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公司档案数字化管理师职业健康操作规程

文件名称：公司档案数字化管理师职业健康操作规程

编制部门：

综合办公室

编制时间：

2025年

类别：

两级管理标准

编号：

审核人：

版本记录：第一版

批准人：

一、总则

本规程适用于公司档案数字化管理师在进行档案数字化处理、存储、传输和销毁等过程中，确保档案资料安全、完整和合规的操作。适用场景包括但不限于：档案数字化项目实施、日常档案管理、档案数字化设备操作等。基本规定：严格遵守国家相关法律法规，遵循档案数字化安全操作规范，确保档案信息安全。

二、操作前的准备

1.防护用具的正确使用方法：

-穿着符合要求的防护服，确保服装覆盖全身，避免皮肤直接接触有害物质。

-使用防静电手套和防静电鞋，以防止静电对档案资料造成损害。

-戴上护目镜，以防档案处理过程中产生的粉尘或碎屑进入眼睛。

-配戴耳塞或耳罩，减少噪音干扰，保护听力。

-根据档案内容，佩戴相应的个人防护用品，如口罩等。

2.设备启机前的检查项目：

-检查计算机、扫描仪、打印机等设备电源线是否完好，连接是否牢固。

-检查设备是否处于正常工作状态，如扫描仪的扫描头、打印机的墨盒等。

-检查设备散热系统是否畅通，风扇是否运转正常。

-检查设备软件版本是否为最新，是否存在系统漏洞。

-进行病毒扫描，确保设备无病毒感染。

3.作业区域的准备要求：

-清洁作业区域，确保无灰尘、杂物，防止档案资料受到污染。

-确保作业区域光线充足，避免因光线不足影响档案扫描质量。

-准备足够的档案存放空间，确保档案资料有序存放。

-设置专门的档案数字化工作台，配备必要的工具和辅助设备，如剪刀、胶带、文件夹等。

-在作业区域设置明显的警示标志，提醒人员注意档案保密和安全。

-定期检查作业区域的消防设施，确保消防设备完好、可用。

三、操作的先后顺序、方式

1.设备操作或工艺执行的步骤流程：

-启动计算机，进入档案数字化管理系统。

-根据档案类型和需求，选择相应的扫描模式（如黑白、彩色、OCR识别等）。

-将档案资料整齐放置在扫描仪上，确保资料与扫描头对齐。

-点击开始扫描，等待扫描完成。

-检查扫描效果，如不满意可进行重扫。

-扫描完成后，将档案资料分类归档，并进行数字化备份。

-定期检查档案资料数字化后的存储设备，确保数据安全。

2.特殊工序的操作规范：

-对于敏感或特殊档案资料，应采取加密措施，确保信息安全。

-在处理重要或历史档案时，需遵循特定的保存和处理规范，如恒温恒湿存储。

-对于需要OCR识别的档案，确保字体清晰可辨，必要时进行预处理。

-在数字化过程中，对于破损或特殊材质的档案，采取特殊处理方法，如使用透明胶带固定。

3.异常工况的处理方法：

-如遇扫描设备故障，立即停止操作，报告上级或维修人员。

-当发现扫描效果不理想时，重新检查扫描参数或设备状态。

-若档案资料在处理过程中发生损坏，立即停止操作，采取措施进行修复或记录损坏情况。

-在档案数字化过程中，如发现病毒感染或数据损坏，立即隔离受感染设备，进行病毒查杀和数据恢复。

-在异常工况下，确保所有操作均符合档案保密和安全规定，防止信息泄露或丢失。

四、操作过程中机器设备的状态

1.设备运行时的正常工况参数：

-温度：设备运行温度应保持在设备说明书规定的范围内，通常在20°C至30°C之间。

-噪音：设备运行时产生的噪音应在正常工作范围内，一般不超过70分贝。

-电压：设备供电电压应稳定在220V（或设备指定电压）左右，波动不超过正负10%。

-扫描速度：扫描仪的扫描速度应与设备性能和档案资料类型相匹配，确保扫描效率。

-数据传输速率：数据传输速率应满足档案数字化处理的需求，通常应达到至少100MB/s。

-系统响应时间：操作系统和应用程序的响应时间应在合理范围内，一般不应超过2秒。

2.典型故障现象：

-设备启动失败：设备无法正常开机，可能是因为电源问题、硬件故障或软件错误。

-扫描质量下降：扫描出来的图像模糊、颜色失真或存在杂点，可能是由于扫描参数设置不当或设备故障。

-设备过热：设备运行时温度异常升高，可能是散热系统堵塞或设备长时间连续工作。

-数据传输中断：数据在传输过程中突然中断，可能是网络问题、设备连接不良或数据损坏。

-系统崩溃：操作系统或应用程序出现崩溃，可能是由于软件错误、硬件故障或病毒感染。

3.状态监测的操作要求：

-定期检查设备温度、噪音、电压等参数，确保设备在正常工况下运行。

-使用监测软件实时监控设备运行状态，包括系统资源使用率、设备健康状态等。

-定期对设备进行维护保养，如清理散热系统、检查电源线连接等。

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