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机关单位档案管理与利用标准

机关单位档案作为党和国家事业发展过程中形成的宝贵历史记录，是机关履行职能、开展工作的重要依据和凭证。规范档案管理与利用行为，对于确保档案的真实、完整、安全和有效利用，提升机关治理能力现代化水平具有不可替代的作用。本标准旨在为机关单位档案管理与利用工作提供系统性、规范化的指导，以期实现档案工作的科学化、制度化和标准化。

一、基本原则

机关单位档案管理与利用工作应严格遵循以下原则：

1.统一领导，分级管理原则：档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制，确保档案工作有序开展。

2.全程管理，前端控制原则：将档案管理要求融入文件生成、流转、处置的全过程，从源头上保证档案质量。

3.真实准确，完整规范原则：确保归档的文件材料真实反映机关单位各项活动的历史面貌，做到内容完整、手续齐全、格式规范。

4.安全保密，依法利用原则：严格执行国家有关保密法律法规，保障档案实体与信息安全，在确保安全的前提下，依法依规提供利用。

5.服务优先，便民高效原则：以服务机关中心工作和经济社会发展为宗旨，优化利用流程，提高服务效率和质量。

二、档案管理标准

（一）文件材料的收集与归档

文件材料的收集与归档是档案管理的基础环节，必须做到齐全完整、及时准确。

1.归档范围：机关单位在公务活动中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。应依据国家及行业相关规定，结合本单位实际，制定科学合理的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》。

2.归档时间：应遵循“随办随归”或“定期归档”的原则。一般情况下，文书档案在次年上半年完成归档；专门档案、声像档案、实物档案等应根据其特点及时或定期归档。

3.归档要求：

*归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。

*文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，字迹清晰，不易褪色。

*电子文件的归档应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

*归档时应编制移交清册，办理交接手续。

（二）档案的整理

档案整理是按照一定的原则和方法，对档案进行系统化、条理化的过程。

1.整理原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.整理方法：

*分类：按照档案的形成规律、内容性质、载体形式等进行科学分类。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况组合使用。

*排列：在分类的基础上，对文件材料进行系统排列，通常按时间顺序或逻辑关系排列。

*编号：对排列好的档案编制档号，档号应具有唯一性和稳定性。

*编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录项目应规范、著录准确。

3.案卷质量：案卷封面填写规范，卷内文件排列有序，装订整齐牢固，备考表填写完整。

（三）档案的保管

档案保管是防止档案损坏、延长档案寿命、确保档案安全的重要环节。

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体（“九防”）。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.日常管理：

*建立健全档案库房管理制度，严格执行入库登记、出库审批手续。

*定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

*科学管理档案柜架，合理安排存储空间。

*对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。

3.特殊载体档案保管：对照片、录音录像、磁盘、光盘等特殊载体档案，应根据其特性采取相应的保管措施，如配备专用装具、控制适宜温湿度等。电子档案应注重数据备份和长期可读性维护。

（四）档案的鉴定

档案鉴定是按照规定的标准和方法，对档案的价值进行评估，确定其保管期限和是否销毁的工作。

1.定期鉴定：根据档案保管期限表，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。

2.鉴定组织：成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案人员和相关业务部门人员组成。

3.鉴定程序：按照个人初鉴、小组评议、领导审批的程序进行。对确无保存价值的档案，应编制销毁清册，按规定程序报批后销毁。销毁档案时，必须有两人以上监销，并在销毁清册上签字。

（五）档案的统计与信息化建设

1.档案统计：建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行准确统计，按规定向上级主管部门报送统计报表。

2.信息化建设：积极推进档案信息化建设，配备必要的硬件设备和档案管理软件。对传统载体档案进行数字化扫描、著录，建立档案信息数据库，实现档案管理和利用的现代化。加强电子文件归档和电子档案管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

三、档案利用标准

档案利用是档案