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销售合同管理与审批流程工具指南
一、适用业务场景
本工具适用于企业销售部门、法务部门及财务部门协同处理销售合同的全流程管理，覆盖从合同发起、多级审批到签署归档的关键环节。具体场景包括：
销售专员与客户达成合作意向后，需起草销售合同并提交内部审批；
部门负责人、法务专员、财务主管及公司领导根据合同金额、业务类型分级审核；
合同签署完成后，需进行归档管理，保证合同信息可追溯、风险可控；
对于合同履行过程中的变更、续签或终止，需按规范流程重新审批记录。
本工具尤其适用于中小型企业的销售合同标准化管理，也可作为大型企业合同流程的优化参考，保证合同管理合规、高效。
二、全流程操作指引
1.合同发起与信息录入
操作人：销售专员
操作内容：
（1）登录合同管理系统，选择“新建销售合同”，进入信息填写页面；
（2）填写合同基础信息：包括合同编号（系统自动，格式为“年份-部门简称-序号”，如“2024-SALE-001”）、合同名称（需明确标的物及客户名称，如“公司采购A产品销售合同”）、甲方（客户单位全称、统一社会信用代码、地址、联系人及联系方式）、乙方（本企业全称、地址、开户银行及账号）；
（3）填写业务核心条款：合同金额（含大小写）、标的物名称/型号/数量、履行期限（交货/服务开始及截止日期）、付款方式（如“签约后3日内支付30%预付款，验收合格后支付70%尾款”）、质量标准、违约责任等；
（4）合同附件：如客户资质文件（营业执照复印件）、技术协议、报价单等，保证附件与合同内容一致；
（5）确认信息无误后，提交至销售经理审核。
2.部门内部审核
操作人：销售经理
审核重点：
（1）业务条款真实性：核对客户信息、合同金额、标的物数量与销售订单是否一致；
（2）可行性评估：评估客户履约能力（如历史合作记录、信用状况）、交货周期是否满足生产计划；
（3）商务条款合理性：确认价格、付款方式是否符合公司定价政策及客户谈判结果；
（4）审核通过后，在系统中填写审核意见（如“业务条款真实，同意提交法务审核”），流转至法务专员；若审核不通过，需注明原因并退回销售专员修改。
3.法务合规审核
操作人：法务专员
审核重点：
（1）合法性审查：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险（如模糊表述、无效免责条款）；
（2）权益保障：确认违约责任、知识产权归属、争议解决方式（如约定诉讼管辖地为公司所在地法院）是否维护企业利益；
（3）规范性修正：对格式错误、术语歧义等进行修订，保证条款清晰无歧义；
（4）审核通过后，填写“法务审核意见”（如“条款合法，无重大风险”），流转至财务主管；若存在重大风险，需退回销售部门与客户重新协商条款。
4.财务条款审核
操作人：财务主管
审核重点：
（1）财务数据准确性：核对合同金额、付款方式、开票信息（如发票类型、税率）与财务制度是否一致；
（2）资金风险控制：评估客户预付款比例、账期是否影响现金流，对大额合同需核查客户资信报告；
（3）税务合规性：确认合同涉税条款（如价税分离、发票开具时间）符合税法规定；
（4）审核通过后，填写“财务审核意见”（如“资金安排合理，税务合规”），根据合同金额分级流转至领导审批。
5.领导最终审批
操作人：根据合同金额分级审批（示例：10万元以下由销售总监审批；10万-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）
审批重点：
（1）业务战略匹配度：评估合同是否符合公司年度销售目标及战略规划；
（2）资源协调需求：确认生产、物流等环节是否具备履约条件；
（3）重大风险决策：对金额较大或条款特殊的合同，需结合法务、财务意见综合判断；
（4）审批通过后，在系统中签署“最终审批意见”，合同状态更新为“待签署”；若未通过，注明原因并终止流程。
6.合同签署与归档
操作人：销售专员（发起）、行政专员（归档）
操作内容：
（1）销售专员根据审批通过的合同文本，打印纸质合同一式两份（甲乙双方各执一份），由法定代表人或授权代表人签字并加盖公司公章；
（2）将签署完成的合同扫描为PDF格式，至系统“合同归档”模块，保证扫描件清晰、完整；
（3）行政专员核对纸质合同与扫描件一致性后，将纸质合同分类存入档案柜，建立《合同归档台账》（记录合同编号、归档日期、存放位置、借阅记录等）；
（4）系统自动更新合同状态为“已归档”，销售专员同步更新客户管理系统中合同信息，保证数据一致。
三、核心表单模板
表1：销售合同基本信息表
字段名称
填写要求
示例值
合同编号
系统自动，不可修改
2024-SALE-001
合同名称
明确标的物及客户名称，简洁规范
公司采购A产品销售合同
甲方（客户）信息
全称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话（用*代替，如“5678”）
科技有限公司；9111
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