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公司会议制度

一、总则

会议是企业决策、信息传递、问题解决及团队协作的重要沟通形式。为确保公司会议的高效与规范，避免议而不决或决而不行，明确会议组织、召开、记录及跟进等环节的要求，特制定本制度。本制度适用于公司及各部门、各层级所组织的各类正式会议。所有参会人员均有责任遵守本制度，共同营造务实、高效、专注的会议氛围。

二、会议分类与组织权责

公司会议根据其性质、频率和重要性，大致分为以下几类，各类会议的组织权责需清晰界定：

（一）常规例会

此类会议旨在定期回顾工作进展、同步信息、部署短期计划。常见的包括部门周例会、月度经营分析会、季度战略回顾会等。常规例会通常由固定部门（如综合管理部或各业务部门自身）负责组织，会议时间、地点、参会人员相对固定，会议议程需提前规划并保持一定的稳定性。

（二）专题会议

针对特定业务议题、项目进展或需跨部门协作解决的问题而召开，如产品研讨会、技术攻关会、市场推广会等。专题会议通常由议题发起部门或项目负责人提议并主导组织，参会人员根据议题需要确定，具有较强的针对性和临时性。

（三）决策会议

涉及公司战略方向、重大投资、重要人事任免、核心制度修订等关键事项的讨论与决策。此类会议的组织需严格遵循公司治理结构或相关授权规定，通常由公司高层领导召集，参会人员为相关决策主体。

（四）临时会议

因突发情况、紧急事务或临时重要信息传达等需求，可临时组织召开。临时会议的组织应高效、简洁，明确会议目的和所需达成的成果。

三、会议流程管理

（一）会前准备

1.议题征集与确认：会议发起人或组织部门应提前征集、梳理议题，确保议题的必要性与紧迫性。重要议题需事先与相关方进行初步沟通，避免会上出现重大分歧或信息不对称。

2.会议议程制定：明确会议议题的先后顺序、每个议题的预计讨论时间、负责人及预期成果。议程应简洁明了，突出重点。

4.会议材料准备：议题提出人需准备清晰、简练的会议材料，供参会人员提前审阅，以提高会议讨论效率。材料应围绕议题核心，提供必要的数据和分析支持。

（二）会中管理

1.准时召开：会议应严格按照预定时间开始，主持人需提醒迟到者，并尽量减少因个别人员迟到对会议进程的影响。

2.明确主持与记录：会议需有明确的主持人，负责引导讨论、控制时间、确保议程推进、协调不同意见、促成共识。同时，应有专人负责会议记录，准确记录会议要点、讨论情况、形成的决议及待办事项。

3.高效讨论：参会人员应围绕议题积极发言，言简意赅，避免跑题或重复表述。主持人需及时制止与议题无关的讨论，确保会议效率。鼓励不同观点的理性碰撞，但需以解决问题为导向。

4.决议形成与确认：对于需要决策的议题，主持人应引导参会人员充分讨论后，根据既定决策机制（如少数服从多数、领导决策等）形成明确决议。决议内容应清晰、具体，避免模糊不清。

（三）会后跟进

1.会议纪要整理与分发：会议结束后，记录人应在规定时间内（通常不超过一个工作日）整理出会议纪要，经主持人审核后分发至相关参会人员及需要知晓的部门或人员。会议纪要应包含会议基本信息、议题讨论概要、形成的决议、明确的行动项（含负责人、完成时限）。

2.行动项跟踪与反馈：各行动项负责人需按照会议纪要要求，按时推进工作，并及时向相关方反馈进展。会议组织部门或指定人员应对行动项的落实情况进行跟踪和督促。

3.会议资料归档：会议通知、议程、材料、纪要等相关文件应妥善归档，以备查阅。

四、会议纪律与行为规范

1.准时守纪：参会人员应提前安排好工作，准时参会，确有特殊情况不能参会或需迟到、早退者，须提前向会议组织方或主持人请假，并说明原因。

2.专注投入：会议期间，参会人员应将手机调至静音或震动状态，不随意接听电话、处理与会议无关的事务，保持专注。

3.积极参与：鼓励参会人员主动思考，积极发表建设性意见，充分参与讨论。

4.尊重包容：尊重他人发言，耐心倾听不同意见，保持理性和专业的态度，避免人身攻击或情绪化表达。

5.保密原则：对于会议中涉及公司机密或敏感信息的内容，参会人员需严格遵守保密规定，不得随意泄露。

五、会议监督与改进

公司各层级管理者应以身作则，带头遵守会议制度，监督下属执行。定期或不定期对会议的召开频率、效率、效果进行评估，分析存在的问题，如会议过多过滥、效率低下、决议难以落实等，并及时采取措施加以改进。鼓励参会人员对会议制度及会议组织过程提出合理化建议，持续优化会议管理，提升整体运营效率。

六、附则

本制度由公司综合管理部门负责解释和修订。各部门可根据本制度精神，结合自身实际情况制定相应的内部会议细则。本制度自发布之日起施行。