预算未调整”），退回申请人修改后重新提交。

关键节点：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，紧急采购（如生产突发故障需立即修复）可优先处理，但需在审核栏注明“紧急”及原因。

（三）第三步：财务部审核

责任主体：财务部专员/负责人

操作内容：

审核预算与资金来源：确认采购金额是否在已批复预算内，资金来源（如运营资金、专项基金）是否符合公司财务规定。

审核价格合理性：对比历史采购价格、市场价格信息（如需，可通过第三方平台询价），核查预估单价是否合理，避免虚高报价；对于固定资产或大额采购（单价超1万元），需提供至少2家供应商的书面报价作为比价依据。

审核成本效益：对高价值采购（如单笔超10万元），评估投入产出比，必要时要求需求部门补充《成本效益分析报告》。

审核结果处理：

审核通过：在审批单“财务审核”栏签字，流转至对应审批权限的管理层；

审核不通过：注明原因（如“超预算”“价格异常”），退回需求部门调整采购方案或补充说明。

关键节点：财务部需在2个工作日内完成审核，复杂采购可延长至3个工作日，但需提前与申请人沟通。

（四）第四步：分级审批决策

责任主体：根据采购金额划分审批权限（以下为示例，企业可根据自身规模调整）

采购金额（预估总价）

审批人

5000元（含）以下

需求部门负责人

5000元-2万元（含）

分管副总（如运营副总）

2万元-5万元（含）

总经理

5万元以上

董事长/总经理办公会

操作内容：

审批人根据采购需求、审核意见及公司战略，重点审批采购的必要性、合规性及资金风险。

对于授权范围内的审批，需在1个工作日内完成签字；对于需提交总经理办公会审议的采购（如5万元以上），由采购部汇总材料后提交会议，会议决议需形成书面记录。

审批结果处理：

审批通过：在审批单对应栏签字，流转至采购部执行；

审批不通过：注明原因（如“非预算内项目”“战略不符”），终止流程并通知需求部门。

关键节点：严禁越权审批，审批人对审批结果承担相应责任。

（五）第五步：采购执行与反馈

责任主体：采购部

操作内容：

接收审批通过的《采购申请审批单》，核对采购需求、预算金额及交付时间，制定采购计划。

供应商选择：

5000元以下：可从合格供应商库中比价选择1家合作；

5000元以上：需通过询价、招标等方式确定供应商，并保留比价/招标记录；

紧急采购：可先电话请示分管副总后临时选定供应商，但需在2个工作日内补全书面手续。

下达采购订单：与供应商签订采购合同/订单，明确物品规格、数量、价格、交付时间、验收标准及付款方式，合同需经法务部（如设）审核备案。

进度跟踪：实时跟踪供应商生产/发