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日照职业技术学院各类档案工作规范及步骤
党、政管理类、外事类文件材料工作规范及步骤
一、文件材料起源
（一）每十二个月初从党办院办机要室签收和本单位工作职责相关国家、省、市文件。
（二）和本单位工作职责相关学校发文（含拟文稿）。
（三）本单位人员外出开会、交流带回文件和会议材料。
（四）本单位工作中产生有保留价值文件材料。
（具体内容详见归档范围）
二、文件材料整理
（一）件确实定
件是档案保管最小个体，通常以每份文件为一件。不过实际工作汉字件形式多个多样，要用以下材料来确定件：
文件正本和定稿为一件。定稿不易装订也可单独作为一件。
正文和附件为一件。如附件数量较多也可各为一件。
原件和复制件为一件。对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长久保管，和破损文件，要复制后和原件一起归档。
转发文和被转发文为一件。
会议统计、介绍信存根等一本为一件。不便拆开整本会议统计可作为一件，但须在档案管理软件中输入每次会议关键议题。假如会议统计不是一本，能够每次会议统计分别作为一件。
成套会议材料各为一件。一次会议材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档，如会议决议、会议汇报、会议通知、代表名册……等等。
关键文件正文和历次修改稿可各为一件。关键文件须保留历次修改稿，正文和历次稿各为一件。
计算机及其网络环境中形成文件，正文和计算机打印拟文稿为一件。行政发文拟文稿须盖校长办公室公章，党委发文拟文稿须盖党委办公室公章。
正文和文件处理单为一件。文件处理单能表现文件处理轨迹，应和文件一起归档。
来文和复文（指请示和批复、汇报和指示、函和复函）可为一件。这么可降低整理这类文件工作量，但在以后编目（请示、汇报、函）汉字件题名应写批复题名，在题名后面要注明（附请示、汇报、函）。
经过若干步骤、层次办理来文、复文，超出两件，则将全部来文、复文分别作为一件。这么能将办文复杂来文、复文愈加好地处理，便于检索。
报表、名册、图册等按其原来装订方法，一册（本）为一件。充足尊重和利用原来基础。
未装订式样相同表格，以一定单位结合，可装订在一起作为一件。
（二）文件修整
整理归档文件所使用书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损文件应予修整，字迹模糊或易褪变文件应予复制或进行字迹加固处理。文件修整、复制要在保持原貌前提下进行。
须保管永久、长久保管文件要进行修整，短期保管文件保持原状就行了，降低无须要劳动。
文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。
修裱：对破损纸张进行修补或托裱。
复制：对字迹模糊或易褪变文件进行复制。
去除易锈金属物：最关键工作是除去一般订书钉、回形针、大头针等，预防时间长了生锈。
大纸张折叠：档案盒尺寸是根据A4规格设计，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽可能降低折数，文件页数多要单张折叠。
（三）装订
归档文件修整后要按件装订。装订方法采取不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，通常订一只钉，左侧装订可订两只钉。较厚文件采取三孔一线装订方法。
装订时纸张要对齐装订一边。已成册不易拆钉，可保持原貌不变。一个单位装订方法应相对统一，短期保管文件材料可保持原装订方法不变。
装订时注意件内文件排列次序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文和来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成文件，正文在前，拟文稿在后；有文件处理单，文件处理单在前，正文在后。
（四）分类排列
归档文件采取年度——机构（类目）——保管期限进行分类、排序。归档文件应在同一保管期限内，按事由结合时间排列。同一事由中文件，按文件形成前后次序排列；事由间，按事由办理时间前后次序排列。如一套会议文件材料属同一个事由，其应按时间次序排列在一起。
分类排列工作步骤以下：
1.按文件生成年度为单位进行分类整理。
2.同十二个月度文件再分机构。机构为学校各部门、学院。
3.对照文件材料归档范围和保管期限表，将归档文件按永久、30年、区分保管期限。
同一机构相同保管期限文件（件）排序按事由结合时间排列，这么工作就简化。
（五）编制档号
归档文件经过分类、排列等系统整理后就要逐件给编制档号，档号是将归档文件在全宗中位置给予固定一组标识符号。
编制过程：在文件上方中间空白处加盖红色归档章，如文件上方中间空白处有文字，可选择上方其它空白位置。然后在方格内填写对应档号。
档号章填写内容和要求：
（六）填写归档章内容（附表格）
1
2
3
4
5
6
1.日照职业技术学院全宗号：D079
2.年度，填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年。如在整理是应归档文件，应填写“”。
3.室编件号不需填写
4.机构或问题如：JX11
5.保管期限如：永久、30、10
6.馆编件号：不需填写
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