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企业合同管理流程及风险控制实例

在现代企业的运营架构中，合同管理扮演着至关重要的角色，它不仅是企业对外开展业务、明确权利义务的法律凭证，更是企业风险防范与内部控制体系的核心环节。一套科学、规范的合同管理流程，辅以有效的风险控制机制，能够显著降低企业经营风险，提升运营效率，保障企业的持续健康发展。本文将结合实践，详细阐述企业合同管理的标准流程，并通过实例剖析其中的风险控制点。

一、企业合同管理的标准流程

企业合同管理是一个系统性的动态过程，通常涵盖从合同意向的产生到合同履行完毕乃至后续归档的全生命周期。一个完善的合同管理流程应至少包含以下关键阶段：

（一）合同准备与策划阶段

此阶段是合同管理的起点，直接关系到后续合同的质量与风险。其核心在于明确合同目的、背景以及主要需求。业务部门应根据公司的经营计划和具体项目，初步确定合同的标的、数量、质量要求、履行期限、合作方式等核心要素。同时，需对合同相对方进行初步的筛选与考察，了解其基本情况、商业信誉、履约能力等，为后续的谈判和合同签订奠定基础。例如，在一项采购合同的准备阶段，采购部门需清晰定义所需物资的规格型号、技术参数、大致的采购数量和预算范围，并对潜在的供应商进行初步的信息搜集和比较。

（二）合同谈判与文本拟定阶段

在明确主要需求后，企业将与合同相对方进入正式的谈判环节。谈判的过程是双方利益博弈与诉求平衡的过程，涉及价格、付款方式、交付方式、违约责任等一系列核心条款。谈判前应做好充分准备，设定谈判底线和目标；谈判中应坚持原则，灵活应对，并做好详细的谈判记录。谈判达成一致后，即进入合同文本的拟定。合同文本应优先采用国家或行业发布的标准示范文本，以确保条款的规范性和严谨性。如无标准文本，则需根据谈判结果和相关法律法规，由法务部门或专业律师起草。文本拟定应力求条款明确、具体、无歧义，逻辑清晰，权利义务对等。

（三）合同审核与审批阶段

合同文本拟定完成后，必须经过严格的内部审核与审批程序，这是控制合同风险的关键屏障。审核通常包括业务部门审核（确保合同内容与业务需求一致）、财务部门审核（关注价格、付款方式、税务条款等对财务的影响）、法务部门审核（审查合同的合法性、合规性、条款的完整性与严谨性、法律风险等）。审核人员需对合同文本仔细研读，提出明确的修改意见。合同承办人应根据审核意见与相对方协商修改，并将修改后的版本再次提交审核。审核通过后，按照公司规定的审批权限逐级上报审批，审批人根据其职责和权限对合同的可行性、风险等进行评估并签署意见。未经审批或审批未通过的合同，不得签署。

（四）合同签署与用印阶段

合同经内部审批通过后，即可进行签署。签署前，应再次核对合同文本与审批版本是否一致，合同相对方的签约代表是否具备合法授权（如核对授权委托书）。签署时，应确保签字盖章清晰、规范，公司印章的使用需严格遵守公司印章管理规定，履行用印审批手续。合同签署应一式多份，确保各方均持有正本。

（五）合同履行与跟踪阶段

合同签署生效后，即进入履行阶段，这是实现合同目的的核心环节。企业应指定专人负责合同的履行跟踪，确保按照合同约定全面、及时地履行己方义务，同时密切关注对方的履约情况。在履行过程中，要做好详细的履约记录，如发货单、验收单、付款凭证、沟通函件等，这些都是日后可能发生争议时的重要证据。如发现对方可能或已经发生违约行为，应及时采取措施，如发函催告、协商解决，必要时启动法律程序。同时，对于合同履行过程中出现的变更、补充等情况，应及时签订书面变更或补充协议，并履行相应的审核审批程序。

（六）合同归档与管理阶段

合同履行完毕或终止后，相关的合同文本及履行过程中的所有资料（包括但不限于合同正本、附件、补充协议、审批文件、履约凭证、沟通记录等）应及时进行整理、编号、登记，并移交档案管理部门进行统一归档保管。合同档案管理应符合国家档案管理规定和公司内部制度，确保档案的完整性、安全性和可查阅性。规范的归档管理不仅便于日后查阅和审计，也为企业积累合同管理经验、防范同类风险提供了数据支持。

二、合同风险控制实例分析

合同管理的各个环节都潜藏着风险，有效的风险控制需要贯穿于合同生命周期的始终。以下结合具体实例，分析常见的合同风险及其控制要点。

（一）实例一：合同相对方主体资格审查不严的风险

情景描述：A公司欲与一家看似规模不小的B公司签订一份设备采购合同。在合同准备阶段，A公司业务人员仅凭对方提供的营业执照复印件便认为其具备履约能力，未进行更深入的尽职调查。合同签订后，B公司迟迟未能按约交付设备，A公司催告后发现B公司实际已陷入严重经营困境，濒临破产，根本无力履约，导致A公司项目延期，遭受重大损失。

风险控制要点：

1.严格审查主体资格：在合同准备阶段，务必对合同相对方的主体资格进行全面审查，包括但不限于核实营业执照的真实